Một vấn đề mà rất nhiều Kế toán gặp phải khi mới sử dụng hóa đơn điện tử là không biết cách mở file xml hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. Phần lớn các phần mềm hóa đơn điện tử đều xuất ra file định dạng XML. Nếu không biết cách, Kế toán dễ gặp lỗi khi mở file này. Vậy sau khi tải hóa đơn điện tử về máy cần phải làm gì và cách đọc file như thế nào? Thông tin giải đáp sẽ có ngay dưới đây.
1. Sau khi tải hóa đơn điện tử về máy tính cần phải làm gì?
Sau khi khách hàng tải về hóa đơn điện tử, đa phần file ở dạng nén (.zip), bạn tiến hành các bước sau để mở hóa đơn:
- Giải nén file .zip bằng chương trình giải nén của windows hoặc Winrar.
- Trong thư mục bạn vừa giải nén, tìm đến file hóa đơn điện tử có định dạng XML và click chuột phải, chọn “Open with” sau đó chọn trình duyệt để mở hóa đơn như Internet Explorer, Google Chrome,…
- Trường hợp máy tính không hiển thị danh sách trình duyệt thì bạn có thể lựa chọn bằng cách click vào “Browse”.
Hóa đơn điện tử xuất ra ở định dạng file XML.
Trong đó, vì định dạng của file hóa đơn điện tử là file XML nên chắc chắn sẽ có trường hợp không mở được file. Thực tế, hóa đơn điện tử xuất ra sẽ lưu trữ song song 2 file bao gồm định dạng PDF và định dạng XML. Tuy nhiên, file PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử nên không có giá trị pháp lý. Ngược lại, file XML chứa toàn bộ dữ liệu của hóa điện tử nên sẽ có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Vì vậy, Kế toán vẫn cần mở file XML của hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều trường hợp. Vậy cách mở file xml hóa đơn điện tử như thế nào?
2. Hướng dẫn cách mở file xml hóa đơn điện tử
Để đọc được file XML của hóa đơn điện tử, bạn cần sử dụng phần mềm Interview.
2.1 Phần mềm Interview đọc file XML của hóa đơn điện tử
Interview là phần mềm hỗ trợ đọc file XML của Tổng cục Thuế. Phần mềm này dùng để hỗ trợ doanh nghiệp đọc và nộp các tờ khai như hóa đơn tài chính, báo cáo Thuế,…
Interview được cung cấp để hỗ trợ doanh nghiệp nên sử dụng hoàn toàn miễn phí, giao diện đơn giản. Các tính năng khá đơn giản và dễ sử dụng. Đồng thời, các phiên bản được cập nhật thường xuyên nhằm khắc phục những hạn chế.
.png)
Phần mềm Interview dùng để đọc các báo cáo định dạng XML.
Cách mở file XML của hóa đơn điện tử bằng Interview
Để thực hiện mở file XML của hóa đơn điện tử, trước tiên, bạn cần cài đặt phần mềm:
- Bước 1: Tải phần mềm Interview về máy và giải nén, chọn nơi lưu và tiến hành cài đặt phần mềm. Bạn ấn “Next” để chuyển sang bước cài đặt.
- Bước 2: Ở cửa sổ “Select Additional Tasks”, bạn tích vào ô “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng phần mềm.
- Bước 3: Cài đặt phần mềm, quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong khoảng 10s-15s.
- Bước 4: Mở giao diện phần mềm Interview và chọn “Tệp hồ sơ” để mở tệp hóa đơn điện tử cần đọc. Hóa đơn điện tử file XML sẽ được hiển thị chi tiết trên màn hình.
Lưu ý: Khi sử dụng phần mềm Interview, bạn cần cập nhật thường xuyên các phiên bản để được sử dụng các tính năng mới. Phiên bản mới nhất của Interview hiện nay là phiên bản 1.6.2, bạn cần cập nhật phiên bản này để tránh gặp những lỗi như:
- Lỗi về xác minh chữ ký điện tử.
- Có thể xem tài liệu trên giao diện win 7, win 8 và win 10.
- Hỗ trợ cả Internet Explorer.
- Lỗi về hiển thị các tài.
.png)
Cần cập nhật phần mềm Interview thường xuyên để tránh gặp lỗi.
Bên cạnh đó, Interview chỉ có thể sử dụng trên hệ điều hành Windows. Vì vậy, phần mềm này hạn chế với các hệ điều hành khác.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. Với giao diện thân thiện, thuận tiện cho doanh nghiệp cùng nhiều tính năng ưu việt, E-invoice được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng như: Honda, Coca Cola, KFC, AEON MALL,…
E-invoice được nhiều tên tuổi lớn tin tưởng và sử dụng.
Mặt khác, E-invoice thường xuyên cập nhật phiên bản, áp dụng nhiều công nghệ hàng đầu nhằm giúp doanh nghiệp yên tâm trong việc lưu trữ dữ liệu. Doanh nghiệp có thể lên tra cứu và tải về file XML của hóa đơn điện tử bất cứ khi nào.
Sử dụng công nghệ Blockchain – một trong những công nghệ tiên tiến nhất hiện nay về bảo mật dữ liệu, doanh nghiệp có thể đưa toàn bộ dữ liệu về hóa đơn lên hệ thống trực tuyến, xóa bỏ nỗi lo về rò rỉ dữ liệu hoặc đánh cắp thông tin. Nếu cần thêm thông tin hoặc muốn tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, miền Nam/Trung: 1900 4768.
Trên đây là những hướng dẫn về cách mở file xml hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính. Kế toán có thể tham khảo thông tin trên đây để mở file và xử lý lỗi khi mở file nhằm thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử hoặc phục vụ các công việc khác.