Sử dụng hóa đơn điện tử là một xu thế không thể thiếu khi công nghệ đang phát triển đặc biệt trong thời đại hiện nay. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều trường hợp mà việc in hóa đơn giấy vẫn cần thiết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật, hy vọng rằng bài viết sẽ hữu ích cho các bạn.
1. Tại sao lại phải in hóa đơn điện tử?
Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, và các cá nhân doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và được chuyển đổi nhanh chóng. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều trường hợp chúng ta cần phải in hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát cũng như công tác điều tra của các cơ quan chức năng. In hóa đơn điện tử có những lợi ích sau đây:
- Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm phục vụ việc phân phối và bán hàng.
- Phục vụ quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, giúp việc kiểm tra giám sát của cơ quan chức năng thuận tiện hơn.
- In theo yêu cầu của khách hàng.
- In hóa đơn để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
- Phục vụ công tác điều tra trong các vụ án.
2. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật?
Bạn có thắc mắc làm thế nào để in hóa đơn điện tử? Chúng tôi hiểu rằng khi lần đầu tiên thực hiện in hóa đơn điện tử, bạn có thể bị bối rối. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice sẽ giúp bạn:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
Truy cập vào mục “Danh sách hóa đơn xem nhanh” hoặc “Danh sách hóa đơn điện tử” để tìm kiếm hóa đơn điện tử cần in. Bạn có thể nhập số hóa đơn, bên mua hoặc số biên để tìm kiếm thông tin, sau đó nhấn nút tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm.
Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
Sau khi chọn hóa đơn điện tử cần in, nhấp chuột vào biểu tượng máy in để thực hiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Bước 4: Xác nhận lệnh in
Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in, bạn chỉ cần xác nhận lệnh in và hóa đơn điện tử sẽ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in
Nhận hóa đơn điện tử đã được in chuyển đổi từ máy in. Tuy nhiên, để hóa đơn có giá trị pháp lý, bạn cần ký và đóng dấu theo quy định của pháp luật. Nếu bạn muốn in hóa đơn điện tử ngay sau khi tạo lập và xuất hóa đơn, bạn có thể thực hiện các bước xác nhận và nhập mã để in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy mà không cần tìm kiếm lại.
3. Những điều cần lưu ý khi in hóa đơn điện tử
Cách in hóa đơn điện tử không quá phức tạp, tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và duy nhất, bạn cần tuân thủ quy định của pháp luật. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý khi thực hiện in hóa đơn điện tử:
- In hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện một lần chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
- Hóa đơn được in phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc và có giá trị pháp lý khi đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, bao gồm tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, cùng với thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Chứng từ giấy sau khi in phải có chữ ký, tên và đóng dấu của người chịu trách nhiệm pháp lý của người bán để đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử sau khi in.
Hy vọng qua bài viết “Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết theo quy định của Pháp Luật?”, chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình in hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Nếu bạn cần tư vấn và thực hiện các thao tác làm việc với hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với chúng tôi tại Chi Nhánh Viettel.