[Hóa đơn điện tử S-Invoice] – Theo quy định hiện tại, mẫu số hóa đơn điện tử ví dụ là 01GTKT0/001 và ký hiệu hóa đơn điện tử ví dụ là AA/21E. Tuy nhiên, các Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới được ban hành lại có điểm khác biệt. Điều này làm cho việc khởi tạo hóa đơn trở nên dễ dàng và đúng quy định pháp luật.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra điểm khác biệt về quy định mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo quy định hiện tại và theo các Nghị định hiện hành để doanh nghiệp hiểu rõ về nội dung trên hóa đơn điện tử.
1. Quy định hiện hành về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (TT 32/2011/TT-BTC)
1.1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử:
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, mẫu số hóa đơn điện tử gồm có 11 ký tự và có cấu trúc như sau:
- 06 ký tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (Ví dụ: 01GTKT). Xem thêm bảng ký hiệu bên dưới.
- 01 ký tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (Ví dụ: 0).
- 01 ký tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa số liên với số thứ tự mẫu hoá đơn.
- 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự mẫu hoá đơn (Ví dụ: 001).
Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
| STT | Loại hóa đơn | Mẫu số |
|---|---|---|
| 1 | Hoá đơn giá trị gia tăng | 01GTKT |
| 2 | Hoá đơn bán hàng | 02GTTT |
| 3 | Hoá đơn xuất khẩu | 06HDXK |
| 4 | Hóa đơn bán hàng | 07KPTQ |
| 5 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ | 03XKNB |
| 6 | Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý | 04HGDL |
Ví dụ: Mẫu số hóa đơn điện tử là 01GTKT0/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng và không có liên. (Theo quy định, hóa đơn điện tử không có liên).
Lưu ý: Đối với tem, vé, thẻ: bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.
Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
1.2. Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử:
Theo quy định hiện hành, ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in/đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành. Cụ thể:
- 02 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
- 01 ký tự tiếp theo là dấu “/” dùng để phân cách giữa ký hiệu và năm thông báo phát hành hóa đơn.
- 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn.
- 01 ký tự cuối thể hiện hình thức hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, ký tự này là E.
Ví dụ: AA/21E cho biết AA: là ký hiệu hóa đơn; 21: hóa đơn phát hành năm 2021; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử.
2. Quy định về mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn theo TT 68/2011/TT-BTC
Theo thông tư 68/2019/TT-BTC, thay đổi lớn nhất so với các mẫu hóa đơn điện tử hiện hành là: bỏ mẫu số hóa đơn và thay đổi ký hiệu hóa đơn. Doanh nghiệp cần chú ý điểm mới này trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử. Theo đó, tiêu chí mẫu số hóa đơn điện tử sẽ gộp chung với ký hiệu hóa đơn gồm 7 ký tự, cụ thể:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn (ký tự đầu tiên): TT 39/2014/TT-BTC sử dụng các ký hiệu là 01GTKT, 02GTTT để phân biệt các loại hoá đơn. Thông tư 68/2019/TT-BTC đã có sự thay đổi một cách đơn giản hơn:
- Số 1: thể hiện cho loại hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: thể hiện cho loại hóa đơn bán hàng.
- Số 3: thể hiện cho loại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: là thể hiện cho các loại khác.
- Ký hiệu hóa đơn (ký tự thứ 2): Thông tư 68/2019/TT-BTC dùng ký tự này để phân biệt là hóa đơn thuộc loại có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế, cụ thể:
- C: Thể hiện loại hóa đơn có mã xác thực cơ quan thuế.
- K: Thuộc loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế.
Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn thuộc loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế do có ký tự thứ 2 là chữ C.
Năm lập hoá đơn (ký tự thứ ba và thứ tư): Thông tư 68 sử dụng 2 ký tự này để thể hiện cho thời điểm lập hóa đơn. Trên phần ký hiệu có 2 ký tự số Ả Rập, nó được xác định theo 2 số cuối của năm lập hóa đơn.
Ví dụ: nếu ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là 1C21TAA thì hóa đơn được lập trong năm 2021.
Lưu ý: Theo các quy định cũ thì năm thể hiện trên mẫu ký hiệu hóa đơn là năm thông báo phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định mẫu hoá đơn thể hiện năm lập hoá đơn.
Ký hiệu phân biệt các loại đặc thù của hoá đơn (ký tự thứ năm):
- Chữ T: Cho biết hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký với cơ quan thuế.
- Chữ D: Áp dụng cho các trường hợp đặc thù không nhất thiết phải có các tiêu chí bắt buộc được quy định cụ thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC.
- Chữ L: Áp dụng với các trường hợp của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Ký tự thứ sáu và thứ bảy: Hai ký tự cuối cùng là 2 ký tự tạo tự do, do người bán căn cứ theo nhu cầu, sở thích…
Theo thông tư này, vị trí khuyến khích doanh nghiệp/tổ chức đặt ký hiệu hoá đơn là đặt bên phải phía trên của hóa đơn điện tử, hoặc đặt vị trí dễ nhận biết.
3. Bảng so sánh thay đổi về ký hiệu hóa đơn điện tử.
Quy định hiện hành (TT 32/2011/TT-BTC)
Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC
Ví dụ: AA/21E
Ví dụ: 1K21TAA
Ký tự thứ 1 và 2: Để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm:
- Số 1 là Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2 là Hóa đơn bán hàng.
- Số 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4 là hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
Ký tự thứ 2 là: C hoặc K. - C: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế.
- K: Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế.
Ký tự thứ 3 là dấu “/”
Ký tự thứ 3 và 4: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch
Ký tự tứ 4 và 5: Thể hiện năm tạo hoá đơn. Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành.
Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. - T: là HĐĐT do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với CQT
- D: là HĐĐT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng
- L: là HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: là HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền
Ký tự thứ 6 và 7: Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY
Nguồn tham khảo: Chi Nhánh Viettel