Sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử là một sai lầm mà không ít doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện việc lập và xuất hóa đơn. Với mỗi trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khác nhau, cách xử lý cũng sẽ khác nhau. Nếu bạn đang tự đặt câu hỏi về cách xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế ra sao, hãy không bỏ qua bài viết này để cập nhật thông tin chi tiết nhất về cách xử lý hóa đơn sai mã số thuế trong năm 2020.
1. Trường hợp phát hiện sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khi người bán chưa gửi cho người mua
Cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khi người bán chưa gửi cho người mua.
Nhiều người tự đặt câu hỏi: “Có được điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế hay không?”. Câu trả lời là có. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử sai mã số thuế bằng cách lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn thay thế mới. Nếu bạn đang gặp phải lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng chưa gửi hóa đơn cho bên mua, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, sau đó gửi cho bên mua. Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
- Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, sau đó gửi dữ liệu hóa đơn tới Cơ quan thuế.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế, đơn vị kinh doanh phải gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tới Cơ quan thuế. Đợi Cơ quan thuế cấp mã mới thay thế cho hóa đơn đã lập rồi mới lập hóa đơn thay thế và gửi cho bên mua. >> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Trường hợp phát hiện sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khi người bán đã gửi cho người mua
Cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử khi người bán đã gửi hóa đơn cho người mua.
Với các trường hợp bên bán phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử sau khi hóa đơn đã được gửi cho người mua, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về thông tin mã số thuế.
- Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, sau đó gửi cho bên mua. Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
Với trường hợp này, cần lưu ý:
- Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, cần lập và gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước để được cấp lại mã số mới cho hóa đơn. Sau đó mới lập hóa đơn thay thế có đầy đủ tiêu chuẩn ký số theo quy định.
- Trường hợp hóa đơn có sai mã số thuế đã được gửi cho bên mua và bên mua đã tiến hành kê khai hóa đơn này, sau khi đã lập hóa đơn thay thế, bên mua cần điều chỉnh lại hóa đơn sai sót đã kê khai theo quy định pháp luật.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Cách xử lý khi cơ quan thuế phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
Với những trường hợp cơ quan thuế phát hiện lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử, xử lý như sau:
- Cơ quan thuế thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05 trong Phụ lục kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để bên bán kiểm tra sai sót.
- Bên bán có thời gian là 02 ngày để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi tới cơ quan thuế.
- Cả bên bán và bên mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Bên bán lập hóa đơn thay thế mới và gửi cho bên mua theo quy định pháp luật, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử cho Cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Cả bên bán và bên mua cần điều chỉnh kê khai nếu hóa đơn đã được kê khai trước đó.
- Nếu bên bán không thông báo với Cơ quan thuế về sai sót trên hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo cho bên bán để bên bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
- Bộ Tài chính sẽ hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn không có mã cho các tổ chức kinh tế và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không mã.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử một cách chi tiết nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc về sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử hoặc muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel.