Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã đưa ra một số quy định mới về hình thức, mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Điều này đã tạo ra sự khác biệt so với mẫu hóa đơn quy định trước đó theo Nghị định 32. Hãy cùng tìm hiểu các điểm khác biệt và thông tin mới nhất về quy định ký hiệu, mẫu số, hình thức HĐĐT theo Thông tư 78.
I – Quy định về hình thức hóa đơn điện tử theo nghị định 123
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hình thức hóa đơn điện tử MỚI ĐƯỢC QUY ĐỊNH là có mã và không có mã của cơ quan thuế. Điều này tương tự như hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử thông thường theo quy định trước đây của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó:
-
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử đã được cấp mã trước khi đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán trên hóa đơn.
-
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử do đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Căn cứ vào Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể có như sau:
1. Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
-
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
-
Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
-
Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Các doanh nghiệp này phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc.
-
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT.
-
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
-
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng.
2. Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế) đối với:
-
Doanh nghiệp kinh doanh ở 15 lĩnh vực: điện lực; xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
-
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
-
Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
II – Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
1. Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn với CQT
Theo Nghị định 123, Cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml. Do đó, doanh nghiệp có thể tự thiết lập mẫu hóa đơn giản theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành (không phải nộp mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng HĐĐT) với cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn và tạo mẫu hóa đơn có mã/không mã ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA. Trên mẫu hóa đơn sẽ thể hiện phần ký hiệu và mã cơ quan Thuế theo đúng quy định đối với hóa đơn có mã/không mã theo Nghị định 123.
2. Quy định về ký hiệu hóa đơn theo thông tư 78
Ngày 17/9/2021, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-Cp quy định về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:
-
Mẫu số hóa đơn điện tử Thông tư 78: Là một trong sáu số tự nhiên: 1, 2, 3, 4, 5, 6. Mỗi số tự nhiên đại diện cho một loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
-
Ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78: Là nhóm 6 ký tự, gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là chữ cái C hoặc K: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
- “1C22TAA” là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “2C22TBB” là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “1C23LBB” là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- “1K23TYY” là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “1K22DAA” là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- “6K22NAM” là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
- “6K22BAB” là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Nguồn tham khảo: https://thuvienphapluat.vn/tintuc/vn/thoi-su-phap-luat/chinh-sach-moi/37808/giai-thich-ky-hieu-mau-so-hoa-don-dien-tu-ky-hieu-hoa-don-dien-tu
Ví dụ thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử trên mẫu hóa đơn mới nhất (theo Nghị định 123 ban hành)
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện chung bằng 1 chuỗi gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký hiệu tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 3, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên, thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:
- Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
- Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn “Từ số… Đến số…” mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 với tối đa số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại bắt đầu đánh số từ số 1.
Qua bài viết này, Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các cá nhân đã nắm được những thông tin cần thiết về mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Bên cạnh đó, MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo doanh nghiệp và tổ chức sử dụng nhất hiện nay. Đây là phần mềm được Cơ quan thuế cả nước thẩm định chất lượng và dịch vụ hàng đầu. Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực ngành nghề và đồng thời đáp ứng quy định hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí và thời gian trong việc lập hóa đơn, phát hành, điều chỉnh, hủy, xóa bỏ, gửi hóa đơn. Mọi thao tác nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn được xử lý nhanh chóng ngay trên phần mềm.
Doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm MISA meInvoice và có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây.
Xem thêm nội dung liên quan:
- MISA meInvoice kết nối thành công truyền nhận hóa đơn điện tử với Tổng Cục Thuế
- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78
- Bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice mới nhất
- Luật giao dịch điện tử 2005 có những điểm gì cần chú ý