Lấy hóa đơn điện tử được xem là một nghiệp vụ bắt buộc mà tất cả những bạn làm kế toán phải biết và thành thạo trong giai đoạn phát triển về công nghệ số như hiện tại. Vậy cách lấy hóa đơn điện tử và những lưu ý khi lấy hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Sự cần thiết của lấy hóa đơn điện tử
Việc lấy hóa đơn điện tử được đánh giá là bước đột phá trong khâu quản lý về lượng cung và cầu của hàng hóa trên thị trường.
Lấy hóa đơn điện tử không chỉ giúp cơ quan chức năng kiểm soát mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ phát triển thông qua lượng hàng hóa được mua vào và bán ra của mỗi đơn vị.
Thực tế cho thấy, việc lấy hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và cơ quan chức năng trong những vấn đề cụ thể sau đây:
- Truy xuất nguồn gốc của hàng hóa và các sản phẩm mua bán của doanh nghiệp.
- Phục vụ quá trình kiểm tra, giám sát của cơ quan chức năng khi lưu thông hàng hóa.
- Phục vụ yêu cầu của khách hàng khi cần hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ hiệu quả các hồ sơ, chứng từ kế toán của doanh nghiệp.
- Phục vụ Cơ quan thuế khi tiến hành thanh tra các doanh nghiệp.
Nhu cầu sử dụng hoá đơn điện tử của các doanh nghiệp ngày càng tăng. Tuy nhiên việc sử dụng hóa đơn điện tử với những nhân viên mới trong doanh nghiệp vẫn đang là một trở ngại nhỏ trong tiến trình số hóa của doanh nghiệp.
Việc lấy hóa đơn điện tử sẽ trở nên dễ dàng hơn với bạn khi bạn đã nắm chắc quy trình thực hiện dưới đây.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Lấy hóa đơn điện tử như thế nào?
Để bạn dễ hiểu hơn đối với quy trình lấy hóa đơn điện tử. Dưới đây là các bước cụ thể để lấy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử Cyber Bill:
Bước 1: Truy cập vào website CyberBill
Đây là một phần mềm online nên bước đầu tiên khi bạn muốn thực hiện lấy hóa đơn điện tử là phải truy cập vào trang web của phần mềm Cyber Bill: https://cyberbill.vn/
Bạn cần kiểm tra chính xác đường link truy cập để tránh vào những đường link có chứa mã độc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Nếu truy cập đúng, lúc này màn hình hiển thị của bạn sẽ có định dạng sau đây:
Bước 2: Tiến hành Tra cứu thông tin của hóa đơn muốn lấy
Tại giao diện này, màn hình sẽ hiển thị đối với bạn về menu của hóa đơn bạn cần tra cứu.
Sau khi bạn đã nhập chính xác menu của hóa đơn này, bạn cần thực hiện thêm một bước nữa, đó là nhập chính xác mã xác thực được hiển thị ngay trên màn hình.
Tiếp theo bạn ấn “Tra cứu” để tra cứu thông tin cũng như kiểm tra lại một lần nữa xem đã chính xác hay chưa đối với hóa đơn bạn cần lấy.
Bước 3: Kiểm tra các thông tin trên hóa đơn điện tử
Phần mềm lấy hóa đơn điện tử sẽ nhanh chóng kiểm tra và hiển thị hóa đơn theo yêu cầu của bạn.
Một lần nữa bạn tiến hành kiểm tra các thông tin của doanh nghiệp cũng như đơn giá mua bán theo hợp đồng và các giá trị dữ liệu khác in trên hóa đơn điện tử.
Bước 4: Hoàn tất và tải hóa đơn điện tử về máy
Bạn phải chắc chắn rằng những thông tin được hiển thị trên hóa đơn trong quá trình kiểm tra là tuyệt đối chính xác. Nếu có sai sót, bạn cần điều chỉnh ngay.
Sau khi đã hoàn tất quá trình kiểm tra. Bạn tiến hành chọn định dạng của loại hóa đơn bạn cần tải về máy bằng cách nhấn chuột và lựa chọn định dạng mong muốn: “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML” ở mục tải hóa đơn.
Sau đó bạn ấn tải về và tiến hành in hóa đơn nếu có nhu cầu.
Lấy hóa đơn điện tử dễ dàng với phần mềm Cyber Bill
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lấy hóa đơn điện tử. Việc lựa chọn một đơn vị uy tín được xem là bước cơ bản và vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ số như hiện nay.
Công ty Cổ phần NewCA tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp các phần mềm ứng dụng về công nghệ số. CyberBill là một ví dụ điển hình cho mục sản phẩm công nghệ, đảm bảo đầy đủ các tiêu chí của một phần mềm chất lượng, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Lấy hóa đơn nhanh chóng.
- Hóa đơn được lấy đảm bảo chính xác tuyệt đối.
- Cam kết phần mềm không bị lỗi trong suốt quá trình vận hành.
- Tư vấn miễn phí về các dịch vụ hóa đơn điện tử và các dịch vụ số hóa khác.
Công ty cổ phần NewCA – sự lựa chọn hàng đầu về số hóa: “Thành công của doanh nghiệp là niềm hạnh phúc của NewCA”.
Tóm tắt nội dung
Trên đây là 4 bước cơ bản giúp kế toán có thể lấy hoá đơn điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng. Hy vọng những thông tin mà NewCA vừa cung cấp sẽ hữu ích đối với bạn đọc.
Công ty Cổ phần NewCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/