Việc lập và phát hành hóa đơn điện tử đôi khi có thể gây khó khăn cho bạn. Nhưng đừng lo, EasyInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử sử dụng phần mềm EasyInvoice trong bài viết này.
1. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Đầu tiên, nó giúp giảm thiểu sự sử dụng giấy tờ, tạo thuận lợi cho người nộp thuế và đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong công tác quản lý của cơ quan nhà nước. Cụ thể, hóa đơn điện tử mang lại các lợi ích sau:
-
Tiết kiệm chi phí in ấn và phát hành hóa đơn: Thay vì in hóa đơn giấy, bạn có thể gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hoặc in trực tiếp cho khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí chuyển phát và giúp khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng mà không cần chờ đợi.
-
Giảm thời gian giao, nhận hóa đơn: Xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp và khách hàng phải mất vài ngày mới có thể nhận được hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức dù đang ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.
-
Không lo bị thất lạc hóa đơn: Lưu trữ và chuyển phát hóa đơn giấy dễ gây thất lạc và gây phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Hóa đơn điện tử giảm rủi ro mất mát, tăng tính an toàn, bảo mật và tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra và truy xuất nguồn gốc hóa đơn.
-
Độ an toàn và chính xác cao: Hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế và không thể làm giả. Điều này đảm bảo tính chính xác cao của hóa đơn.
2. Tạo lập hóa đơn điện tử
Để tạo lập hóa đơn điện tử với phần mềm EasyInvoice, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Đăng nhập phần mềm
Sau khi đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, bạn sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu. Truy cập http://chinhanhviettel.com và sử dụng tài khoản, mật khẩu đã được cấp để đăng nhập.
2.1. Tạo lập danh sách khách hàng
2.1.1. Tạo mới một khách hàng
Tại màn hình sau khi đăng nhập, lựa chọn DANH MỤC > Quản lý khách hàng. Tại đây, bạn nhấn vào nút Tạo mới.
Tại giao diện THÔNG TIN KHÁCH HÀNG, bạn điền đầy đủ thông tin về khách hàng mới.
Các thông tin cần điền bao gồm: Mã khách hàng, Mã số thuế, Tên khách hàng, Tên người mua, Tên tài khoản, Địa chỉ khách hàng, Số điện thoại KH, Fax, Mail khách hàng, Danh sách cc, Kiểu khách hàng và các thông tin khác.
Sau khi điền thông tin, bạn nhấn Lưu.
2.1.2. Tạo mới nhiều khách hàng
EasyInvoice hỗ trợ chức năng tạo lập nhiều khách hàng cùng một lúc. Tại màn hình đăng nhập, bạn lựa chọn DANH MỤC > Upload khách hàng. Tại đây, bạn nhấn Tải mẫu upload và điền thông tin danh sách khách hàng cần upload theo mẫu trong bảng Excel đã tải. Sau khi điền thông tin, bạn nhấn Tạo mới.
3. Phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1. Tạo mới hóa đơn
Tại màn hình đăng nhập, bạn lựa chọn QUẢN LÝ HÓA ĐƠN > Danh sách hóa đơn. Tiến hành chọn Mẫu số hóa đơn và nhấn vào Tạo mới. Lựa chọn Ký hiệu hóa đơn.
Số hóa đơn khi tạo lập mặc định là 0000000 và chỉ khi phát hành mới có số hóa đơn cụ thể. Bạn chỉ cần điền Mã khách hàng và toàn bộ thông tin sẽ hiển thị bên dưới (nếu bạn đã tạo khách hàng ở bước 1). Lựa chọn hình thức thanh toán, điền thông tin về hàng hóa và dịch vụ bán. Lựa chọn thuế GTGT và điền thông tin đầy đủ. Sau khi điền thông tin, nhấn Lưu dữ liệu.
Hóa đơn sau khi tạo lập sẽ có trạng thái là Mới tạo lập. Bạn có thể xem, sửa hoặc xóa hóa đơn.
Bước 2. Tải phần mềm ký số và tiện ích ký số
Truy cập http://chinhanhviettel.com. Tại phần mềm hỗ trợ, lựa chọn tải về Phần mềm ký số và Tiện ích ký số. Đối với tiện ích ký số, bạn cần thêm nó vào trình duyệt của mình. Sau đó, mở trình duyệt và chọn Công cụ khác > Tiện ích mở rộng. Tích vào Cho phép truy cập vào các URL của tệp.
Sau khi đã cài đặt phần mềm ký số, quay trở lại danh sách hóa đơn, chọn tích cuối dòng hóa đơn cần phát hành và nhấn Phát hành HĐ. Màn hình sẽ hiển thị danh sách chứng thư để bạn chọn. Lựa chọn chứng thư số của đơn vị cung cấp hóa đơn cho bạn và nhấn OK.
Sau khi phát hành hóa đơn thành công, trạng thái hóa đơn sẽ chuyển thành Đã phát hành. Lúc này, cột sửa và cột xóa của hóa đơn sẽ bị khóa lại. Hệ thống sẽ gửi email thông báo phát hành về email của khách hàng.
Trong email, khách hàng có thể tải hóa đơn điện tử dạng PDF hoặc xem hóa đơn đơn điện tử bản gốc bằng cách truy cập trang tra cứu hóa đơn. Hóa đơn điện tử sau khi phát hành có thể in. Để in hóa đơn điện tử, bạn có thể xem hóa đơn và nhấn vào In hóa đơn.
Vậy là đã hết! Trên đây là các bước để lập và phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm EasyInvoice. Nếu bạn muốn trải nghiệm miễn phí phần mềm này, hãy truy cập http://chinhanhviettel.com.