Chào mừng các bạn đến với bài viết của Chi Nhánh Viettel! Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, có nhiều trường hợp người bán và người mua cần thực hiện việc ký chữ số để hóa đơn trở nên hợp lệ. Tuy nhiên, có nhiều người vẫn còn băn khoăn về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử khi không có chữ ký số. Liệu hóa đơn như vậy có hợp lệ hay không? Hãy cùng Chi Nhánh Viettel tìm hiểu qua bài viết sau đây về việc hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn là một chứng từ kế toán, được sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để lập và ghi nhận thông tin liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể được thể hiện dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã thuế, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
Trên hóa đơn điện tử, có thể có mã thuế do cơ quan thuế cấp trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng gửi cho người mua. Mã thuế trên hóa đơn điện tử gồm một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin của người bán.
2. Chữ ký số là gì và quy định về chữ ký số trong giao dịch điện tử
Khái niệm chữ ký số được sử dụng trong giao dịch điện tử. Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến và được biết đến như một công cụ không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Chữ ký số cho phép người nhận thông điệp xác định hai điều sau:
- Việc biến đổi thông điệp dữ liệu được thực hiện bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Hóa đơn điện tử là một chứng từ quan trọng trong kế toán và là căn cứ pháp lý để giải quyết những tranh chấp trong nhiều trường hợp. Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử có thể không có chữ ký số của người bán và người mua.
3. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số
Có một số trường hợp mà không cần phải có chữ ký số của người bán, theo quy định tại khoản 14, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không cần phải có chữ ký số của người bán và người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần có các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán; thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không cần phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã); chỉ cần có thông tin về người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử: Trên hóa đơn không cần phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
4. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào
Theo quy định tại Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Đối với hóa đơn điện tử do cơ quan thuế đặt in: Trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
- Đối với hóa đơn điện tử:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức: Chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó.
- Trường hợp người bán là cá nhân: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký số của người bán và người mua, theo quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể danh sách những trường hợp này được tổng hợp trong bảng sau:
| STT | Trường hợp không cần chữ ký số trên HĐĐT | Điều kiện |
|---|---|---|
| 1 | Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua | Người mua, người bán không có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật liên quan đến hàng hóa, dịch vụ |
| 2 | Đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua | |
| 3 | Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại. Người mua là cá nhân không kinh doanh | |
| 4 | Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu. Khách hàng là cá nhân không kinh doanh | |
| 5 | Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng | |
| 6 | Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế được xác định là hóa đơn điện tử. Người mua là cá nhân không kinh doanh | |
| 7 | Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán. Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng | |
| 8 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | |
| 9 | Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế | |
| 10 | Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý. Hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp | |
| 11 | Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh. Các hoạt động theo quy định của Chính Phủ |
Đó là những trường hợp khi hóa đơn điện tử không cần phải có chữ ký số hợp lệ, theo quy định tại khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về việc hóa đơn điện tử không có chữ ký số có hợp lệ hay không. Nếu bạn còn câu hỏi hoặc cần tư vấn, hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69. Đội ngũ của Chi Nhánh Viettel sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế.
Chi Nhánh Viettel xin giới thiệu Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos, một giải pháp hỗ trợ Quý khách hàng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi. Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:
- Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế.
- Tự động đồng bộ đơn hàng thành hóa đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế.
- Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
- Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
- Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như hóa đơn điện tử EasyInvoice, phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA.
- Tự động thống kê báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, chi phí… mỗi ngày.
- Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ thông tin đơn hàng.
Đăng ký sử dụng thử phần mềm quản lý bán hàng EasyPos ngay để trải nghiệm và thấy sự khác biệt. Hãy xem video hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng EasyPos để nắm bắt cách thức hoạt động của phần mềm.
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp, vui lòng liên hệ:
- Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 33 69
- Website: Chi Nhánh Viettel
- Email: [email protected]
- Facebook: Chi Nhánh Viettel
Tags: hóa đơn điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử