Xin chào bạn!
Bạn đã từng nghe về mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử chưa? Đối với các kế toán trong doanh nghiệp, việc điền mẫu 04 này không còn là chuyện xa lạ nữa. Hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng trong kinh doanh, nhưng đôi khi cũng có thể xảy ra các lỗi phải hủy hóa đơn. Vậy, bạn biết trong trường hợp nào cần thực hiện quy trình hủy hóa đơn không? Vậy hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại Chi Nhánh Viettel
3 Trường hợp cần dùng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử là một biểu mẫu rất quan trọng trong công việc kế toán mà mọi doanh nghiệp cần phải biết. Theo quy định của Thông tư 69/2019/TT – BTC, có 3 trường hợp doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục để hủy hóa đơn, đó là:
Phát hiện ra sai sót khi hóa đơn chưa gửi nhưng đã có mã cơ quan thuế cho người mua
Nếu bạn phát hiện ra sai sót trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua, bạn cần lập mẫu 04 để hủy hóa đơn điện tử đó. Đồng thời, bạn cũng phải lập hóa đơn điện tử mới và gửi đến cơ quan thuế để xin cấp lại mã. Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn cũ mà bạn đã cấp mã trước đó trên hệ thống.
Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế và đã được gửi đến người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi đến người mua nhưng có sai sót, cách xử lý sẽ phụ thuộc vào từng lỗi cụ thể.
-
Nếu chỉ có sai sót về địa chỉ hoặc tên, nhưng mã số thuế đúng: Bạn cần thông báo cho người mua và đồng thời báo cáo đến cơ quan thuế bằng cách sử dụng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử, nhưng không cần lập hóa đơn mới.
-
Nếu có sai sót về mã số thuế, thuế suất, số tiền hoặc thông tin hàng hóa: Trong trường hợp này, cả người bán và người mua phải thỏa thuận để ghi rõ sai sót. Người bán sẽ lập mẫu 04 để gửi cơ quan thuế xin hủy hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ ghi nhận yêu cầu, hủy hóa đơn cũ trên hệ thống và thay thế bằng hóa đơn mới. Tuy nhiên, trên hóa đơn mới sẽ phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn với ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn..ở trên hóa đơn cũ”. Sau khi được cấp hóa đơn mới, người bán sẽ ký số và gửi lại cơ quan thuế để được cấp mã mới. Hóa đơn sẽ được gửi đến người mua sau khi chỉnh sửa hoàn tất.
Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế và đã được gửi đến người mua.
Sai sót trên hóa đơn điện tử do cơ quan thuế phát hiện
Khi bạn gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, nếu họ phát hiện rằng hóa đơn có sai sót, họ sẽ gửi thông báo cho bạn theo Mẫu số 05, được ban hành tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Bạn có 2 ngày để xử lý hóa đơn sai sót, tính từ thời điểm nhận được thông báo từ cơ quan thuế.
Theo đó, bạn cần gửi mẫu 04 để cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử cũ có sai sót. Đồng thời, bạn cũng phải lập hóa đơn mới đã được ký số để cơ quan thuế cấp lại mã mới trước khi gửi đến người mua.
Giải đáp thắc mắc khi sử dụng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Có một vài thông tin quan trọng về mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử mà bạn cần biết để sử dụng hiệu quả:
Kế toán doanh nghiệp căn cứ vào điều gì khi sử dụng mẫu 04 để hủy hóa đơn điện tử?
Để đảm bảo việc sử dụng mẫu 04 được chính xác, kế toán cần phải xác định rõ hóa đơn điện tử có sai sót thuộc trường hợp nào:
-
Thời điểm ghi nhận sai sót hóa đơn là trước hay sau khi gửi hóa đơn đến người mua?
-
Nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử là gì?
-
Đối tượng phát hiện sai sót trên hóa đơn là người bán, người mua hay từ cơ quan thuế?
Hủy hóa đơn điện tử đặt in được mua từ cơ quan thuế có vi phạm quy định không?
Nếu hóa đơn điện tử đặt in mua từ cơ quan thuế thực sự có sai sót như những trường hợp kể trên, việc gửi mẫu 04 để hủy hóa đơn điện tử là hoàn toàn tuân thủ quy định. Tuy nhiên, nếu vi phạm quy định hoặc có dấu hiệu tiêu hủy hóa đơn không chính đáng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt. Mức phạt sẽ từ 2.000.000 VNĐ – 8.000.000 VNĐ tùy theo mức độ và hành vi vi phạm khi doanh nghiệp tự hủy hóa đơn điện tử không đúng theo quy định.
Mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử là một biểu mẫu rất quan trọng mà doanh nghiệp cần phải biết trước khi sử dụng. Việc hiểu rõ quy trình hủy hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được hợp lệ và tránh bị phạt theo quy định. Để biết thêm thông tin và tư vấn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử, hãy liên hệ Chi Nhánh Viettel để được hỗ trợ chu đáo nhất.
Tóm tắt nội dung
- Giải đáp thắc mắc về mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
- 3 trường hợp cần dùng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
- Giải đáp thắc mắc khi sử dụng mẫu 04 hủy hóa đơn điện tử
Chi Nhánh Viettel là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và chữ ký số. Vui lòng liên hệ qua tổng đài CSKH: 1900 2066 hoặc hotline: 0936 208 068 để biết thêm thông tin chi tiết. Để trải nghiệm dịch vụ chữ ký số NewCA, bạn có thể truy cập website Chi Nhánh Viettel.
Hãy tin tưởng và lựa chọn Chi Nhánh Viettel, chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử!