Xin chào các bạn! Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hóa đơn điện tử file XML và cách đọc file, tải về và lưu trữ hóa đơn này. Hóa đơn điện tử file XML là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách mở, đọc và lưu trữ file XML này. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML và cách đọc hóa đơn điện tử XML online để tiện lợi nhất cho dân văn phòng và dân thuế.
1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử file XML được định nghĩa là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML, được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. (Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế).
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. File XML chứa đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Trong khi đó, file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử và tương đương với một tờ hóa đơn thông thường, nhưng không có giá trị pháp lý.
2. Làm thế nào để đọc được file XML của hóa đơn điện tử?
Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua email hoặc SMS, bạn có thể mở và đọc file này trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Điều này là cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử định dạng XML. Dưới đây là hướng dẫn đọc dữ liệu hóa đơn điện tử file XML trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử được người bán phát hành thông qua phần mềm của nhà cung cấp MISA:
- Bước 1: Tải file hóa đơn điện tử (định dạng XML) về máy tính.
- Bước 2: Truy cập vào website Hóa đơn điện tử MISA.
- Bước 3: Chọn “Tra cứu” trên thanh menu.
- Bước 4: Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn tab “Theo file XML”.
- Bước 5: Nhấn “Chọn file” và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về.
- Bước 6: Xem kết quả tra cứu hóa đơn điện tử trên chương trình.
Lưu ý:
- Không chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công.
- Nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, bạn sẽ phải nhập mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
3. Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Theo Quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán và người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn.
Người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm theo quy định của pháp luật.
4. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML
Dưới đây là hướng dẫn đọc hóa đơn điện tử đuôi XML và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách khoa học trên phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML.
Để tải và lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Sau khi tra cứu và xem được hóa đơn, chọn tải hóa đơn dạng XML.
Bước 2: Nhấn OK để tải hóa đơn về máy.
Bước 3: Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ.
Sau khi hoàn tất tải hóa đơn điện tử về máy tính, kế toán có thể thực hiện lưu trữ theo quy trình lưu trữ được quy định tại doanh nghiệp hoặc thực hiện theo gợi ý dưới đây để việc lưu trữ được khoa học và an toàn.
Với hóa đơn mua vào:
- Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời, email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
- Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), đổi tên file hóa đơn tương ứng với mã số thuế người bán, tên người bán và số hóa đơn.
- Sau đó, mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.
Với hóa đơn điện tử bán ra:
- Khi lập phiếu trước khi ký, hãy bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ và nhiều thông tin khác.
- Sau khi ký hóa đơn, hãy xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính. Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử vào 1 file Excel như tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu.
- Thư mục chứa file Excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử một cách thuận tiện và an toàn. Đừng quên, để trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay, bạn có thể liên hệ với Chi Nhánh Viettel hoặc truy cập website để biết thêm thông tin chi tiết.
Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML tốt nhất hiện nay
MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo các quy định hiện hành và sẵn sàng đáp ứng các quy định mới nhất. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ và tính năng ưu việt.
Phần mềm MISA meInvoice giúp bạn:
- Dễ dàng phát hành hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website và desktop.
- Kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến để tiết kiệm thời gian nhập liệu.
- Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và xuất khẩu dữ liệu để kê khai thuế.
- Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu của doanh nghiệp và quy định của cơ quan thuế.
Nếu bạn muốn trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel qua hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký tại đây.
Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử file XML và cách sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML.