Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không? Đây là một câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang thắc mắc. Tại Nef Digital, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử hợp lệ. Chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi liệu hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không và cung cấp giải pháp cho lỗi này.
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?
Hiện nay, hóa đơn điện tử là một công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp và hữu ích cho hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, kế toán và các doanh nghiệp cần biết những yêu cầu cơ bản của nó.
Điều kiện của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Theo Thông tư số 32 của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử sẽ được coi là có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn bao gồm: thông tin còn đầy đủ và không bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi hoặc hiển thị hóa đơn.
- Tất cả thông tin có trong hóa đơn điện tử đều phải truy cập và sử dụng được khi cần thiết.
Điều kiện cơ bản của hóa đơn điện tử hợp lệ
Tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ, bao gồm: mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu.
- Thông tin người bán ghi trên hóa đơn gồm: Tên công ty, địa chỉ công ty, Mã số Thuế.
- Thông tin người mua ghi trên hóa đơn gồm: Tên công ty, địa chỉ công ty, Mã số Thuế.
Ngoài ra, nội dung hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn cũng cần đầy đủ thông tin như: số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tổng tiền hàng, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ, tên người mua hàng, tên người bán hàng, chữ ký và con dấu của người bán hàng.
Các tiêu chí của hóa đơn điện tử có một số sự khác biệt so với hóa đơn giấy. Theo Thông tư số 32 của Bộ Tài Chính, để hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, ngoài các tiêu chí quy định cho hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần có thêm các chỉ tiêu sau:
- Cần có bản thể hiện hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu số seri.
- Chữ ký điện tử của đơn vị.
- Mẫu hóa đơn điện tử hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML mang tính pháp lý khi đảm bảo sự toàn vẹn, không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện được định dạng PDF.
Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không?
Theo Nghị định 119 của Chính phủ, hóa đơn điện tử có dấu tích xanh là hóa đơn được ký bằng phần mềm chữ ký số của đơn vị bán hàng. Nghĩa là, để hóa đơn được coi là hợp lệ, nó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chữ ký số và chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
Tuy nhiên, hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và do đó không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, in hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh vẫn được chấp nhận. Để biết cách in hóa đơn điện tử có dấu tích xanh, bạn có thể tham khảo bên dưới.
In hóa đơn điện tử có dấu tích xanh
Có một số trường hợp mà tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân phải sử dụng hóa đơn giấy. Ví dụ, khi hàng hóa được lưu thông và cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, việc xuất trình hóa đơn giấy là bắt buộc. Dưới đây là cách in dấu tích xanh trên hóa đơn điện tử.
Khắc phục in hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh
Theo Nghị định 119 của Chính phủ, các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Điều này đã làm cho hóa đơn điện tử trở nên phổ biến hơn trong doanh nghiệp.
Dù vậy, vẫn có một số trường hợp đòi hỏi sử dụng hóa đơn giấy như:
- Chứng minh nguồn gốc của sản phẩm để dễ dàng phân phối và bán hàng.
- Phòng trường hợp lưu thông hàng hóa trên đường và cơ quan chức năng kiểm tra, cũng như yêu cầu xuất trình giấy tờ, giám sát hàng hóa.
- Yêu cầu từ khách hàng.
- Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
- Công tác điều tra.
Chi tiết cách in dấu tích xanh có trên hóa đơn điện tử
Trong một số trường hợp, in hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có thể được khắc phục bằng cách sau:
- Truy cập vào trang hóa đơn điện tử chính thống và điền đầy đủ thông tin đăng nhập.
- Tại màn hình đăng nhập, chọn “chuyển đổi” và chọn chuyển đổi hóa đơn. Lúc này, danh sách hóa đơn đã tạo sẽ xuất hiện.
- Chọn hóa đơn cần in và nhấn “in hóa đơn”. Chọn các thông số theo hướng dẫn.
- Nhấn “in” và nhận hóa đơn in từ máy in.
Sau khi hoàn tất quy trình in hóa đơn, đại diện doanh nghiệp phải ký và đóng dấu theo quy định để hóa đơn có hiệu lực tương tự như hóa đơn đỏ.
Một số lưu ý quan trọng khi in hóa đơn điện tử có dấu tích xanh
Khi tiến hành in hóa đơn điện tử có dấu tích xanh, cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
- Chỉ được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một lần duy nhất trong quá trình in hóa đơn điện tử.
- Bản in hóa đơn cần phải có đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc để có giá trị pháp lý.
- Bản in hóa đơn điện tử buộc phải ghi “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, kèm theo chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi và thời gian chuyển đổi.
- Người có trách nhiệm pháp lý của bên bán sản phẩm phải ký và đóng dấu lên bản in hóa đơn điện tử để hóa đơn đó có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử hợp pháp
Theo Nghị định 119, hóa đơn điện tử hợp pháp cần đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn không bắt buộc có chữ ký số.
- Hóa đơn ghi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn điện tử phụ thuộc vào từng trường hợp:
- Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
- Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
Đặc biệt, trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc từng hạng mục, mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho giá trị hàng hóa tương ứng được giao. Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể về các trường hợp ngoại lệ và nội dung quy định thời điểm lập hóa đơn dựa trên quy định của luật thuế GTGT và luật quản lý thuế.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh, nguyên nhân và cách khắc phục lỗi. Chúng tôi, đội ngũ Nef Digital, hy vọng những thông tin trên sẽ có ích cho doanh nghiệp của bạn trong thời gian tới.
Xin trân trọng cảm ơn!
Nef Digital JSC.,
VPGD: Số 11 Hà Kế Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
Hotline: 024.6655.2266
Email: [email protected]
Website: Chi Nhánh Viettel