Bản thể hiện của hóa đơn điện tử đang trở thành một vấn đề quan trọng trong quá trình tiếp cận với hóa đơn điện tử đối với nhiều doanh nghiệp. Hiểu rõ bản chất của hóa đơn điện tử và khái niệm này cần được làm rõ để tránh nhầm lẫn với các thuật ngữ khác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về bản thể hiện của hóa đơn điện tử và những quy định quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm vững.
1. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).” Thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, Tổng Cục Thuế sẽ cung cấp công cụ hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử. Hiện tại, để xem nội dung của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xem bằng định dạng PDF, HTML hoặc bằng một số định dạng khác. Như vậy, từ các quy định trên đây, bản thể hiện của hóa đơn điện tử được hiểu là bản hiển thị toàn bộ các nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc.
2. Yêu cầu về nội dung trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử. Vì vậy, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:
- Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn và số hóa đơn.
- Thông tin bên bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin bên mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu bên mua có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp người bán lập hóa đơn GTGT.
- Tổng số tiền phải thanh toán.
- Chữ ký điện tử của bên bán.
- Chữ ký điện tử của bên mua (nếu có): Một số trường hợp được miễn chữ ký người mua do Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan (nếu có).
.png)
3. Doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì khi sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử?
Để tránh hiểu sai bản chất và sử dụng sai lệch bản thể hiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần phải có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp và tuân thủ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Phản ánh toàn vẹn, đầy đủ hình thức, nội dung của hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải đảm bảo phản ánh toàn vẹn về nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc theo quy định. Tất cả các thông tin trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.
Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP.
Trên đây là những thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về bản thể hiện của hóa đơn điện tử và những yêu cầu cần đáp ứng. Một phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến và đáng tin cậy như E-invoice của Chi Nhánh Viettel sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và chính xác.
Chi Nhánh Viettel là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử E-invoice hàng đầu tại Việt Nam. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.