Để quản lý hóa đơn và chứng từ một cách dễ dàng và thuận tiện, nhiều trường hợp cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp có những đặc điểm gì? Kế toán cần lưu ý gì khi sử dụng loại hóa đơn này.
1. Đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp
Theo quy định của Pháp luật, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có hoặc không có mã do cơ quan thuế cấp. Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) được hiểu là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua và được quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp có những đặc điểm sau:
- Hóa đơn được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử.
- Hóa đơn ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Khác với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp, hóa đơn điện tử không có mã là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà trên hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
2. Quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp kế toán cần nắm
Việc nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp sẽ giúp kế toán xử lý tốt các vấn đề về sử dụng, lưu trữ, bảo quản hóa đơn, chứng từ và tránh bị phạt khi có thanh tra, kiểm tra.
2.1. Quy định về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử
Theo Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022, mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi 34 ký tự do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra duy nhất cho từng hóa đơn điện tử. Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022 là dãy ký tự gồm 23 chữ và số, cụ thể như sau: C1C2C3C4C5C6C7C8C9C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20. Trong đó:
- Một ký tự đầu C1 là chữ cái “M” cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- Một ký tự C2 là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6.
- Hai ký tự C3C4 là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng.
- Năm ký tự C5C6C7C8C9 là một chuỗi 05 ký tự do cơ quan thuế cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
- Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20 là chuỗi 11 số tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.
- Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do cơ quan thuế cấp, chuỗi số tăng liên tục tự sinh từ phần mềm bán hàng.
2.2. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
2.2.1. Trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế lần đầu
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc đăng ký thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế mà không phải trả tiền dịch vụ, có thể đăng ký sử dụng HĐĐT và không phải trả phí dịch vụ thông qua:
- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp doanh nghiệp kết nối chuyển dữ liệu HĐĐT theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thông tin đăng ký được gửi theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.2.2. Trường hợp đăng ký chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Người nộp thuế đang sử dụng HĐĐT không có mã và có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định tại Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC). Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo quy định.
- Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
- Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
2.3. Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp
Khi hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp xảy ra sai sót, xử lý theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
2.3.1. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót chưa giao cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán thực hiện như sau:
- Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
- Lập hóa đơn điện tử mới và ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót và lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2.3.2. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp có sai sót đã giao cho người mua
Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua
- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
- Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Sai sót mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng
Có thể xử lý theo 2 cách:
- Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót.
- Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.
Lưu ý:
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp
Trên thực tế, không phải đối tượng nào cũng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp. Căn cứ theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019 và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trên đây là những quy định liên quan đến hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp mà kế toán cần lưu ý. Trường hợp cần thêm thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ với Chi Nhánh Viettel để được tư vấn và hỗ trợ.