Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp đặt ra khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những quy định cần biết khi thực hiện quá trình chuyển đổi này.
1. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, cần tuân thủ các quy định sau:
- Hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi được ký điện tử bằng chữ ký số hóa đơn điện tử.
- Việc chuyển đổi phải đảm bảo nội dung trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
- Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch, trừ một số trường hợp đặc biệt.
2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử gồm:
- Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một lần để chứng minh nguồn gốc và xuất xứ hàng hóa.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần tuân thủ các điều kiện quy định.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần có chữ ký và dấu của người đại diện pháp luật.
3. Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Phản ánh đầy đủ, toàn vẹn nội dung so với hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng để xác nhận là chứng từ đã thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc.
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
.png)
Từ những quy định này, chúng ta có thể kết luận rằng chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử là bắt buộc. Ngoài ra, theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC, chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi cũng là một trong những yếu tố quan trọng để hóa đơn chuyển đổi được coi là hợp lệ.
4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhiều trang
Nếu khi chuyển đổi, hóa đơn điện tử có nhiều trang, chúng ta cần lưu ý các điều sau:
- Cần phải giữ nguyên thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán và người mua (nếu có) trên phần đầu của các trang sau.
- Cùng mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn trên tất cả các trang.
- Các trang sau cần được ghi chú “Tiếp theo trang trước – trang X/Y”, trong đó X là số thứ tự của trang và Y là tổng số trang của hóa đơn chuyển đổi.
5. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice – Đơn giản, thuận tiện, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice cung cấp đầy đủ các tính năng liên quan đến hóa đơn, giúp Kế toán dễ dàng thực hiện các công việc lập, xuất, phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn theo quy định. Việc sử dụng E-invoice giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề như chậm thanh toán và công nợ tồn đọng thông qua việc quản lý hóa đơn một cách hiệu quả trên nền tảng website, mobile và PC.
Với hơn 18 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp, Chi Nhánh Viettel đã nhận được sự tin tưởng của nhiều thương hiệu lớn tại Việt Nam như Coca Cola, KFC, CGV, Golden Gate,… Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Chi Nhánh Viettel được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng, đáp ứng tốt cho công việc kế toán và hoạt động kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp.
Trên đây là các thông tin giải đáp cho câu hỏi “Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?”. Theo quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chữ ký người chuyển đổi là bắt buộc. Để tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý. Nếu cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ Chi Nhánh Viettel qua hotline 24/7: Miền Bắc 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.