Ở Việt Nam, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Hai thông tư này có những điểm khác biệt cơ bản. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá những điểm khác biệt đó.
So sánh điểm khác biệt
-
Dữ liệu hóa đơn điện tử: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, dữ liệu hóa đơn điện tử không được đồng bộ lên Cơ quan thuế. Trong khi đó, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, dữ liệu hóa đơn điện tử phải được đồng bộ lên Cơ quan Thuế ngay trong ngày xuất và gửi hóa đơn cho người mua.
-
Đăng ký thông báo phát hành hóa đơn: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người sử dụng hóa đơn điện tử phải làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký. Trong khi đó, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, người sử dụng chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua Đơn đăng ký ký số gửi điện tử.
-
Mẫu hóa đơn: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người sử dụng hóa đơn điện tử phải bắt buộc đăng ký mẫu hóa đơn khi đăng ký thông báo phát hành. Tuy nhiên, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, không có yêu cầu bắt buộc về mẫu hóa đơn. Mẫu hóa đơn chỉ do các đơn vị khởi tạo và chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
-
Sửa thông tin trên mẫu hóa đơn: Đối với thông tin bắt buộc như tên và địa chỉ, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người sử dụng hóa đơn điện tử phải nộp Thông báo mẫu 04 để sửa thông tin. Trường hợp đổi cơ quan thuế quản lý, người sử dụng phải nộp thêm Báo cáo BC26 cho Cơ quan thuế chuyển đi và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng cho Cơ quan thuế chuyển đến. Đối với các thông tin không bắt buộc, người sử dụng có thể nộp mẫu mới đính kèm vào Thông báo phát hành đã nộp cho Cơ quan thuế trước đó. Trong khi đó, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, người sử dụng chỉ cần nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký cho Cơ quan thuế. Đối với các thông tin khác, người sử dụng có thể tự thay đổi trên mẫu và không cần làm thủ tục gì với Cơ quan thuế.
-
Chữ ký số dùng để ký hóa đơn: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người sử dụng không cần thông báo với Cơ quan Thuế về việc ký hóa đơn bằng chữ ký số. Tuy nhiên, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, người sử dụng phải đăng ký với Cơ quan thuế ký bằng chữ ký số thông qua tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Khi gia hạn hoặc thay đổi chữ ký số, người sử dụng cũng phải thông báo với Cơ quan thuế thông qua tờ khai thay đổi thông tin đăng ký.
-
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, có quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong Thông tư 78/2021/TT-BTC, không có quy định về việc này.
-
Xử lý hóa đơn đã xuất có sai sót: Đối với hóa đơn chưa kê khai thuế và chưa gửi người mua, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, người sử dụng phải hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới. Đối với hóa đơn chưa kê khai thuế nhưng đã gửi người mua, người sử dụng phải lập biên bản thỏa thuận với người mua về việc thu hồi hóa đơn sai, hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn thay thế. Đối với hóa đơn đã kê khai thuế và chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, người sử dụng phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Đối với hóa đơn đã kê khai thuế và sai các thông tin khác ngoài tên và địa chỉ người mua, người sử dụng có thể tự thay đổi trên mẫu và không cần làm thủ tục gì với Cơ quan thuế.
Phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Để khởi tạo và phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 32, người nộp thuế cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Người nộp thuế liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như Viettel, VNPT, FPT, MISA,… để ký hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 2: Ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử bao gồm các nội dung: tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo và lập hoá đơn điện tử, bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong tổ chức, trách nhiệm của các bộ phận trực thuộc liên quan đến việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong tổ chức.
Bước 3: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử.
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử
Người nộp thuế tự thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp nhưng vẫn đảm bảo hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung theo quy định.
Bước 5: Phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm các nội dung như tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành và tên, chữ ký điện tử của tổ chức phát hành.
Bước 6: Kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã được công khai và bắt đầu sử dụng
Người nộp thuế có thể tra cứu kết quả công khai thông báo phát hành trên trang điện tử Tổng cục Thuế. Theo quy định, sau 2 ngày làm việc, nếu không có văn bản thông báo từ cơ quan thuế, người nộp thuế được sử dụng hóa đơn.
Điểm mới về hóa đơn điện tử tại Thông tư 78/2021
Điểm mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020
Lưu ý rằng bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kỳ trường hợp nào. Để biết thêm thông tin cụ thể, xin vui lòng liên hệ với các chuyên viên tư vấn.