Gửi hóa đơn điện tử qua email là một cách tiến bộ trong việc xử lý công nợ của các doanh nghiệp. Thay vì viết, đóng gói và gửi hóa đơn một cách thủ công, giờ đây các doanh nghiệp chỉ cần phát hành và gửi hóa đơn đến khách hàng thông qua email.
1. Có 2 hình thức gửi hóa đơn điện tử
Trước khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã đề cập đến vấn đề này. Có hai phương pháp gửi hóa đơn điện tử: Gửi trực tiếp và gửi thông qua tổ chức trung gian.
1.1. Gửi trực tiếp
Với gửi trực tiếp, người bán hoặc kế toán có thể gửi hóa đơn đến địa chỉ email của khách hàng ngay trong phần mềm. Cách truyền nhận hóa đơn điện tử phải được thỏa thuận giữa hai bên. Nếu khách hàng là kế toán, họ cần ký điện tử trên hóa đơn và gửi lại hóa đơn đã có chữ ký từ cả hai bên cho người bán. Cách truyền nhận hóa đơn điện tử cũng cần được thỏa thuận giữa hai bên.
Hình thức gửi hóa đơn bằng email giúp tiết kiệm chi phí chuyển phát cho doanh nghiệp.
1.2. Gửi thông qua tổ chức trung gian
Tổ chức trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Người bán hoặc kế toán có thể truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo và gửi hóa đơn điện tử. Hoặc người bán có thể đưa dữ liệu hóa đơn đã tạo từ hệ thống nội bộ của doanh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi cho người mua. Hóa đơn hoàn chỉnh khi có chữ ký điện tử của người bán thông qua phần mềm của tổ chức trung gian. Tương tự như gửi trực tiếp, nếu người mua là kế toán, họ cần ký điện tử và gửi lại cho doanh nghiệp khi đã có đầy đủ chữ ký. Theo quy định, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng và cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa hai bên. Thời hạn thanh toán phải tuân theo thỏa thuận trong hợp đồng giữa người bán và người mua.
2. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua email
Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, để quản lý trạng thái hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần kích chuột vào menu “Hóa đơn điện tử có xác thực” và chọn “Quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng”.
Doanh nghiệp có thể quản lý việc gửi hóa đơn cho khách hàng trên giao diện. Họ có thể xem trạng thái cụ thể của các hóa đơn đã lập, chưa lập, đã gửi hoặc chưa gửi thành công. Đối với hóa đơn chưa gửi muốn gửi đi, doanh nghiệp chỉ cần chọn hóa đơn và nhấn nút “gửi mail”. Trên hóa đơn đã gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái gửi email cho khách hàng, với các trạng thái như: Đã gửi email, Đã gửi email (khách hàng chưa xác nhận), Đã gửi email (khách hàng đã xác nhận).
Để thay đổi trạng thái gửi hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần chọn hóa đơn và nhấn nút “xử lý trạng thái gửi hóa đơn”. Để sửa lại email nhận hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần nhập hoặc thay đổi email và nhấn nút “ghi” để lưu lại. Đối với danh sách hóa đơn gửi lỗi nếu muốn sửa lại địa chỉ email, cách thực hiện tương tự.
3. Hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua SMS
Ngoài việc gửi hóa đơn điện tử qua email, doanh nghiệp còn có thể chọn gửi qua SMS. Thao tác này được thực hiện trong phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice bằng cách chọn “Hóa đơn điện tử có xác thực” và “Quản lý gửi tin nhắn cho khách hàng”.
Giao diện sẽ hiển thị trạng thái chi tiết các hóa đơn điện tử đã lập, tương tự như gửi qua email. Doanh nghiệp có thể chọn hóa đơn cần gửi và nhấn nút “gửi tin nhắn”. Đối với những hóa đơn đã gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái gửi như: Đang gửi/đã gửi.
Để sửa số điện thoại nhận hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần chọn trạng thái hợp lý và nhấn nút “ghi” để lưu lại. Ngoài việc quản lý tin nhắn, phần mềm E-Invoice còn cung cấp danh sách chi tiết tin nhắn với đầy đủ thông tin như ngày giờ gửi và số lượng tin đã gửi.
Với quy trình gửi hóa đơn trên, E-Invoice đáp ứng quy chuẩn nghiệp vụ và Thông tư 32/2011/TT-BTC. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn không chỉ đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp với đa dạng lĩnh vực, mô hình kinh doanh và quy mô của khách hàng. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp 24/7 cũng là những điểm mạnh của E-Invoice. Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN:
- Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
- Hotline: 19004767 hoặc 19004768
- Tel: 024.3754.5222
- Website: Chi Nhánh Viettel