Lưu ý: Bạn chỉ cần mất từ 3 đến 5 phút để hoàn tất 9 bước trong bài hướng dẫn này.
Bạn có thể xem video hướng dẫn tại đây.
Sau khi đã được Cơ quan Thuế duyệt tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Đơn vị của bạn có thể bắt đầu xuất hóa đơn theo Thông tư 78. Để thực hiện tạo và phát hành Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon, bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số (CKS) vào máy tính
Ghi chú: Nếu bạn sử dụng CKS BkavCA, hãy kiểm tra việc máy tính đã cài đặt phần mềm BTM và USB Token CKS BkavCA đã được cắm vào máy theo Điều kiện 1 trong bài Hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào địa chỉ https://van.ehoadon.vn
Ghi chú: Nếu bạn muốn biết thêm về 2 cách đăng nhập trên Bkav eHoadon, bạn có thể nhấp vào đây.
Bước 3: Tại tab Hóa đơn đầu ra, bấm Thêm mới
Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện Thêm mới Hóa đơn, bạn nhập Thông tin chung
Lưu ý: Hãy kiểm tra và chọn đúng Ký hiệu mẫu số và ký hiệu Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đã đăng ký.
- Ký hiệu mẫu số: Là ký tự có một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6 để đại diện cho loại Hóa đơn điện tử.
- Ký hiệu: Là nhóm 6 ký tự bao gồm chữ và số, biểu thị các thông tin về loại hóa đơn điện tử, mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Bước 5: Nhập và Thông tin người mua cho Hóa đơn, sau đó bấm Thêm chi tiết để thêm mới Hàng hóa dịch vụ.
Ghi chú: Bạn có thể chọn các chi tiết bổ sung cho Hóa đơn bằng cách di chuột vào nút (i1), sau đó chọn hình thức nhập chi tiết Hóa đơn (i2):
- Thêm diễn giải chi tiết: Cho phép bạn điền các thông tin ghi chú/diễn giải, ví dụ: Số hợp đồng, số vận đơn, vào Hóa đơn.
- Điều chỉnh số tiền bằng chữ: Cho phép bạn điều chỉnh thông tin số tiền bằng chữ nếu có sai sót sau khi Hóa đơn đã được ký phát hành. Để biết cách xử lý, hãy xem hướng dẫn Thay thế hoặc Điều chỉnh Hóa đơn Điện tử tại đây.
Bước 6: Trên giao diện Cập nhật chi tiết, nhập thông tin Hàng hóa dịch vụ sau đó bấm Ghi lại để quay về giao diện Thêm mới Hóa đơn.
Ghi chú:
- Nếu bạn cần nhập chiết khấu cho Hàng hóa dịch vụ, hãy đánh dấu vào ô Nhập chiết khấu.
- Nếu có nhiều Hàng hóa dịch vụ cần nhập, bạn có thể bấm nút Ghi lại và nhập tiếp để tiếp tục nhập thông tin cho các Hàng hóa dịch vụ khác.
Bước 7: Giao diện Thêm mới Hóa đơn hiển thị, bạn kiểm tra lại thông tin sau đó bấm Ghi lại để quay về giao diện Hóa đơn đầu ra.
Ghi chú: Trường hợp bạn cần tạo Hóa đơn phát sinh trong ngày chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho người mua và cần cấp số Hóa đơn ngay lập tức, bạn có thể xem hướng dẫn Cấp số trước cho Hóa đơn Điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon tại đây.
Bước 8: Tại giao diện Hóa đơn đầu ra, dòng Hóa đơn mới tạo, bấm (9) để Ký và phát hành Hóa đơn.
Ghi chú:
- Nếu bạn cần xem Hóa đơn trước khi Ký và phát hành, hãy bấm Xem Hóa đơn.
- Nếu bạn cần gửi Hóa đơn để người mua xem trước khi Ký và phát hành, hãy bấm Xem Hóa đơn, sau đó tại giao diện Chi tiết Hóa đơn, bấm Tải xuống để tải Hóa đơn về máy tính và gửi cho Người mua.
- Nếu bạn cần sửa lại thông tin trên Hóa đơn, hãy bấm Sửa Hóa đơn.
- Nếu bạn cần xem lịch sử tạo và phát hành Hóa đơn, hãy bấm Lịch sử.
Bước 9: Cửa sổ “Nhập mã PIN của USB Token” hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số (10), sau đó bấm Xác nhận (11).
Sau khi ký thành công, tùy thuộc vào loại Hóa đơn có mã của CQT hoặc không có mã của CQT, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái tương ứng như sau:
-
Đối với Hóa đơn có mã của CQT: Hệ thống hiển thị Hóa đơn ở trạng thái ĐPH-CCM (Hóa đơn có mã của CQT, đang gửi lên CQT, chờ cấp mã) (12)
-
Đối với Hóa đơn không có mã của CQT: Hệ thống hiển thị Hóa đơn ở trạng thái ĐPH-CTD (Hóa đơn không có mã của CQT, chờ duyệt) (13)
Bước 10: Sau khi CQT cấp mã/duyệt, Hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái ĐPH-TĐD (Hóa đơn đã được CQT duyệt). Lưu ý rằng đối với Hóa đơn không có mã, Hóa đơn sau khi ký phát hành sẽ ở trạng thái ĐPH-TĐD luôn.
Bạn có thể nhấp vào biểu tượng (15) để xem chi tiết Hóa đơn.
Hệ thống sẽ hiển thị giao diện Chi tiết Hóa đơn và mã của Cơ quan Thuế (16).
Vậy là bạn đã hoàn thành việc Tạo và Phát hành Hóa đơn theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel tại đây.