Giai đoạn 1 của việc áp dụng hóa đơn điện tử đã được triển khai tại 6 tỉnh thành trong cả nước. Mặc dù điều này mang ý nghĩa sâu sắc, nhưng vẫn chưa được đông đảo các cá nhân kinh doanh và hộ gia đình trong những địa phương này áp dụng. Vì vậy, việc tìm kiếm một cổng thông tin đáng tin cậy để tra cứu hóa đơn điện tử là điều không dễ dàng. Theo các quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123, cá nhân và tổ chức kinh doanh có thể chọn một trong ba cách để tra cứu và xác thực hóa đơn điện tử:
1. Sử dụng thông tin trên bản thể hiện PDF của HĐĐT
Phương pháp này được sử dụng để đảm bảo rằng hóa đơn được xuất bản chính xác và đúng cho đối tượng mua hàng. Việc tự tra cứu và tải xuống các tệp XML và PDF của hóa đơn từ liên kết tra cứu của người bán là cách tốt nhất. Nếu người bán sử dụng phần mềm HĐĐT E-invoice, bạn có thể dễ dàng tra cứu tại địa chỉ: https://einvoice.vn/tra-cuu.
2. Tra cứu trên Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế
Phương pháp này được áp dụng cho các doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Quy trình tra cứu cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhập thông tin cần thiết, bao gồm MST của người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Tổng tiền thanh toán và Mã captcha.
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”. Lưu ý: Khi nhập “Ký hiệu hóa đơn”, cần xóa đi các ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. Ví dụ: 1C21TTV => C21TTV.
Quy trình tra cứu trên Cổng thông tin HĐĐT của Tổng cục thuế chỉ dành cho những đối tượng chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
3. Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử
Các tổ chức và cá nhân đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có thể sử dụng Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại https://hoadondientu.gdt.gov.vn để tra cứu hóa đơn. Sau khi nhận được thông báo “Chấp nhận” từ cơ quan thuế, người nộp thuế sẽ được cấp tài khoản để truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế. Quy trình tra cứu gồm 3 bước:
Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được cấp bởi cơ quan thuế.
Bước 2: Chọn “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”. Tại đây, màn hình hiển thị toàn bộ hóa đơn đã áp dụng theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Để xem thông tin chi tiết của hóa đơn, bạn chỉ cần chọn “Tìm kiếm” và nhấn vào hóa đơn mà bạn muốn xem. Bạn có thể thực hiện các chức năng như Xem, In, Xuất excel và Xuất XML.
Trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn là cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử chính thống và tin cậy.
Để xem nội dung file XML, bạn có thể truy cập https://checkinvoice.vn và kéo file XML vào. Đây là những điều quan trọng mà tất cả các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cần chú ý khi sử dụng hóa đơn điện tử. Trước hết, hãy tìm hiểu địa chỉ tra cứu thông tin hóa đơn chính thống. Sau đó, hãy nắm vững cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng để có thể tiếp tục kết nối với cuộc cách mạng số đang diễn ra mạnh mẽ. Nếu bạn cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ với Chi Nhánh Viettel.