Sự ra đời của Thông tư 78/2021 đã mang đến nhiều quy định mới về hóa đơn, trong đó có những hướng dẫn về xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử. Trong trường hợp hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua, nhân viên kế toán cần thực hiện biện pháp xử lý phù hợp để tuân thủ quy định. Vậy, những biện pháp nào có thể được áp dụng? Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này.
1. Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua
Thông tư 78/2021 được ban hành nhằm hướng dẫn doanh nghiệp về việc thực hiện các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin địa chỉ người mua, các biện pháp xử lý cụ thể sẽ được thực hiện theo từng trường hợp sau đây.
1.1. Hóa đơn điện tử chưa được gửi cho người mua
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót, phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. Trong thông báo, người bán cần yêu cầu huỷ hóa đơn điện tử có mã đã lập sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế hoá đơn đã lập. Cơ quan thuế sẽ tiến hành việc hủy hoá đơn điện tử có sai sót và lưu trữ trên hệ thống của mình. Doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau để giải quyết trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ và có mã chưa gửi cho người mua:
Bước 1: Hủy hoá đơn điện tử đã lập bằng cách tạo Thông báo hủy hoá đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA đi kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới và đảm bảo rằng thông tin địa chỉ là chính xác.
Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hoá đơn điện tử sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.
1.2. Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng các biện pháp tương tự. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót, cần thực hiện thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định này. Sau đó, người bán sẽ lập hoá đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ tiến hành việc hủy hoá đơn điện tử đã có mã sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế. Giai đoạn lập hoá đơn sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Hủy hoá đơn điện tử đã lập bằng cách tạo Thông báo hủy hoá đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA đi kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Lập hoá đơn điện tử mới và đảm bảo rằng thông tin địa chỉ là chính xác.
Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hoá đơn điện tử sai sót và lưu trữ trên hệ thống của cơ quan thuế.
1.3. Hóa đơn điện tử bị Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã có mã hoặc không có mã, bị Cơ quan thuế phát hiện sai sót, việc giải quyết được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục IB để người bán kiểm tra sai sót.
Bước 2: Người bán sẽ lập thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA trong thời hạn được cơ quan thuế thông báo về việc kiểm tra hoá đơn điện tử đã lập có sai sót. Trong trường hợp không có thông báo trong thời hạn, cơ quan thuế sẽ xem xét và chuyển sang việc kiểm tra về việc sử dụng hoá đơn điện tử.
2. Nội dung chính Thông tư 78/2021
Thông tư 78/2021/TT-BTC không chỉ đưa ra hướng dẫn xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử, mà còn bao gồm 6 nội dung khác đáng chú ý về hóa đơn điện tử.
2.1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có quyền ủy nhiệm bên thứ 3 lập hóa đơn điện tử cho các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm cần tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về thông tin liên quan đến bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
2.2. Giải thích ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự thể hiện thông tin về loại hóa đơn điện tử, năm lập hóa đơn và mã cơ quan thuế. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là các con số từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng.
2.3. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng
Đối với dịch vụ ngân hàng, thời điểm lập hóa đơn sẽ tuân thủ theo hợp đồng giữa 2 bên, kèm bảng kê và chứng từ xác nhận. Nếu dịch vụ ngân hàng phát sinh thường xuyên và liên quan đến bên thứ 3, cần có thời gian đối soát dữ liệu, thì thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên.
2.4. Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền, kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, phải đảm bảo đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, thông tin người mua (nếu có), tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Đối tượng áp dụng quy định này là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh.
2.5. Các văn bản về hóa đơn, chứng từ không còn hiệu lực từ 01/07/2022
Thông tư 78/2021/TT-BTC cung cấp danh sách 14 văn bản đã hết hiệu lực, bao gồm Nghị định và Thông tư về quy định hóa đơn và chứng từ. Điều này đồng nghĩa với việc từ ngày 01/07/2022, những văn bản này sẽ không còn áp dụng.
3. Nội dung trên hóa đơn điện tử
Ngoài thông tin về địa chỉ người mua, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, đảm bảo ghi chính xác theo quy định. Theo Khoản 7, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đây là nội dung hướng dẫn xử lý “hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ người mua” cũng như những thông tin mới trong Thông tư 78/2021 dành cho kế toán. Với nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất.
Xin vui lòng truy cập website Chi Nhánh Viettel để biết thêm chi tiết.