Trong quá khứ, hóa đơn được biết đến như “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên, theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Thông tư 78 và Nghị định 123, từ tháng 07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, và hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về hóa đơn điện tử: định nghĩa, quy định sử dụng, thông tư và nghị định liên quan, lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, thời hạn cuối cùng để sử dụng hóa đơn giấy, và các điều kiện để tổ chức khởi tạo và thực hiện quy trình hóa đơn điện tử.
1. Tổng quan về hóa đơn điện tử
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử lập theo quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế.
1.3. Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Khái niệm hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được lập ra khi có giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
- Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Là phiên bản hóa đơn điện tử được xuất dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy để người dùng dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên hóa đơn điện tử.
Dưới đây là bảng so sánh điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử gốc | Bản thể hiện hóa đơn điện tử |
|---|---|---|
| Định dạng dữ liệu | XML | PDF, HTML hoặc in ra giấy |
| Ký hiệu riêng | Không có | Phải có dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý | Không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu giữ |
| Ngôn ngữ | Tiếng Việt | Tiếng Việt có thể kèm chữ nước ngoài |
| Chữ số | Các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; dấu chấm (.) đặt sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ; dấu phẩy (,) đặt sau chữ số hàng đơn vị | Các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; dấu chấm (.) đặt sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ; dấu phẩy (,) đặt sau chữ số hàng đơn vị |
2. Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ
2.1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022
Từ ngày 19/10/2020, chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo Nghị định này, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc từ ngày 01/07/2022. Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định rằng các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.
2.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
2.3. HĐĐT phải đáp ứng các nội dung sau
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm; nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy.
2.4. Điều kiện của tổ chức khởi tạo HĐĐT là gì?
Để khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, đường truyền thông tin, mạng thông tin, và thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ và khả năng để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng, và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán.
- Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố; đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức cần hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, bao gồm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, và Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Người bán hàng hoá, dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của mình hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua hàng hoá, dịch vụ
Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót
-
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá, dịch vụ:
- Chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc tra cứu sau này.
-
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn, giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua. Người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế sau đó mới phát hiện sai sót:
- Người bán và người mua phải tiến hành lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ thông tin bị sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,…
- Người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính ti