Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

xuất hóa đơn điện tử

Với việc ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhiều thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung để phù hợp với thực tế. Chiếc VIN-HOADON xin được giới thiệu đến bạn những kiến thức mới nhất trong lĩnh vực này.

Tổng hợp văn bản pháp luật quy định về xuất hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn điện tử dựa trên các văn bản pháp luật sau:

Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về việc quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư số 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 của Bộ tài chính, sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một só điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử

Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, cần lưu ý 3 nguyên tắc quan trọng:

Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Trong quá trình sản xuất, phân phối, tiêu dùng và cung ứng hàng hóa, dịch vụ, phần thuế làm tăng thêm giá trị sản phẩm sẽ được ghi vào loại hóa đơn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng và được đóng vào Ngân sách Nhà nước.

Các nguyên tắc cần tuân thủ khi lập hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm:

Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên nội dung hóa đơn.
Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, và đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn.
Ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn.
Ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…

Các tiêu chí trên hóa đơn điện tử

Để xác định tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn, cần đảm bảo các thông tin sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
Thời điểm lập hóa đơn.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có).
Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Cách xử lý các hóa đơn điện tử bị xuất sai

Có 3 cách xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử bị xuất sai:

Hủy bỏ hóa đơn.
Điều chỉnh hóa đơn.
Thay thế hóa đơn.

Người dùng sẽ thực hiện hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã hủy.

Lưu ý: Trên hóa đơn xuất lại, phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.

Trường hợp điều chỉnh hóa đơn, cách này sẽ được áp dụng khi hóa đơn điện tử bị xuất sai, đã gửi cho người mua và thực hiện kê khai thuế. Cả hai bên tiến hành làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót và ký.

Bạn có thể theo dõi chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử bị xuất sai trên phần mềm VIN-HOADON tại đây.

Những điểm cần lưu ý khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử

Những điểm cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là cá nhân hoặc khách hàng lẻ thường không yêu cầu lấy hóa đơn. Do đó, kế toán thường chọn phương pháp xuất gộp thành một hóa đơn điện tử vào cuối ngày hoặc cuối tháng.

Tuy nhiên, từ ngày 01/11/2020, theo quy định, 100% các doanh nghiệp trên cả nước phải áp dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn giấy sẽ chính thức bị loại bỏ và chuyển sang hóa đơn điện tử. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các quy định về hóa đơn giấy sẽ chính thức hết hiệu lực.

Căn cứ vào những quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hoá cung cấp dịch vụ, cần lưu ý những điểm sau:

Không phân biệt giá trị hàng hoá, dịch vụ từng lần, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh) khi bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ cho người mua phải tiến hành xuất hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ.

Như vậy, từ ngày 01/11/2020, mặc dù người mua có nhu cầu lấy hóa đơn hay không, người bán đều phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử.

Những điểm cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng

Về thời điểm lập hóa đơn:

Đối với doanh nghiệp bán hàng hoá: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hoá cho bên mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm bên bán hoàn tất việc cung ứng cho bên mua, đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ và không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Về nguyên tắc lập hóa đơn:

Hóa đơn điện tử theo hợp đồng phải chứa đầy đủ các nội dung cơ bản như hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên phần mềm VIN-HOADON

Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cơ bản

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cơ bản trên phần mềm VIN-HOADON:

Đăng nhập vào phần mềm VIN-HOADON.
Vào mục Hóa đơn, chọn Lập hóa đơn mới.
Nhập thông tin hóa đơn.
Chọn Lưu tạm.
Chọn hóa đơn vừa tạo, nhập email gửi hóa đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
Chọn Xem hóa đơn và nhấn chọn Ký để ký hóa đơn (Lưu ý: không có Token thì không ký được hóa đơn).
Sau khi ký thành công, nhấn F5 để kiểm tra xem cơ quan thuế đã cấp mã cho hóa đơn đó hay chưa.

Bạn có thể theo dõi chi tiết hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 tại đây.

Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn thay thế

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm VIN-HOADON:

Chọn Thay thế tại mục Hành động của hóa đơn cần thay thế.
Nhập thông tin Số biên bản hủy, Ngày biên bản hủy và chọn Tạo mới (Lưu ý: Số biên bản hủy do người chọn tùy chọn). Hệ thống sẽ hiển thị Biên bản hủy hóa đơn để người dùng bổ sung các thông tin, rồi nhấn chọn Lưu biên bản.
Nhập lại thông tin hàng hóa và chọn Ký hóa đơn.
Vào mục Xử lý hóa đơn để chọn Quản lý hóa đơn sai sót.
Chọn loại Thông báo và Thông tin hóa đơn, sau đó, chọn Lưu.
Gửi thông báo đến cơ quan Thuế.

Bạn có thể theo dõi chi tiết hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử thay thế theo Thông tư 78 tại đây.

Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ

Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ trên phần mềm VIN-HOADON:

Vào mục Hóa đơn, nhấn chọn Lập mới hóa đơn hoặc nhấn chọn Tạo hóa đơn ở góc phải màn hình.

bước 1

Chọn loại Hóa đơn mẫu cần xuất và nhấn chọn Tạo hóa đơn trong trường hợp đơn vị có nhiều hơn 1 mẫu hóa đơn.

Lưu ý: Trong trường hợp đơn vị chỉ có 1 loại Hóa đơn mẫu thì màn hình sẽ bỏ qua bước chọn mẫu hóa đơn và tiến hành chuyển sang giao diện lập hóa đơn.

bước 2

Điền đầy đủ các thông tin vào hóa đơn, đặc biệt là những thông tin bắt buộc, có chứa dấu hoa thị.

*Lưu ý:

Đơn vị có thể chọn ngày lập hóa đơn nhưng ngày ký hóa đơn thì không, do đó, hai ngày này có thể khác nhau. Tuy nhiên, đơn vị nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước về vấn đề này để tránh sai sót khi tiến hành lập hóa đơn.
Khi người dùng tiến hành điền thông tin Tên người mua đầu tiên, các thông tin khác như Tên đơn vị, Mã số thuế và Địa chỉ sẽ tự động hiển thị.
Mã số thuế được quy định bao gồm 10 ký tự hoặc 14 ký tự đối với các chi nhánh. Riêng đối với doanh nghiệp nước ngoài, mã số thuế sẽ được ghi ngay sau Tên công ty.*

Nhập các thông tin về hàng hóa như: Tên hàng hóa, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất. Sau đó, nhấn chọn Lưu Tạm để tạo Hóa đơn nháp/ nhấn chọn Ký để thực hiện ký hóa đơn/ nhấn chọn Xem trước để xem trước hóa đơn/ Nhấn chọn Trở lại để trở về giao diện danh sách hóa đơn.
Sau khi nhấn chọn Lưu tạm, hóa đơn sẽ được lưu và hiển thị ở danh sách hóa đơn. Tại mục hành động, nhấn chọn Xem để xem và kiểm tra thông tin hóa đơn lần nữa.
Nhập email gửi hóa đơn nháp qua cho khách hàng kiểm tra lại thông tin và chọn Gửi HD nháp. Nếu khách hàng yêu cầu sửa lại, nhấn chọn nút Chỉnh sửa để sửa hóa đơn nháp.
Nhấn chọn Ký để gửi lên cơ quan thuế.
Nhấn vào biểu tượng hình kính lúp để kiểm tra trạng thái của hóa đơn vừa gửi cho cơ quan thuế. Nếu trạng thái hóa đơn có hiển thị mã thì hóa đơn hợp lệ, ngược lại, nếu bị từ chối, vui lòng liên hệ 19006134 để được hỗ trợ.

Dưới đây là hình ảnh minh họa của các hóa đơn đã nhận được mã từ cơ quan thuế.

Trên đây là toàn bộ những điểm quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức. Hãy theo dõi VIN-HOADON để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!

Nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về lắp đặt, hãy liên hệ Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay!