Giới thiệu
Trong lĩnh vực kế toán, việc xuất hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng và phức tạp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định, kế toán cần nắm vững những nguyên tắc quan trọng trong việc xuất hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 3 nguyên tắc quan trọng nhất mà kế toán cần biết khi xuất hóa đơn điện tử.
1. Tổng hợp những văn bản quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Việc xuất hóa đơn điện tử được căn cứ trên nhiều văn bản pháp luật quy định, bao gồm:
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về quy định xuất hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ.
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP văn bản sửa đổi bổ sung Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về xuất hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC về thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
- Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi bổ sung Thông tư 156/2013/TT-BTC về cung ứng hóa đơn điện tử.
- Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
2. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là công việc căn cứ trên 3 văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm:
- Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
2.1 Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một loại hóa đơn có tính thuế. Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, cần lưu ý các nội dung sau:
- Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp.
- Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè, sửa chữa.
- Không sử dụng mực dễ phai hoặc viết hai màu mực trên hóa đơn.
- Nội dung trên hóa đơn phải viết liền mạch và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn.
- Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn.
2.2 Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Thông tin về người bán, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin về người mua (nếu có), bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký số của người bán.
- Chữ ký số của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan.
Lưu ý: Khi xuất hóa đơn, cần điền đầy đủ thông tin trên theo hợp đồng mua bán hàng hóa và cam kết của hai bên để tránh tình trạng mâu thuẫn khi xảy ra sai sót.
2.3 Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai
Xử lý hóa đơn điện tử xuất sai được chia thành 3 trường hợp cơ bản như sau:
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế.
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót sẽ được hủy khi có sự đồng ý từ cả bên bán và bên mua.
Lưu ý: Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử xuất sai chỉ có hiệu lực theo đúng thời gian hai bên thỏa thuận trước đó. Hóa đơn hủy bỏ cần được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu, kiểm tra của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Sau đó, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn hủy bỏ và gửi lại cho người mua. Trên hóa đơn phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.
- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua và người mua đã thực hiện kê khai thuế.
Trường hợp này, ngay sau khi phát hiện sai sót cả hai bên phải làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót có chữ ký số của cả hai bên. Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh nội dung gì, tăng (giảm) số lượng, giá bán,…
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, cả hai bên thực hiện thuế điều chỉnh theo quy định pháp luật.
Lưu ý: Không được điều chỉnh kê khai thuế thành số âm (-).
3. Hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn điện tử
3.1 Cách xuất hóa đơn điện tử
Theo dõi chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice tại Chi Nhánh Viettel.
3.2 Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân
Khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thường có xu hướng không lấy hóa đơn. Nhiều kế toán lựa chọn phương pháp xuất gộp hóa đơn vào cuối ngày hoặc cuối tháng. Tuy nhiên, theo quy định kế toán phải xử lý như thế nào khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là cá nhân?
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên và khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Bên cạnh đó, quy định về tiêu thức cũng áp dụng cho hóa đơn điện tử xuất cho cá nhân, bao gồm tất cả các nội dung trên hóa đơn điện tử xuất cho tổ chức, doanh nghiệp trừ mã số thuế.
3.3 Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng
Căn cứ vào nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, kế toán cần lưu ý hai điều sau:
Thứ nhất, thời điểm lập hóa đơn điện tử:
-
Với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
-
Với trường hợp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Lưu ý rằng, khi giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ, cần lập hóa đơn riêng cho mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao.
Thứ hai, nguyên tắc lập hóa đơn:
Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải có đầy đủ thông tin như hóa đơn điện tử thông thường.
Trên đây là toàn bộ kiến thức về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử và những lưu ý quan trọng dành cho kế toán. Bằng việc nắm vững các nguyên tắc này, kế toán sẽ có khả năng xử lý các thủ tục xuất hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả.
Doanh nghiệp của bạn có thể nhận ưu đãi và dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày. Vui lòng liên hệ hotline: 090 488 5833 hoặc truy cập Chi Nhánh Viettel để biết thêm chi tiết.
Xem thêm nội dung hữu ích tại đây:
- Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.
- Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.
- Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai.
- Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi.