M-Invoice muốn chia sẻ hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn xử ký trên Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice như sau:
Trình tự xử lý sai sót
- Sai sót chưa gửi cho người mua – Người bán tự phát hiện sai sót
- Đã gửi cho người mua – 2 bên phát hiện sai sót
- Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Sai sót trọng yếu liên quan đến: Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền Thuế, quy cách / tên hàng / chất lượng.
Bước 1: Hủy hóa đơn.
Bước 2: Lập hóa đơn mới.
Bước 3: Lập 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp người mua và người bán tự phát hiện sai sót, không cần lập 04/SS-HĐĐT theo căn cứ điểm b, khoản 2 điều 19 của nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Trong trường hợp cơ quan thuế tự phát hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo rà soát hóa đơn qua email mà người nhận thông báo đã đăng ký theo mẫu 01/TB-RSĐT. Khi tiếp nhận và trả lời, người bán thực hiện lập 04/SS-HĐĐT để giải trình hoặc xử lý các hóa đơn sai sót.
Nếu doanh nghiệp chưa lập Thông báo 04/SS-HĐĐT để giải trình trước khi hết thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn.
Sai sót không trọng yếu liên quan đến địa chỉ, tên công ty chỉ cần lập 04/SS-HĐĐT và chọn hình thức giải trình, ghi lý do (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không mã chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế mà phát hiện sai sót).
Lưu ý: Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo từ người nhận thông báo đến cơ quan thuế trong các trường hợp có hóa đơn sai sót. Thời hạn lập 04/SS-HĐĐT chậm nhất theo kỳ kê khai thuế cho các hóa đơn có sai sót.
Một số tình huống hay sai sót về mặt dữ liệu người dùng nhập.
- Tên người mua hàng vượt quá 100 ký tự.
- Tên đơn vị vượt quá 400 ký tự.
- Địa chỉ vượt quá 400 ký tự.
- Email chỉ được nhập 1 email và không dài quá 50 ký tự.
- Số điện thoại chỉ được nhập 1 số, không viết cách, không viết chấm và vượt quá 20.
- Số tài khoản chỉ được nhập 1 số, không viết cách, không viết chấm và vượt quá 30.
- Tên ngân hàng vượt quá 400 ký tự.
- Mã hàng vượt quá 50 ký tự.
- Tên mặt hàng vượt quá 500 ký tự.
- Không nhập thuế suất vào dòng ghi chú diễn giải.
Đây là quy định khi cơ quan thuế và M-Invoice validate dữ liệu.
Hướng dẫn xử lý sai sót trên phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice
-
Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế:
M-Invoice xin gửi tới quý khách hàng hướng dẫn lập hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn thao tác trên Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice như sau:- Bước 1: Chọn vào hóa đơn điện tử bị sai sót cần thực hiện nghiệp vụ thay thế.
- Bước 2: Chọn ô chức năng Nghiệp vụ -> chọn nghiệp vụ Thay thế.
- Bước 3: Nhập liệu vào hóa đơn mới. Lưu ý: Quý khách hàng cần nhập liệu thêm 3 thông tin: Số văn bản, Ngày văn bản và Lý do. Sau khi nhập liệu đầy đủ, ấn Lưu để lập hóa đơn.
- Trong trường hợp cần thay thế cho hóa đơn sai sót áp dụng theo Thông tư 32, quý khách hàng vui lòng nhập liệu thêm các thông tin của hóa đơn sai sót theo Thông tư 32.
-
Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh:
M-Invoice xin gửi tới quý khách hàng hướng dẫn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn thao tác trên Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice như sau:- Bước 1: Chọn vào hóa đơn điện tử bị sai sót cần thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh.
- Bước 2: Chọn ô chức năng Nghiệp vụ -> chọn nghiệp vụ Điều chỉnh ( nếu hóa đơn cần điều chỉnh là hóa đơn theo TT78), chọn nghiệp vụ Điều chỉnh hóa đơn theo TT32 (nếu hóa đơn cần điều chỉnh là hóa đơn theo TT32).
- Bước 3: Nhập liệu các thông tin cần điều chỉnh vào hóa đơn điều chỉnh. Lưu ý: Quý khách hàng chỉ cần nhập giá trị điều chỉnh, nhập dương đối với hóa đơn điều chỉnh tăng, nhập âm với hóa đơn điều chỉnh giảm. Sau khi nhập liệu đầy đủ, ấn Lưu để lập hóa đơn.
- Bước 4: Kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn. Sau đó, ký và gửi cơ quan thuế.
-
Hướng dẫn lập 04/SS-HĐĐT:
M-Invoice xin gửi tới quý khách hàng hướng dẫn lập thông báo hủy/giải trình 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn thao tác trên Phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice như sau:- Bước 1: Chọn vào Hóa đơn NĐ 123. Sau đó, chọn Quản lý Thông báo Hủy/ Giải trình.
- Bước 2: Ấn nút Thêm để tạo 04/SS-HĐĐT.
- Bước 3: Ấn vào Chọn hóa đơn để lọc ra hóa đơn sai sót cần thông báo Hủy/Giải trình.
- Bước 4: Chọn hình thức thông báo của 04/SS-HĐĐT và nhập lý do lập thông báo. Sau khi nhập liệu đầy đủ thông tin, ấn nút Lưu tạm để lưu 04/SS-HĐĐT.
- Bước 5: Kiểm tra lại thông tin trên 04/SS-HĐĐT và ký thông báo. Sau đó, gửi cơ quan thuế.
M-Invoice xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Quý khách hàng, Quý Đối tác đã luôn tin tưởng đồng hành, đặc biệt là Cục Thuế 6 tỉnh, Tổng Cục Thuế đã sát cánh cùng chúng tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ quan trọng này.