Đời sống và kinh doanh ngày càng phát triển, việc gửi hóa đơn điện tử qua email đã trở thành một phương thức tiện lợi và nhanh chóng. Đối với các khách hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Vinvoice của Viettel Đồng Nai, để gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng, bạn cần thực hiện cấu hình gửi email và thiết lập biểu mẫu email. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện trong bài viết này.
Bước 1: Cấu hình Gmail
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào tài khoản Google và vào phần bảo mật để bật xác minh 2 bước. Tiếp theo, bạn chọn “Bắt đầu” và nhập mật khẩu Gmail của bạn. Sau đó, Google sẽ gửi OTP (One-Time Password) về số điện thoại đã đăng ký để xác minh. Bạn nhập mã OTP và bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình.
Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn cần trở lại trang quản lý tài khoản để tạo mật khẩu ứng dụng. Hệ thống Google sẽ sinh ra một mật khẩu ứng dụng, bạn hãy lưu lại mật khẩu này để sử dụng trong quá trình cấu hình trên phần mềm hóa đơn điện tử Vinvoice của Viettel Đồng Nai.
Cấu hình trên phần mềm Vinvoice
Sau khi hoàn tất cấu hình Gmail, bạn cần tiến hành cấu hình trên phần mềm hóa đơn điện tử Vinvoice của Viettel Đồng Nai. Truy cập vào phần mềm và chọn mục “Quản lý hệ thống” > “Cấu hình doanh nghiệp” > “Email”. Tiếp theo, bạn nhập đầy đủ thông tin cần thiết và mật khẩu ứng dụng đã được tạo trên trang quản lý tài khoản Google. Sau đó, nhấn “Cập nhật” để hoàn tất quá trình cấu hình.
Tiếp theo, bạn cần thêm mới biểu mẫu gửi mail bằng cách chọn mục “Biểu mẫu gửi mail”. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra và bạn cần điền đầy đủ thông tin yêu cầu (những trường có dấu * là bắt buộc). Đặc biệt, bạn cần lưu ý không chỉnh sửa các trường động, ví dụ như {{invoiceNo}} (số hóa đơn) và các trường thông tin khác. Nếu bạn không chỉnh sửa gì trong nội dung email, phần xem trước sẽ không hiển thị và biểu mẫu email sẽ chưa được kích hoạt.
Sau khi hoàn tất việc thiết lập biểu mẫu, bạn đã có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua email. Nếu có bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thiết lập, bạn có thể liên hệ với tổng đài hỗ trợ của Viettel Đồng Nai theo số điện thoại 18008000 hoặc 0981377268.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về chữ ký số Viettel và dịch vụ lắp mạng Viettel để cung cấp các giải pháp kết nối internet chất lượng và ổn định cho doanh nghiệp của bạn.
**Chúc bạn thành công trong việc cấu hình và gửi gmail hóa đơn điện tử trên phần mềm Vinvoice của Viettel Đồng Nai!