Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Mời các bạn tham khảo hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị Định 123 dưới đây để tăng tính chủ động cho doanh nghiệp của bạn.
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?
1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của một doanh nghiệp. Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:
- Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số theo quy định của pháp luật. Chữ ký số phải còn hiệu lực khi lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
- Có thiết bị và đường truyền internet đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáng tin cậy và có hệ thống lưu trữ trực tuyến an toàn và bảo mật.
- Yêu cầu nhân sự tìm hiểu và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để đảm bảo được hỗ trợ kịp thời.
- Có phần mềm bán hàng hoặc dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế trước khi chuẩn bị.
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý:
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
Tất cả các điều kiện trên đây là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
3 bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị Định 123:
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123
Bước 1: Truy cập vào Cổng TTĐT Tổng cục Thuế (tại hoadondientu.gdt.gov.vn) và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ.
Bước 2: Tích lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã: Có mã của cơ quan thuế; Không có mã của cơ quan thuế.
Bước 3: Tích lựa chọn sử dụng HĐĐT có mã phải trả tiền dịch vụ hay không phải trả tiền dịch vụ.
Bước 4: Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT
Bước 5: Lựa chọn loại hóa đơn sử dụng.
Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán tài sản công; Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia; Các loại hóa đơn khác; Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
Bước 6: Điền các danh sách chứng thư số sử dụng
Bước 7: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)
Bước 8: Điền đầy đủ ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế.
Tải ngay: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Trong đó:
- Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
- Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp cần điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Ngoài ra, Nghị định 123 còn quy định rằng, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có). Quy trình tiêu hủy sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định 123.
Theo Nghị định 123, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.
3. MISA miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Trong thời gian gần đây, thị trường hóa đơn điện tử đang bùng nổ với sự tham gia ngày càng nhiều của các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.
Để có được sự lựa chọn đúng đắn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA.
MISA là một thương hiệu đáng tin cậy với kinh nghiệm hơn 25 năm triển khai các phần mềm quản trị, tài chính-kế toán. MISA meInvoice là một trong số ít những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế trên cả nước chứng thực để đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC và tham gia triển khai hóa đơn điện tử. Điều này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử phát hành bởi MISA có đầy đủ tính hợp pháp và hợp lệ.
MISA meInvoice được đánh giá cao bởi các tính năng ưu việt sau:
- Khởi tạo, lập và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website và desktop.
- Kết nối dễ dàng với các phần mềm kế toán và quản trị khác.
- Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên điện thoại di động.
- Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp và thông tin theo quy định của cơ quan thuế.
- Tự động lấy thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên mã số thuế, giúp tiết kiệm thời gian lập hóa đơn.
- Tự động tổng hợp tờ khai thuế GTGT và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế.
MISA cam kết hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập triển khai hóa đơn điện tử với giá siêu tiết kiệm: chỉ từ 300đ/hóa đơn và nhiều ưu đãi hấp dẫn như:
- Không giới hạn số lượng người dùng.
- Không thu phí duy trì hàng năm.
- Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cơ bản.
- Miễn 100% phí tích hợp với hơn 50 phần mềm kế toán, bán hàng và quản trị khác nhau.
- Miễn 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Miễn 100% phí lưu trữ và tra cứu hóa đơn trong vòng 10 năm.
- Miễn 100% dùng thử mọi tính năng.
- Khách hàng có thể mua trước nhiều gói hóa đơn điện tử để sử dụng và được chuyển sang tài khoản tiếp theo nếu không sử dụng hết.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay muốn được tư vấn về hóa đơn điện tử hoặc muốn dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây.