Hóa đơn điện tử đã trở thành một công nghệ không thể thiếu cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty đầu tư nước ngoài (FDI). Với mong muốn cung cấp thông tin hữu ích cho những người có nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là bên mua hàng, chúng tôi xin chia sẻ những kiến thức quan trọng về việc tự chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách đơn giản, nhanh chóng và đảm bảo tính hợp pháp.
1. Bên mua có được tự chuyển đổi hóa đơn điện tử không?
Hiện nay, người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, bên mua phải tuân theo những quy định của Bộ Tài chính về việc tự chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rõ người bán và người mua được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy trong các trường hợp sau:
- Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Điều quan trọng là chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.
- Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
2. Cách tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh chóng
Để tự chuyển đổi hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng, người mua có thể thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử theo các bước sau:
Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử về máy tính
Để tải hóa đơn điện tử về máy tính, bạn chỉ cần truy cập vào trang web einvoice.vn, sau đó chọn chức năng “TRA CỨU” trên giao diện trang chủ. Tiếp theo, bạn sẽ nhập mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra, sau đó nhấn “TRA CỨU HÓA ĐƠN” để tiến hành tra cứu và tải hóa đơn về máy tính dưới định dạng PDF.
Bước 2: In file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy
Sau khi đã tải hóa đơn điện tử về máy tính dưới định dạng PDF, bạn chỉ cần mở file này và nhấn lệnh in ra giấy A4, lập tức bạn sẽ có bản hóa đơn chuyển đổi một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn chuyển đổi, bạn cần tuân thủ hai yếu tố sau:
- Người thực hiện chuyển đổi phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn đã in chuyển đổi.
- Hóa đơn đã in chuyển đổi phải ghi rõ và chính xác ngày chuyển đổi.
Với việc hoàn tất các thủ tục trên, người mua có thể tự chuyển đổi hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc về việc tự chuyển đổi hóa đơn điện tử hoặc muốn tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel. Chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí cho bạn.
Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài hỗ trợ khách hàng: 1900 4767 – 1900 4768
Số điện thoại: 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: Chi Nhánh Viettel
Trên đây là những thông tin quan trọng về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và cách người mua tự chuyển đổi hóa đơn một cách đơn giản, nhanh chóng và đảm bảo tính hợp pháp.