Giới thiệu:
Chào các bạn thân mến, hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phần mềm kế toán GAM và khám phá tính năng kết nối với hệ thống HĐĐT Az Invoice trên phần mềm này. Đây là một tính năng rất hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về tính năng này nhé!
Tạo lập và ký phát hành hóa đơn
Tính năng này cho phép bạn tạo lập và ký phát hành hóa đơn GTGT trực tiếp trong phần mềm kế toán GAM. Sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin xuất hóa đơn, bạn có thể tạo mới và ký phát hành hóa đơn chính thức lên hệ thống web của HĐĐT Az Invoice. Dưới đây là các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập vào phần mềm kế toán GAM.
- Bước 2: Từ menu “Phát sinh”, chọn “Quản lý hóa đơn điện tử”.
- Bước 3: Trên màn hình danh sách hóa đơn, nhấp vào nút “Thêm” để tạo mới một hóa đơn, tương tự như thêm hóa đơn bán hàng.
- Bước 4: Sau khi thêm và lưu hóa đơn, bạn sẽ thấy hóa đơn mới trong danh sách.
- Trạng thái HĐĐT của hóa đơn sẽ là trắng hoặc “hóa đơn chưa khởi tạo”, điều này có nghĩa là hóa đơn mới chỉ được lập trong phần mềm kế toán GAM mà chưa được đẩy lên hệ thống HĐĐT của nhà cung cấp.
- Ở trạng thái hiện tại, bạn có thể sửa, xóa hóa đơn vì chưa ký. Nếu muốn ký hóa đơn, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin xuất hóa đơn, tương tự như khi bạn viết một hóa đơn GTGT bằng giấy. Bạn có thể nhấn nút “Xem” để xem các thông tin được hiển thị trên hóa đơn chính thức.
- Bước 5: Ký và phát hành hóa đơn.
- Sau khi kiểm tra và chắc chắn thông tin chính xác, bạn chọn hóa đơn cần ký phát hành và nhấp nút “Ký HĐĐT”.
- Chờ trong giây lát để xác nhận thông tin trước khi ký, một màn hình xác nhận hiển thị.
- Tại màn hình này, bạn cần kiểm tra lại thông tin xuất hóa đơn và có thể chỉnh sửa ngày hóa đơn trong khoảng thời gian cho phép.
- Sau khi hoàn tất kiểm tra và nhập đúng ngày hóa đơn, bạn nhấp nút “Có”. Hộp thoại ký hóa đơn hiển thị.
- Bạn nhập mã PIN và nhấn nút ký. Sau khi ký, hóa đơn sẽ có đầy đủ hai thông tin là “Mã tra cứu” = 3747 và “Ngày ký” = 30/09/2019.
- Tới đây, bạn đã hoàn tất việc tạo lập và ký phát hành hóa đơn từ phần mềm kế toán GAM lên hệ thống hóa đơn Az Invoice.
Kiểm tra hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của Az Invoice
- Để kiểm tra hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của Az Invoice, bạn cần đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn của Az Invoice theo thông tin được cung cấp.
- Tại đây, bạn sẽ thấy hóa đơn có mã tra cứu 3747 vừa được tạo lập.
- Bạn có thể thực hiện các thao tác với hóa đơn như gửi mail cho khách hàng, xuất sang XML, PDF, hủy, thay thế, điều chỉnh…
Với tính năng hủy hóa đơn, bạn cần thực hiện ở hai nơi: trên hệ thống Az Invoice và trên phần mềm kế toán GAM.
a. Thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống Az Invoice:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống HĐĐT của Az Invoice.
- Bước 2: Tìm tới hóa đơn cần hủy và nhấp nút “Nghiệp vụ” bên tay phải, chọn “Hủy”.
- Màn hình hiển thị và bạn nhập lý do hủy, sau đó nhấn nút “Hủy hóa đơn”.
b. Thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán GAM:
- Bước 1: Khởi động phần mềm kế toán GAM.
- Bước 2: Từ menu “Phát sinh”, chọn “Quản lý hóa đơn điện tử”.
- Bước 3: Trên màn hình danh sách hóa đơn, nhấn nút “Lọc”. Một cửa sổ điều kiện lọc hóa đơn xuất hiện.
- Bạn gõ mã tra cứu HĐĐT của hóa đơn cần hủy vào ô “Mã tra cứu HĐĐT” (ví dụ: 3275), sau đó nhấn “Chấp nhận”.
- Bước 4: Khi đó, danh sách sẽ hiển thị hóa đơn vừa hủy trên web của HĐĐT Az Invoice.
- Bạn chọn hóa đơn và nhấn nút “Hủy hóa đơn” để chính thức hủy, không hạch toán hóa đơn này trên phần mềm kế toán GAM. Hóa đơn vẫn hiển thị trong danh sách chứng từ nhưng không được hạch toán sổ cái và thẻ kho.
Đó là cách tạo lập, ký phát hành và hủy hóa đơn trong phần mềm kế toán GAM kết nối với hệ thống HĐĐT Az Invoice. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Hãy truy cập Chi Nhánh Viettel để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán GAM và các tính năng hữu ích khác.