Mở đầu
Bạn đã bao giờ tự hỏi: “Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?” Đặc biệt là nếu hai thời điểm này không trùng nhau, liệu hóa đơn điện tử lập có hợp pháp không? Đây là một câu hỏi mà nhiều kế toán gặp khó khăn khi thực hiện nghiệp vụ kê khai. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp về câu hỏi trên để bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Quy định về thời điểm lập hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập sau khi giao dịch kinh doanh giữa người bán và người mua đã diễn ra. Tuy nhiên, mỗi loại hình kinh doanh lại có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, điều này được quy định trong Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
1.1. Thời điểm lập hóa đơn theo loại hình kinh doanh
-Kinh doanh hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn cho việc bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền.
-Kinh doanh dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn xác định bởi việc hoàn thành quá trình cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã nhận được thanh toán hay chưa. Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thì thời điểm lập hóa đơn sẽ phù hợp với thời điểm thu tiền. Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc từng phần, công đoạn của dịch vụ, mỗi lần giao hoặc bàn giao sẽ đều kèm theo việc lập hóa đơn tương ứng cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển giao.
1.2. Thời điểm lập hóa đơn với một số trường hợp cụ thể
Các lĩnh vực như: dịch vụ cung cấp với số lượng lớn và tần suất thường xuyên, dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin, hoạt động xây dựng, lắp đặt, kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng bất động sản, dịch vụ vận tải hàng không, hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô, hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được vận chuyển bằng đường ống dẫn khí, các cửa hàng trong chuỗi kinh doanh thương mại bán lẻ và dịch vụ ăn uống, hoạt động bán điện của các công ty điện lực, hoạt động bán xăng dầu, dịch vụ vận tải hàng không và dịch vụ bảo hiểm thông qua đại lý, các dịch vụ như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện dành cho cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh), hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi và sử dụng phần mềm tính tiền, cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh và quản lý viện phí bằng cách sử dụng phần mềm quản lý, trong hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ thông qua hình thức điện tử không dừng, đều có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn.
Quy định về thời điểm ký hóa đơn điện tử
Người bán cần ký hóa đơn điện tử tại thời điểm nào? Với hầu hết các trường hợp, người bán cần ký hóa đơn điện tử và chuyển cho người mua. Thời điểm ký được quy định tại Khoản 9, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “Thời điểm ký là lúc người bán sử dụng chữ ký số để ký HĐĐT. Thời điểm được hiển thị dưới dạng ngày/tháng/năm dương lịch. Như vậy, bất cứ khi nào chữ ký số trên hóa đơn điện tử có hiệu lực thì thời điểm đó được xác định là thời điểm ký hóa đơn điện tử.”
Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có bất hợp pháp không?
Trong thực tế kinh doanh, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký hóa đơn không phải lúc nào cũng diễn ra trong cùng ngày, điều này khiến cho các doanh nghiệp không biết khi nào hóa đơn được xem là hợp lệ và phải kê khai theo thời điểm nào. Công văn 1586/TCT-CS năm 2023 về khai thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn điện tử của người bán đã hướng dẫn rằng: “Nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hợp lệ.” Tuy nhiên, người bán sẽ thực hiện việc kê khai và nộp thuế GTGT dựa trên thời điểm lập hóa đơn, trong khi đó, người mua sẽ thực hiện việc kê khai thuế khi hóa đơn được ký, đảm bảo rằng tuân theo quy định về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử.
Mong rằng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn. Sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi cam kết mang lại sự tin cậy và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
Chi Nhánh Viettel là đối tác đáng tin cậy của công ty E-invoice trong việc cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Chúng tôi luôn đảm bảo chất lượng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.