Cách viết hóa đơn điện tử đã được quy định mới nhất tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ra sao? Từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong một số ngành kinh doanh đặc biệt như dịch vụ ăn uống, nhà hàng – khách sạn, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn gây khó khăn cho nhiều kế toán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về việc xuất hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống.
1. Dịch vụ ăn uống sử dụng loại hóa đơn điện tử nào?
Theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan Thuế, và phải tuân thủ một số nguyên tắc quy định. Cụ thể, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trong 8 lĩnh vực sau sẽ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:
- Trung tâm thương mại.
- Siêu thị.
- Bán lẻ hàng tiêu dùng.
- Ăn uống.
- Nhà hàng.
- Khách sạn.
- Bán lẻ thuốc tân dược.
- Các dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.
Theo Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, những đối tượng được lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử tạo ra từ máy tính tiền bao gồm doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân phải kê khai thuế và có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh như: Trung tâm thương mại, bán lẻ hàng tiêu dùng, siêu thị, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí. Do đó, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn dịch vụ ăn uống
Để lập hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
2.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống
Dựa vào Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau: … g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính…” Khi sử dụng máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, việc xuất hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ăn uống trong ngày sẽ được hoàn thành dựa trên thông tin từ phiếu tính tiền của cơ sở kinh doanh. Trường hợp khách hàng không yêu cầu lập hóa đơn điện tử, cơ sở kinh doanh có thể dựa trên phiếu tính tiền để tổng hợp và lập hóa đơn điện tử cuối ngày.
2.2. Cách xuất hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ăn uống
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử, người bán cần ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ có mã quy định riêng, trên hóa đơn cần thể hiện cả mã hàng hóa, dịch vụ. Nên chú ý rằng mỗi mặt hàng trên hóa đơn nên đi trên một dòng riêng biệt, không giới hạn số trang trên một hóa đơn. Hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống cần chứa đầy đủ thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số thứ tự hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền (ghi cả số và bằng chữ).
Căn cứ vào Công văn số 431/CTQNI-TTHT ngày 18/1/2022 của Cục thuế Quảng Ninh, khi ghi tên và đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ, kế toán cần lưu ý:
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh dịch vụ ăn uống tại chỗ hoặc theo yêu cầu khách hàng, cần ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ như thịt, rau, cua, tôm,… và đồ uống như bia, rượu, nước ngọt,… cùng với các dịch vụ phát sinh.
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh dịch vụ ăn uống theo hình thức bán suất, hộp, cơm văn phòng, khi lập hóa đơn, kế toán cần ghi rõ đơn vị tính là hộp, đĩa, suất,…
Lưu ý: Dịch vụ ăn uống không phải là tên hàng hóa, do đó không được ghi “Dịch vụ ăn uống” trên hóa đơn điện tử.
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống trên E-invoice
Với việc nhóm dịch vụ ăn uống thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền, các doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Dưới đây là quy trình xuất hóa đơn điện tử trên E-invoice:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên website E-invoice.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Bước 3: Phát hành dải hóa đơn máy tính tiền.
Bước 4: Tạo và xuất hóa đơn từ máy tính tiền.
Bước 5: Ký số.
Bước 6: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế và khách hàng.
Bước 7: Xử lý hóa đơn và gửi thông báo sai sót (trong trường hợp hóa đơn có sai sót).
Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng ứng dụng di động E-invoice để khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống. Quy trình này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lập hóa đơn.
Bước 2: Xuất hóa đơn.
Bước 3: Ký số từ xa và gửi hóa đơn lên cơ quan thuế.
Bước 4: Xem trước hóa đơn.
Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng.
Tất cả những điều trên chỉ là một phần trong quy trình viết và xuất hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán của doanh nghiệp trong lĩnh vực này cần chú ý để lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp, viết đầy đủ nội dung hóa đơn và tuân thủ các quy định. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel ngay để được tư vấn.