Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không thể tránh khỏi việc xảy ra sai sót và nhầm lẫn khi lập và phát hành hóa đơn. Nhiều kế toán đang băn khoăn về việc khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và mẫu biên bản nào đúng và mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể mắc những sai sót về mã số thuế, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Vì vậy, trong một số trường hợp, biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh/thay thế để giúp kế toán sửa các lỗi sai này.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần được lập trong các trường hợp sau:
TRƯỜNG HỢP 1: Hóa đơn đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện ra sai sót
- Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho hóa đơn bị sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh đã lập cho bên mua.
Hoặc
- Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn THAY THẾ cho hóa đơn bị sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế đã lập cho bên mua.
TRƯỜNG HỢP 2: Bên bán đã chuyển sang áp dụng hóa đơn theo thông tư 78, nhưng sau đó phát hiện các hóa đơn đã xuất ở quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đã gửi cho người mua bị sai
- B1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- B2: Bên bán lập thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cho CQT.
- B3: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- B4: Bên bán ký số và gửi hóa đơn mới cho bên mua.
Cần hiểu rằng biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc, mà chỉ lập khi bên bán và bên mua đã có thỏa thuận trước đó về việc phải lập Biên bản (văn bản) thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn đã bị sai.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Tùy vào từng lỗi sai trên hóa đơn điện tử gặp phải khác nhau mà kế toán cần sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng. Một số biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp như: sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền. Kế toán có thể download miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn đơn điện tử tại Chi Nhánh Viettel.
3.1 Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
(Số: …/2022/BBĐCHĐ-… )
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số …/2022/HĐKT-…………. ký ngày … /… /20…
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ
Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày … tháng … năm 202… hai bên chúng tôi gồm có:
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY ………………
Mã số thuế: ………………..
Địa chỉ: …………………………
Đại diện: Ông/Bà …………… Chức vụ: ………………..
Đơn vị mua hàng: CÔNG TY ………………
Mã số thuế: ……………….
Địa chỉ: ……………………………..
Đại diện: Ông/Bà ……………. Chức vụ: ……………………..
Hai bên thống nhất lập biên bản để điều chỉnh hoá đơn số ……………, ký hiệu…………….., ngày…/…/20…, mã cơ quan thuế …………………………….
Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử viết sai đơn giá.
Cụ thể như sau:
- Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số …………., ký hiệu ……………, ngày ……………………
| Tên hàng hoá dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Tiền thuế | Tổng thanh toán |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Máy ảnh Sony-X3R54 | Chiếc | 01 | 12.000.000 | 12.000.000 | 1.200.000 | 13.200.000 |
- Nội dung đúng theo thỏa thuận:
| Tên hàng hoá dịch vụ | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Tiền thuế | Tổng thanh toán |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Máy ảnh Sony-X3R54 | Chiếc | 01 | 11.000.000 | 11.000.000 | 1.100.000 | 12.100.000 |
- Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau:
Do hóa đơn viết đơn giá sai cao hơn thỏa thuận trên hợp đồng kinh tế số …/2022/HĐKT-………-………… nên bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh số……….., ký hiệu…….. vào ngày ………. để điều chỉnh giảm đơn giá của Máy ảnh Sony-X3R54, cụ thể:
| Tên hàng hoá dịch vụ | Đơn giá | Thành tiền | Tiền thuế | Tổng thanh toán |
|---|---|---|---|---|
| Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu ….. số ,….. ngày … tháng … năm …. | -1.000.000 | -1.000.000 | -100.000 | -1.100.000 |
Số tiền điều chỉnh sẽ được hai bên thực hiện kê khai hạch toán theo quy định.
- Tổng tiền thanh toán (1.100.000) sẽ được bù trừ vào công nợ phải trả của bên mua.
- Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau..
3.2 Mẫu biên bản điều chỉnh do sai mã số thuế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
(Số:…………… )
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số ………….ký ngày ………..
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ.
Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Căn cứ thỏa thuận giữa các bên.
Hôm nay, ngày …tháng.. năm 2022 hai bên chúng tôi gồm có:
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY………………..
Mã số thuế :…………………………..
Địa chỉ : ………………………………
Đại diện:………………………….. Số điện thoại: ………………………….
Chức vụ: ………………………….
Đơn vị mua hàng: CÔNG TY …………………..
Mã số thuế : …………………..
Địa chỉ : ………………………………
Đại diện:………………………….. Số điện thoại: ………………………….
Chức vụ: …………………………..
Hai bên thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hoá đơn số ……………., ký hiệu…… , ngày ……….., mã cơ quan thuế ………………
Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử viết mã số thuế người mua.
Cụ thể như sau:
- Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số ……………, ký hiệu ………………, ngày …………….
Mã số thuế: ……………
- Nội dung đúng theo đăng ký doanh nghiệp:
Mã số thuế: ……………
- Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau:
Điều chỉnh Mã số thuế người mua cho hóa đơn Mẫu số ….ký hiệu …….số ………. ngày… tháng …năm ….
- Bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh số ……………, ký hiệu ………….. vào ngày………. để điều chỉnh mã số thuế người mua, rồi giao hóa đơn điều chỉnh cho bên mua.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau..
3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KẾ TOÁN MISA
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số……………. ……, ngày………tháng………năm …….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty cổ phần MISA
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………….
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, 8 Phố Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, số 8 Phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
Lưu ý: Để hạn chế việc sai sót mã số thuế, bạn có thể tra cứu MST trước khi lập hóa đơn.
4. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh HĐĐT
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thống và gửi tới khách hàng tức thì.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên MISA meInvoice:
- Vào mục Hóa đơn chọn tab Hóa đơn điều chỉnh.
- Chọn Lập biên bản.
- Khai báo thông tin tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập BBĐC nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hóa đơn cần lập BBĐC.
- Nhấn Đồng ý.
- Khai báo các thông tin chung trên BBĐC và lý do điều chỉnh.
- Ký điện tử lên BBĐC.
Lưu ý: Có thể xóa BBĐC đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản.
- Nhấn Cất/ Cất và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ.