Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nên xử lý như thế nào? Dưới bài viết này Phần mềm kế toán Safebooks xin chia sẻ chi tiết đến Quý Anh/Chị các trường hợp thường gặp trong việc hóa đơn sai tên hàng hóa, mời mọi người cùng theo dõi.
1. Hướng dẫn xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Các trường hợp thường gặp
Kế toán viên bên bán cần tiến hành hủy bỏ hóa đơn điện tử bị lập sai tên hàng hóa, tiếp đến là xuất một hóa đơn mới với thông tin đúng và gửi cho bên mua.
Trường hợp 2: Sai tên hàng hóa trên hóa đơn nhưng đã gửi cho bên mua nhưng chưa giao hàng, cung cấp dịch vụ và chưa kê khai thuế
Bên bán và mua cần xác nhận các sai sót có trong hóa đơn, tiếp đến là thu hồi lại bằng biên bản thu hồi hóa đơn. Sau đó, bên bán sẽ thực hiện hủy bỏ hóa đơn đã thu hồi và lập một hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho bên mua.
Trường hợp 3: Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử nhưng đã gửi cho bên mua và đã kê khai thuế
Kế toán viên cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa và cần có chữ ký xác nhận của hai bên bán và mua. Sau đó, bên bán cần lập hóa đơn điều chỉnh thông tin hàng hóa cho chính xác.
Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử xử lý như thế nào?
Trường hợp chưa gửi cho khách hàng
Theo khoản 1 Điều 19 thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với trường hợp hóa đơn sai tên hàng hóa đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho khách hàng sẽ được xử lý như sau:
- Bên mua tiến hành thông với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA NĐ 123/2020/NĐ-CP về vấn đề hủy HĐĐT có sãi bị sai thông tin.
- Tiếp đến, bên mua sẽ lập một hóa đơn mới, ký số gửi cho CQT để được cấp mã mới và gửi cho khách hàng.
- Cuối cùng, CQT sẽ tiến hành hủy HĐĐT đã được cấp mã bị sai thông tin lưu trên hệ thống của CQT.
Trường hợp đã gửi cho khách hàng
Ở trường hợp này, không căn cứ vào việc hóa đơn đã được kê khai thuế hay chưa, bên bán có thể điều chỉnh và lập HĐĐT thay thế với 2 cách như sau:
Cách 1: Theo Điều 19 thuộc NĐ 123/2020/NĐ-CP lập hóa đơn điều chỉnh được thực hiện theo các bước sau:
- Hai bên bán và mua sẽ tiến hành lập văn bản thỏa thuận điền rõ các thông tin sai sót có trên hóa đơn.
- Tiếp đến, bên bán sẽ lập theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi đến CQT với mục đích ghi nhận các sai sót đã thỏa thuận ban đầu với bên mua.
- Kế đến, bên bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Ở hóa đơn này cần phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”
- Sau đó, bên bán ký số và gửi cho CQT nhằm xin cấp mã mới cho hóa đơn điều chỉnh.
- Cuối cùng, gửi hóa đơn điều chỉnh đã cấp mã và biên bản ghi nhận sai sót cho bên mua với mục đích phục vụ cho việc giải trình về sau.
Cách 2: Theo Điều 19 thuộc NĐ 123/2020/NĐ-CP lập hóa đơn thay thế được thực hiện theo các bước sau:
- Đầu tiên hai bên bán và mua sẽ lập văn bản thỏa thuận các sai sót có trên hóa đơn. Trường hợp hai bên đã có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận từ trước thì hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
- Tiếp đến, bên bán tiến hành hủy bỏ hóa đơn đã lập có sai sót và tạo một hóa đơn mới. Trên hóa mới cần ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”
- Kế đến, bên bán gửi thông báo và hóa đơn mới cho CQT để cấp mã mới cho hóa đơn thay thế.
- Cuối cùng, gửi cho bên mua và biên bản ghi nhận sai sót với nhằm giải trình sau này.
2. Quy định về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là một dạng tập hợp các thông tin dữ liệu về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ quản lý bằng các phương tiện điện tử. Theo khoản 7 Điều 3 thuộc NĐ 123/2020/NĐ-CP một hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đáp ứng đúng và đủ về hình thức, cũng như nội dung theo quy định của pháp luật.
3. Tổng kết
Trên đây là cách xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử mà Safebooks muốn chia sẻ chi tiết đến Quý Anh/Chị. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp mọi người thu thập được nhiều thông tin bổ ích, cũng như phân biệt được trường hợp mình gặp phải nhằm xử lý một cách nhanh chóng.
Xem thêm: Thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 (Cập nhật 2023)