Xin chào các bạn! Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các quy định mới về hình thức hoá đơn sử dụng, mẫu số hoá đơn điện tử và ký hiệu hoá đơn theo thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chúng ta hãy cùng khám phá chi tiết nhé!
Quy định về hình thức mẫu số hoá đơn điện tử theo Nghị định 123
Trước đây, chúng ta đã biết đến khái niệm hoá đơn điện tử xác thực và hoá đơn điện tử thông thường theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nay, theo quy định mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chúng ta có thêm khái niệm mẫu số hoá đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Mẫu số hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hoá dựa trên thông tin của người bán lập trên hoá đơn.
Mẫu số hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hoá đơn điện tử do tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Ký hiệu hoá đơn điện tử là gì?
Ký hiệu hoá đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hoá đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hoá đơn điện tử không mã, năm lập hoá đơn, loại hoá đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K. C thể hiện hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hoá đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số đặt trước thể hiện năm lập hoá đơn điện tử. Ví dụ: Năm lập hoá đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hoá đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23.
-
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hoá đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
- Chữ T: Áp dụng đối với hoá đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Chữ D: Áp dụng đối với hoá đơn bán tài sản công và hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hoá đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- Chữ L: Áp dụng đối với hoá đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: Áp dụng đối với hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hoá đơn giá trị gia tăng.
- Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hoá đơn bán hàng.
-
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hoá đơn điện tử trong cùng một loại hoá đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hoá đơn khác nhau trong cùng một loại hoá đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Ký hiệu hoá đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hoá đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hoá đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
Quy định về cách đánh mẫu số hoá đơn điện tử theo Nghị định 123
Tại Khối 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định mẫu số hoá đơn điện tử về cách đánh số hoá đơn như sau:
- Số hoá đơn là số thứ tự được thể hiện trên hoá đơn khi người bán lập hoá đơn. Số hoá đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99,999,999.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn. Riêng đối với hoá đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hoá đơn được in sẵn trên hoá đơn và người mua hoá đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hoá đơn điện tử thì hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hoá đơn.
- Trường hợp số hoá đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hoá đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hoá đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hoá đơn:
- Số hoá đơn gồm 8 chữ số.
- Không phải thông báo phát hành số lượng hoá đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99,999,999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.
Tóm tắt bài viết
Qua bài viết trên, hy vọng chúng ta đã có cái nhìn rõ ràng về mẫu số hoá đơn điện tử đúng chuẩn nghị định. Đây là những thông tin hữu ích mà bạn cần nắm để sử dụng hoá đơn điện tử một cách hiệu quả.
Công ty Cổ phần NewCA
Tổng đài CSKH: 1900 2066
Hotline: 0936 208 068