Thời gian trước đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Tuy nhiên, hiện tại, quy định mới không cho phép xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Vậy quy định mới này là gì? Hãy cùng tìm hiểu các giải pháp trong bài viết sau đây.
1. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Theo quy định của pháp luật hiện nay, việc xuất hóa đơn lùi ngày được cho là hành vi không hợp pháp. Trước đây, quy định về xuất hóa đơn lùi ngày không rõ ràng, chẳng hạn như Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC không yêu cầu rõ ràng về vấn đề này. Do đó, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày.
Tuy nhiên, hiện nay, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 787/2021/TT-BTC đã quy định chi tiết về việc chuyển đổi và xuất hóa đơn. Theo các quy định này, doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn lùi ngày.
Căn cứ vào các quy định này, doanh nghiệp có thể hiểu rõ quy định về xuất lùi ngày với hai hình thức hóa đơn như sau:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:
Sau khi nhập dữ liệu, xuất hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử lên cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện cấp mã sau đó sẽ gửi hóa đơn cho bên mua. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải lập tức gửi hóa đơn cho cơ quan Thuế để đảm bảo tính pháp lý ngay tại thời điểm xuất hóa đơn.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:
Trường hợp này có 2 phương thức để doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn cho cơ quan Thuế:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử với Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp cùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT, áp dụng với một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đặc thù.
- Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Trừ các hàng hoá và cung cấp dịch vụ nêu trên). Sau khi hoá đơn được lập đầy đủ theo quy định của luật pháp, người bán gửi đồng thời hoá đơn cho cả người mua và cơ quan Thuế. Thời gian là phải trong cùng ngày gửi cho bên mua.
Do đó, theo quy định được đề cập tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xuất hóa đơn lùi ngày sẽ khó khăn vì thời điểm chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế được quy định cùng thời điểm gửi bên mua và cơ quan thuế hoặc cùng ngày lập hóa đơn.
2. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử mới nhất 2022
Để hiểu rõ hơn, bạn cần phải nắm được các quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử để có thể chuyển hóa đơn kịp thời và có giá trị pháp lý.
2.1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Điều 9 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hoá đơn được quy định rõ ràng như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt việc thanh toán hay chưa.
Ngoài ra, còn có những quy định riêng cho một số trường hợp cụ thể như cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác.
2.2. Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 10 điểm a Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Nếu hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Vậy ngày ký và ngày lập hóa đơn có thể khác nhau và vẫn tuân theo quy định pháp luật.
2.3. Ngày chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, pháp luật cũng có quy định về thời gian chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp có mã của cơ quan thuế: ngày chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế chính là ngày mà doanh nghiệp gửi cho bên mua sau khi lập hóa đơn đầy đủ.
- Doanh nghiệp không có mã của cơ quan thuế: Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn, xuất hóa đơn thì ngay lập tức doanh nghiệp phải gửi lên cơ quan thuế để xác nhận và cấp mã. Sau đó, cơ quan thuế sẽ gửi cho bên mua. Doanh nghiệp phải gửi hóa đơn lên cơ quan thuế chậm nhất là trong cùng ngày xuất hóa đơn để hóa đơn có tính pháp lý.
3. Xử phạt hóa đơn xuất lùi ngày là bao nhiêu?
Việc xuất hóa đơn lùi ngày, không đúng thời điểm được coi là hành vi vi phạm pháp luật. Mức phạt đối với việc này là cảnh cáo hoặc từ 4 – 8 triệu đồng, tùy thuộc vào tình tiết cụ thể. Cụ thể:
- Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm mà không làm ảnh hưởng tới việc thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp sẽ chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Việc lập hóa đơn điện tử trước thời hạn hoặc xuất hóa đơn lùi ngày và không có tình tiết giảm nhẹ, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng.
Mức phạt này được quy định rõ tại Điểm a Khoản 3 Điều 11 của Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Ngoài ra, Thông tư cũng quy định về các mức phạt khác như chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
4. Mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày hợp pháp
Những mẹo sau đây có thể giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử lùi ngày một cách hợp pháp:
- Điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên máy tính: Bạn có thể điều chỉnh thời gian trên máy tính bằng cách kích chuột phải vào phần thời gian hiển thị dưới góc phải của máy tính. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh thời gian theo ý muốn.
- Điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên phần mềm xuất hóa đơn: Bạn có thể chọn hóa đơn muốn điều chỉnh, chọn chức năng điều chỉnh khác và thực hiện việc chỉnh sửa ngày/giờ theo ý muốn.
Tuy nhiên, những mẹo này chỉ có thể thay đổi được thời gian trên bản PDF của hóa đơn. Thời gian lập và ký hóa đơn vẫn ghi rõ trên bản gốc khi gửi lên cơ quan thuế.
Việc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày là không hợp pháp theo quy định pháp luật. Đây là câu trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?”. Nếu bạn còn thắc mắc về thời gian xuất hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay MobiFone để được tư vấn chi tiết nhất.