Bạn muốn tra cứu hóa đơn điện tử tại phần mềm tra cứu hóa đơn EasyInvoice nhưng lại chưa biết cách thực hiện cũng như chưa biết website tra cứu chính thức. Đừng lo, FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn các bước tra cứu hóa đơn EasyInvoice nhé.
Hóa đơn điện tử EasyInvoice là gì?
Theo Khoản 1, Điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP, “Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế”.
Hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm hóa đơn do SOFTDREAMS (đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế xác nhận) cung cấp. Nó tích hợp nhiều tính năng ưu việt cho phép các doanh nghiệp đăng ký, tạo lập, theo dõi và quản lý hóa đơn, thậm chí còn đóng vai trò như một đơn vị nhận – truyền dữ liệu lên cơ quan Thuế.
Việc tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice là một hình thức sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để tra cứu thông tin hàng hóa, dịch vụ mà các cá nhân, tổ chức cung cấp thông qua dữ liệu điện tử trên phần mềm EasyInvoice một cách hợp pháp và được cơ quan Thuế xác nhận.
Ưu điểm khi tra cứu hóa đơn EasyInvoice
Trong kinh doanh, việc phát hành hóa đơn và tra cứu hóa đơn là một trong những hoạt động cơ bản nhưng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu. Việc sử dụng phần mềm tra cứu hóa đơn EasyInvoice giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những công việc liên quan đến hóa đơn nhanh chóng, hiệu quả và đơn giản.
Việc xử lý hóa đơn theo cách thủ công vừa tốn kém thời gian, lại cần sự cẩn trọng và tỉ mỉ cao, nhất là ở những doanh nghiệp lớn, hoạt động kinh doanh phát triển. Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice thì những công việc này lại được thực hiện nhanh chóng với tính chính xác cao, không lo nhầm lẫn.
Tại sao nên chọn EasyInvoice?
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi tra cứu hóa đơn EasyInvoice:
- Phát hành ngay trên mobile: Điều này cho phép khách hàng tạo lập hóa đơn, phát hành, quản lý và phân phối hóa đơn qua website, mobile mọi lúc mọi nơi.
- Nhập dữ liệu tự động: Hỗ trợ quản lý khách hàng và sản phẩm ngay trên hệ thống, tự động lấy thông tin doanh nghiệp theo mã số thuế giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu và tạo lập hóa đơn nhanh chóng.
- Hơn 100 mẫu hóa đơn miễn phí: Hệ thống cung cấp hơn 100 mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp theo quy định của cơ quan Thuế, giúp đáp ứng đa dạng mẫu hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng.
- Lưu trữ hóa đơn an toàn: Khách hàng có thể lưu trữ hóa đơn miễn phí trong 10 năm tại trung tâm dữ liệu chuẩn quốc tế. Mọi dữ liệu về hóa đơn được bảo mật và an toàn tuyệt đối.
- Tích hợp nhiều phần mềm: EasyInvoice có thể kết nối với nhiều phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp nhằm tạo ra hệ sinh thái làm việc và quản lý thống nhất, đồng bộ dữ liệu một cách an toàn.
- Xuất hóa đơn chỉ sau 2 phút: Với EasyInvoice, bạn không cần cài đặt tool, chỉ sau 2 phút đăng ký với thủ tục đơn giản là đã có thể sử dụng, khởi tạo và phát hành hóa đơn ngay lập tức.
- Đầy đủ các loại báo cáo: EasyInvoice có khả năng lập các loại báo cáo cần thiết một cách nhanh chóng như: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bảng kê hóa đơn, báo cáo doanh thu theo sản phẩm/khách hàng,…
- Hợp đồng và biên bản điện tử: EasyInvoice tích hợp sẵn tính năng Hợp đồng/biên bản điện tử giúp giảm thời gian ký nhận biên bản giữa 2 bên cũng như xử lý hóa đơn sai sót nhanh chóng.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice
Tiếp theo, FPT Shop sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tra cứu hóa đơn EasyInvoice:
Bước 1: Tại trình duyệt web trên máy tính hoặc điện thoại, bạn truy cập vào địa chỉ này.
Bước 2: Nhập các thông tin theo yêu cầu gồm: MST công ty phát hành hóa đơn, Mã tra cứu, Mã xác thực và nhấn Tra cứu.
Nếu bạn là khách hàng của công ty đối tác đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của EasyInvoice thì những thông tin về MST có thể tìm như sau:
- Mã số thuế của công ty: Tra cứu tại website công ty, cổng thông tin điện tử doanh nghiệp hoặc hỏi trực tiếp nhân viên giao dịch.
- Mã tra cứu: Có thể kiểm tra trong email mà công ty đối tác đã gửi; ở góc dưới cùng của hóa đơn giấy hoặc hỏi trực tiếp nhân viên giao dịch.
Bước 3: Ngay sau đó, hệ thống sẽ trả về kết quả với 2 trường hợp: Tồn tại thông tin hóa đơn hoặc không tồn tại hóa đơn.
- Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn thì đồng nghĩa rằng hóa đơn đã hợp lệ.
- Trường hợp còn lại, nếu như không tồn tại thông tin hóa đơn thì hãy kiểm tra lại thông tin đã nhập. Khi đã nhập đúng mà vẫn không có thông tin hóa đơn thì cần liên hệ cho bên bán.
Cách đọc hóa đơn điện tử file XML của EasyInvoice
Thông thường, khi sau khi thực hiện việc mua bán, giao dịch thì thông tin của hóa đơn điện tử về giao dịch đó sẽ được gửi đến cho khách hàng thông qua email. Theo quy định tại Điều 5, thông tư 68/2019/TT-BTC thì file XML là định dạng chuẩn. Dưới đây là cách đọc chi tiết:
Bước 1: Mở email chứa thông báo về hóa đơn điện tử được gửi từ người bán.
Bước 2: Click vào đường liên kết trong email.
Bước 3: Tải file XML về máy tính. Lưu ý, không đổi tên file hóa đơn vừa tải về.
Bước 4: Truy cập địa chỉ này sau đó chọn file hóa đơn XML vừa tải về và nhập mã xác thực rồi nhấn vào Kiểm tra để hoàn tất.
Các trường hợp tra cứu hóa đơn EasyInvoice không hợp lệ
Trong một số trường hợp, nếu như bạn tra cứu nhưng nhưng website không xuất hiện hóa đơn mà hiển thị lỗi thì có thể do một số nguyên nhân như sau:
- Hóa đơn điện tử đó chưa được thành lập hoặc không tồn tại.
- Khách hàng đã nhập sai dữ liệu về mã số thuế hoặc mã tra cứu.
- Bạn đã truy cập vào địa chỉ không chính xác, mạo danh EasyInvoice.
Một số lưu ý khi thực hiện tra cứu hóa đơn EasyInvoice
Để tránh việc truy cập vào các địa chỉ giả mạo EasyInvoice, ảnh hưởng đến tính bảo mật thông tin, bạn hãy lưu ý một số điều như sau:
- Cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice của công ty SOFTDREAMS được cung cấp duy nhất tại địa chỉ easyinvoice.vn.
- Website Easyinvoice chính thức: https://easyinvoice.vn. Mọi địa chỉ với tên miền khác đều là giả mạo EasyInvoice.
- Đối với khách hàng của SOFTDREAMS, chỉ thực hiện tra cứu thông tin qua địa chỉ email duy nhất là: [email protected].
- Đối với khách hàng khác, chỉ thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn từ email nhận được của người bán đã thỏa thuận và cung cấp trước đó.
- Trang tra cứu hóa đơn giả mạo EasyInvoice không có chức năng xem chứng thư số đơn vị ký hóa đơn.
Cách xuất hóa đơn trên EasyInvoice
Việc xuất hóa đơn là công việc của cá nhân, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn, hiểu đơn giản là người bán. Nếu bạn thuộc nhóm đối tượng này thì hãy theo dõi cách phát hành hóa đơn dưới đây:
Bước 1: Truy cập hệ thống phần mềm EasyInvoice với cú pháp:
- (MST doanh nghiệp).Easyinvoice.vn.
- Hoặc (MST doanh nghiệp).easyinvoice.com.vn.
Màn hình sẽ hiển thị giao diện trang chủ của phần mềm EasyInvoice, lúc này, bạn chọn phát hành hóa đơn.
Bước 2: Chọn mẫu số hóa đơn có mã, sau đó bạn Tạo mới.
Bước 3: Điền thông tin trên hóa đơn điện tử gồm: Thông tin về người mua hàng, phương thức thanh toán, hàng hóa dịch vụ,…
Lưu ý, hãy chọn đúng mục tính chất hàng hóa, bao gồm: Hàng hóa, dịch vụ, khuyến mại, ghi chú.
Bước 4: Chọn thuế suất giá trị gia tăng sau đó chọn lưu dữ liệu hóa đơn.
Bước 5: Lúc này, trạng thái hóa đơn ở dạng mới tạo lập nhưng chưa phát hành. Bạn chọn phát hành hóa đơn. Cùng lúc đó, hệ thống EasyInvoice sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế.
Trạng thái kết quả trả về của cơ quan Thuế lúc này là Đang kiểm tra.
Bước 6: Trong vòng 5 phút, cơ quan Thuế sẽ gửi lại mã hóa đơn cho doanh nghiệp và hiện trạng thái kết quả là Hợp lệ.
Bước 7: Gửi hóa đơn điện tử qua email của khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ từ doanh nghiệp bằng cách chọn Gửi hóa đơn > Nhập địa chỉ email khách hàng và nhấn Gửi.
Chỉ hóa khi đơn được cấp mã của cơ quan Thuế mới được coi là hợp lệ và từ thời điểm đó, doanh nghiệp mới được phép gửi hóa đơn cho khách hàng.
Một số câu hỏi thường gặp khi tra cứu hóa đơn EasyInvoice
Ngoài cách tra cứu hóa đơn EasyInvoice thì mỗi khách hàng sẽ có những câu hỏi khác nhau liên quan đến vấn đề này. Dưới đây là tổng hợp 4 câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết.
Tải EasyInvoice ở đâu?
Bạn có thể tải và cài đặt phần mềm EasyInvoice từ trang web chính thức của EasyInvoice theo địa chỉ này. Nếu như bạn là người mua hàng thì nên lựa chọn hình thức tra cứu online trên website như hướng dẫn phía trên.
Tra cứu hóa đơn EasyInvoice bằng CMND hoặc SĐT được không?
Hiện nay, EasyInvoice chỉ cho phép tra cứu hóa đơn bằng mã tra cứu. Do đó, bạn không thể tra cứu bằng CMND hoặc số điện thoại.
Tra cứu hóa đơn EasyInvoice online được không?
Câu trả lời là CÓ. Bạn có thể tra cứu online trên website của EasyInvoice theo hướng dẫn phía trên nếu như không muốn tải phần mềm về thiết bị. Tuy nhiên, nếu như bạn là doanh nghiệp thì vẫn nên sử dụng phần mềm để sử dụng triệt để các tính năng có sẵn.
Hóa đơn điện tử Softdream là gì?
SOFTDREAMS là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp và đã được cơ quan Thuế xác nhận. Hóa đơn điện tử SOFTDREAMS cung cấp chính là EasyInvoice.
Tạm kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách tra cứu hóa đơn EasyInvoice. Hy vọng chia sẻ này sẽ giúp bạn tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm:
- MeInvoice của MISA: Ứng dụng hóa đơn điện tử tiện ích cho hầu hết mọi doanh nghiệp
- Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 đầy đủ, chính xác và được cập nhật mới nhất
Ngoài ra, để dễ dàng tra cứu hóa đơn EasyInvoice, bạn nên có những chiếc máy tính có cấu hình phù hợp để tải phần mềm này. Xem ngay các mẫu laptop đang khuyến mãi tại FPT Shop.
- Máy tính xách tay