Hệ thống hóa đơn điện tử đang trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng và hiệu quả cho mọi doanh nghiệp. Đây cũng là định dạng hóa đơn sẽ được sử dụng phổ biến trong năm 2022. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và những thông tin liên quan.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (viết tắt là E-Invoice) là một hình thức hóa đơn mới được sử dụng trên nền tảng điện tử, đã được áp dụng từ lâu ở các nước phát triển. Nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã chuyển sang hình thức này vì nhận thấy những ưu điểm của nó. Tuy nhiên, cũng có những đơn vị không hiểu rõ về hóa đơn điện tử và do đó không muốn sử dụng vì sợ gây ra sự cố.
Theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC, “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do các thiết bị điện tử khởi tạo, lập, truyền, nhận, lưu trữ và quản lý.” Hóa đơn điện tử được tạo, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức và lưu trữ theo quy định của Luật Giao thông vận tải.
Điều kiện công nhận là hóa đơn điện tử
Để được công nhận là hóa đơn điện tử, nó phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Tính toàn vẹn của thông tin trong hóa đơn điện tử được đảm bảo kể từ thời điểm thông tin được tạo trên mẫu hóa đơn điện tử cuối cùng. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin không bị thay đổi, trừ trường hợp do quá trình truyền, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng khi cần thiết.
Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có các loại tương đương với hóa đơn giấy theo quy định trong các thông tư và nghị định. Cụ thể, hệ thống hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn xuất khẩu: Sử dụng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Gửi cho người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam.
- Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Sử dụng khi bán tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước.
- Hệ thống hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.
- Các loại hóa đơn khác, bao gồm tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
Ngoài những loại hóa đơn trên, sau khi làm quen với hóa đơn điện tử, kế toán có thể gặp các loại sau:
- Hóa đơn chuyển đổi: Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử khi có yêu cầu bắt buộc.
- Hóa đơn điều chỉnh: Tạo để thay thế hóa đơn có lỗi nhất định.
- Hóa đơn điện tử có mã ủy quyền (Mã cơ quan thuế): Có mã số ủy quyền từ cơ quan thuế thông qua hệ thống lập hóa đơn của cơ quan thuế. Người bán ký điện tử trên hóa đơn khi có mã số ủy quyền và số hóa đơn ủy quyền. Các tổ chức, doanh nghiệp không cần tạo báo cáo sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử này.
Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ khi nào?
Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành các thông tư, nghị định quy định thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại điểm 2 Nghị định 123/2020 / NĐ-CP, “Cơ sở đáp ứng yêu cầu quy định về hạ tầng CNTT, hóa đơn, chứng từ phiên bản điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 01 năm 2020, Khuyến khích tổ chức và cá nhân. Có hiệu lực từ tháng 7 năm 2022.”
Vì vậy, các cá nhân và tổ chức nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022.
Câu hỏi thường gặp
Trên đây là một số lưu ý về hệ thống hoá đơn điện tử. Hy vọng qua những chia sẻ này, bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn về công cụ hữu ích này.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: Chi Nhánh Viettel