Hóa đơn điện tử gốc là một khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực phát triển công nghệ kế toán. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm này và khác biệt với bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Tìm hiểu hóa đơn điện tử gốc.
1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?
Trước khi có hóa đơn điện tử, người ta thường phân biệt hóa đơn gốc với các bản sao. Hóa đơn gốc, trong trường hợp này, thường là hóa đơn màu đỏ. Tuy nhiên, với việc sử dụng hóa đơn điện tử, khái niệm hóa đơn điện tử gốc đã xuất hiện.
1.1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn là chứng từ kế toán mà tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ sử dụng để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có thể có hoặc không có mã cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là hóa đơn mà cơ quan thuế đã cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế là hóa đơn mà tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã cơ quan thuế.
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong mỗi đơn vị kinh doanh. Nó đảm bảo mua bán hàng hóa được tiện lợi, thuận tiện, hạch toán và kê khai thuế dễ dàng.
2. Phân biệt hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro liên quan đến giao dịch và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ.
2.1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử gốc có định dạng chuẩn là định dạng XML, tuy nhiên, định dạng này không thể đọc bằng mắt thường. Để tiện cho việc kiểm tra và tra cứu, các kế toán thường xuất hóa đơn điện tử dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy. Các file PDF, HTML hoặc bản in giấy này cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem và chính là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
2.2. So sánh bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử thể hiện hóa đơn điện tử gốc về nội dung và hình thức. Để phân biệt dễ dàng hóa đơn điện tử gốc với bản thể hiện, người ta thường đưa vào bản thể hiện các dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử khác nhau về mặt pháp lý. Hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý được sử dụng để giao dịch, thanh toán, hạch toán, thanh tra và kiểm tra. Trong khi đó, bản thể hiện chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi, không có hiệu lực giao dịch và thanh toán. Hiểu rõ về hóa đơn điện tử gốc và phân biệt với bản thể hiện sẽ giúp doanh nghiệp và người dùng tránh được các rủi ro khi giao dịch.
Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ ngay với Chi Nhánh Viettel để được tư vấn và hỗ trợ.