Khi Nào Phải Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông Báo Hóa Đơn Sai Sót Lên Cơ Quan Thuế

gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử

Bạn đã từng nghe về Mẫu 04/SS-HĐĐT và bạn muốn biết khi nào bạn phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế? Trong bài viết này, hóa đơn điện tử EasyInVoice sẽ giúp bạn tìm hiểu về vấn đề này.

1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT là một mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu 04/SS-HĐĐT được áp dụng trong các trường hợp sau đây:

  • Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót.

Nếu sau khi đã gửi mẫu 04/SS-HĐĐT mà phát hiện trường hợp có sai sót, người bán vẫn phải gửi lại thông báo theo mẫu 04/SS-HĐĐT và xử lý theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Quy định này được hướng dẫn tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

2. Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế trong các trường hợp sau đây:

  • Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. Bạn phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

  • Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, bạn phải xử lý như sau:

    a) Nếu chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác không sai sót, bạn chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không cần lập lại hóa đơn. Ngoài ra, bạn cũng phải thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

    b) Nếu có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

    • Bạn có thể lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp bạn và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, bạn và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bạn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

    • Bạn cũng có thể lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trừ trường hợp bạn và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, bạn và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bạn lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Sau khi bạn đã ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, bạn phải gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT năm 2023 là ngày nào?

Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT – mẫu Thông báo hóa đơn có sai sót sẽ phụ thuộc vào 02 trường hợp sau:

(1) Trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, bạn phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Ví dụ, nếu bạn phát hiện sai sót vào tháng 6/2023 và bạn kê khai theo tháng, thì hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày 30/7 hoặc 30/9/2023 nếu bạn kê khai theo quý.

(2) Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế:

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn theo mẫu số 01/TB-RSĐT để bạn rà soát lại hóa đơn. Bạn phải kiểm tra và gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT.

Hy vọng rằng thông tin về khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế đã được cung cấp trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn có thêm câu hỏi hoặc cần tư vấn, hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69. Đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Chi Nhánh Viettel