Lập và xuất hóa đơn điện tử là hai nghiệp vụ quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, thao tác này thường gặp phải các sai sót và thay đổi, dẫn đến sự lúng túng và mất thời gian cho người sử dụng. Để giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh, bài viết sau đây sẽ giới thiệu các lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice của Viettel.
1. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử mới trên phần mềm S-invoice
Sau khi bạn đã lập hóa đơn điện tử, các hóa đơn này sẽ được lưu trữ trong mục hóa đơn chưa phát hành trên hệ thống. Bạn có thể truy cập vào danh mục này và xuất các hóa đơn theo mong muốn.
Để xuất hóa đơn điện tử đã lập, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng nhập hệ thống tại địa chỉ.
Bước 2: Chọn chức năng “Quản lý hóa đơn” và sau đó chọn “Quản lý hóa đơn chưa phát hành” để vào giao diện xuất hóa đơn.
Bước 3: Nhấn vào nút “Phát hành” trên hóa đơn cần xuất.
Ngoài ra, bạn có thể xuất nhiều hóa đơn cùng lúc bằng cách đánh dấu chọn vào ô vuông bên phải của từng hóa đơn và sau đó nhấn vào nút “Phát hành”.
Bước 4: Nhập thời gian phát hành cho hóa đơn và nhấn “Phát hành” để hoàn tất việc xuất hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử chưa phát hành, bạn có thể điều chỉnh hóa đơn trực tiếp trên phần mềm S-invoice trước khi xuất hóa đơn điện tử.
Các bước điều chỉnh hóa đơn điện tử trên S-invoice được thực hiện như sau:
Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập vào hệ thống S-invoice tại địa chỉ và đăng nhập.
Bước 2: Trên thanh menu, chọn chức năng “Quản lý hóa đơn” và sau đó chọn “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”.
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng trên hóa đơn điện tử cần điều chỉnh để hiện ra giao diện thông tin hóa đơn.
Bước 4: Nhập các thông tin cần điều chỉnh cho hóa đơn và nhấn nút “Cập nhật”.
Xuất hóa đơn đã chỉnh sửa
Sau khi đã điều chỉnh, hóa đơn sẽ được lưu trong mục hóa đơn chưa phát hành. Bạn có thể tra cứu trong danh mục này để xuất hóa đơn điện tử.
Các bước xuất hóa đơn điều chỉnh tương tự như cách xuất hóa đơn chưa phát hành, bạn có thể tham khảo các thông tin ở phần trên.
3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử Viettel
Thông thường, những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử liên quan đến việc xác định ngày lập hóa đơn. Dưới đây là những lưu ý cụ thể:
-
Nếu không nhập ngày lập hóa đơn, hệ thống sẽ tự động ghi nhận thời gian lập theo giờ hiện tại.
-
Nếu nhập ngày lập hóa đơn, ngày lập phải không nhỏ hơn “Ngày tạo hóa đơn”.
-
Nếu chọn phát hành nhiều hóa đơn cùng mẫu, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các ngày tạo hóa đơn để bạn lựa chọn.
-
Nếu chọn phát hành nhiều hóa đơn khác mẫu, các hóa đơn sẽ có ngày phát hành hiện tại.
S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử với nhiều tính năng hữu ích. Ngoài việc tiết kiệm thời gian và chi phí, S-invoice còn tích hợp nhiều tính năng ưu việt như:
-
Cho phép lựa chọn từ hàng trăm mẫu hóa đơn miễn phí hoặc tự thiết kế mẫu riêng.
-
Ký hóa đơn điện tử bằng USB Token bảo mật và tiện lợi với công nghệ định danh CA.
-
Tích hợp với nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu chi phí và công tác quản lý.
Quy mô phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày cùng công nghệ bảo mật đạt chứng chỉ quốc tế giúp đảm bảo an toàn và tiện ích cho doanh nghiệp.
Hãy sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel ngay hôm nay để tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp của bạn. Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ có thể tìm hiểu tại đây.