Nhiều doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với số lượng lớn và nhiều mã sản phẩm. Điều này đồng nghĩa với việc khi lập hóa đơn, kế toán của doanh nghiệp sẽ gặp phải tình huống nội dung thể hiện số lượng hàng hóa nhiều hơn số dòng trên một trang hóa đơn điện tử.
Vậy, cách xử lý khi lập hóa đơn có số dòng nhiều hơn một trang thế nào để đảm bảo tính hợp lệ? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.
I. Lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang phát sinh khi nào?
Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp được phép đính kèm bảng kê khi danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài. Tuy nhiên, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, việc đính kèm bảng kê có được áp dụng hay không?
Theo Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu danh mục hàng hóa và dịch vụ có số dòng vượt quá số dòng của một hóa đơn, người bán được phép lập nhiều hóa đơn hoặc đính kèm bảng kê để liệt kê số lượng hàng hóa dịch vụ.
Tuy nhiên, không phải cơ quan thuế nào cũng chấp nhận việc sử dụng hóa đơn kèm bảng kê. Cục thuế Hà Nội đã có công văn số 78552/CT-TTHT ngày 28/11/2018, chỉ rõ rằng khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không được lập kèm bảng kê.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn lập hóa đơn điện tử nhiều trang để xử lý các vấn đề từ việc xuất hóa đơn kèm bảng kê.
II. Quy định về cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang
Tất cả các hoạt động liên quan đến khởi tạo, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử đều phải tuân theo quy định của ngành thuế để đảm bảo tính hợp pháp và sự rõ ràng trong quá trình sử dụng hóa đơn.
Trong trường hợp lập hóa đơn điện tử nhiều trang, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Điều kiện đảm bảo tính pháp lý
Hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang sẽ được đảm bảo tính pháp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Thông tin từ khi được tạo ra cho tới dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử luôn được đảm bảo sự tin cậy và tính toàn vẹn.
- Nếu thông tin còn đầy đủ và không bị thay đổi trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị, thì được xem là toàn vẹn.
- Khi cần, thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng một cách hoàn chỉnh.
- Cách xử lý hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang
Theo quy định của Khoản 1, Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, để phù hợp và đáp ứng tính hợp pháp của hóa đơn điện tử, nếu số lượng hàng hóa và dịch vụ bán ra của doanh nghiệp có số dòng nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, doanh nghiệp có thể thực hiện tương tự như hóa đơn tự in.
Đồng thời, việc lập và in hóa đơn sẽ được thực hiện trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử.
Cụ thể, doanh nghiệp sẽ thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang bằng cách:
- Cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động).
- Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu.
- Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu.
- Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
- Lập hóa đơn điện tử nhiều trang theo Công văn 820/TCT-DNL
Trong Công văn 820/TCT-DNL, Tổng cục thuế đã trả lời doanh nghiệp và hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó:
“Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa và dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, doanh nghiệp có thể thực hiện tương tự như trường hợp sử dụng hóa đơn tự in, nghĩa là lập và in hóa đơn trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa và dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn”.
Với những hướng dẫn cụ thể từ Tổng Cục thuế, chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ của mình một cách chính xác và hợp pháp.
Hóa đơn điện tử Chi Nhánh Viettel – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay
Chi Nhánh Viettel tự hào giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, giải pháp số hóa giấy tờ hàng đầu hiện nay.
Quý doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đến 90% thời gian và chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn. Với sự bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn. Hóa đơn điện tử EasyInvoice cũng giúp bạn gửi và nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ và quyết toán đơn giản, nhanh gọn. Đồng thời, bạn có thể tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi và tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Giải pháp số hóa giấy tờ số 1 hiện nay.