1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123
Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ. Thông tư này có nhiều điểm mới về xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
I. ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Đối với trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ và sau đó có việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ tiếp tục xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Nếu hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế. Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót, người bán cần điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh và bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế. Các quy định này được thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
II. ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Đối với trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, người bán cần gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Trong trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi có sai sót, người bán cần gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp. Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78, NĐ 123 tại từng trường hợp cụ thể
Để thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123, Quý doanh nghiệp thực hiện các bước như sau:
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai
- Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
- Quy trình xử lý:
- Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.
Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai
- Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
- Quy trình xử lý:
- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn, không lập lại hóa đơn mới.
- Bước 2: Người bán thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…
Có hai phương án giải quyết:
- Phương án 1: Lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho HĐĐT có sai sót.
- Phương án 2: Lập hóa đơn THAY THẾ.
Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ
- Phương án xử lý:
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Thông báo tới Cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử
- Phương án xử lý:
- Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.
- Người bán thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.
- Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán
- Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế.
- Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT.
- Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót
- Phương án xử lý:
- Ở các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót
- Phương án xử lý:
- Trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT: Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
3. Tổng hợp các câu hỏi thường gặp về nghiệp vụ xử lý hóa đơn sai sót
Ngoài những hướng dẫn trên, chúng ta cũng cần tìm hiểu thêm về các câu hỏi thường gặp liên quan đến xử lý hóa đơn sai sót.
Kết luận:
Thực tế có không ít những khó khăn và sai sót có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử. MISA meInvoice hy vọng rằng những thông tin này có thể giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử cũng là một giải pháp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi sai không đáng có. MISA meInvoice và phần mềm kế toán MISA AMIS là hai sản phẩm trong hệ sinh thái kết nối thông minh, giúp quản lý hóa đơn điện tử và kế toán trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Đăng ký để được tư vấn và nhận báo giá phần mềm xử lý hóa đơn điện tử MISA meInvoice tại đây.