Hóa đơn xác thực là một phần của hóa đơn điện tử. Để sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp đã phải tuân theo các quy định, bao gồm quy trình tạo ra hóa đơn và thông báo việc phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn xác thực cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính, như đăng ký một loại hóa đơn mới. Điều này dẫn đến sự trùng lặp trong quy trình hành chính và gây cản trở cho các doanh nghiệp.
1. Tình trạng quản lý hóa đơn hiện tại
Việc chuyển giao quyền tự in hóa đơn giấy cho doanh nghiệp được coi là một tiến bộ trong quản lý. Doanh nghiệp có thể tự cá nhân hóa mẫu hóa đơn của mình và giảm bớt thời gian và công sức so với việc mua hóa đơn từ cơ quan Thuế. Tuy nhiên, việc sử dụng hóa đơn giấy tự in cũng có một số vấn đề tiềm ẩn. Đầu tiên là chi phí in ấn rất đắt đỏ, càng in nhiều thì giá thành càng rẻ. Điều này tạo ra áp lực lớn đối với các doanh nghiệp sử dụng ít hóa đơn, khi họ phải trả một khoản tiền lớn cho việc in ấn. Việc quản lý số lượng lớn các mẫu hóa đơn cũng gây khó khăn cho cơ quan Thuế. Bên cạnh đó, tình trạng làm giả và sử dụng hóa đơn không hợp lệ cũng gây phiền hà cho cơ quan Thuế, dẫn đến việc phải đưa ra các quy định ngoại lệ để giải quyết vấn đề này.
2. Giải pháp mới: Hóa đơn xác thực
Để giải quyết các vấn đề trên, Tổng cục Thuế đã triển khai dự án hóa đơn xác thực nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp. Giải pháp này giúp ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn và bảo vệ doanh nghiệp khỏi thiệt hại, đồng thời tránh mất thuế cho ngân sách Nhà nước.
Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp số và mã xác thực. Để được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.
- Có chứng thư số chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và còn hiệu lực.
- Có khả năng truy cập và sử dụng Internet.
- Có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định với cơ quan Thuế.
3. Hóa đơn xác thực và hóa đơn thông thường có gì khác nhau?
Hóa đơn xác thực và hóa đơn thông thường đều tuân theo quy định về hóa đơn. Sự khác biệt chính là hóa đơn xác thực được gắn thêm một chuỗi ký tự duy nhất do hệ thống xác thực hóa đơn (ICC) của Tổng cục Thuế tạo ra. Như vậy, hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử giống hóa đơn thông thường, nhưng có thêm thông tin xác thực để đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin.
Hệ thống xác thực hóa đơn bao gồm 4 thành phần cơ bản:
- Phần mềm xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC) nhận thông tin hóa đơn từ phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cấp mã xác thực.
- Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) giúp doanh nghiệp lập và gửi dữ liệu hóa đơn cần xác thực tới ICC, và nhận lại dữ liệu hóa đơn đã được xác thực từ ICC.
- Phần mềm khai thác hóa đơn của cơ quan Thuế (ICE) hỗ trợ tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tra cứu, xác minh hóa đơn qua Internet.
- Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) giúp doanh nghiệp xuất hoá đơn theo đúng định dạng chuẩn của cơ quan Thuế, và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử một cách thuận tiện và an toàn.
4. Quy trình lập hóa đơn xác thực
Để lập hóa đơn xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc cả 3 phần mềm sau (nếu đã đăng ký với cơ quan Thuế):
- ICA: Phần mềm lập hóa đơn do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí. Doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.
- LHD: Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp. Phần mềm này phải có chức năng lập hóa đơn và xuất ra tệp tin định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc thiết bị xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.
- VAN: Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế. Phần mềm này cũng có chức năng lập hóa đơn. Doanh nghiệp có thể truy cập qua Internet để sử dụng phần mềm này.
Sau khi lập hóa đơn từ phần mềm, doanh nghiệp sẽ ký điện tử và gửi hóa đơn đến phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế. Tại đây, dữ liệu hóa đơn sẽ được trao đổi với phần mềm xác thực hóa đơn (ICC) để xác thực và nhận lại hóa đơn đã được xác thực từ ICC. Hệ thống ICC sẽ tạo số và mã xác thực dựa trên thông tin hóa đơn của doanh nghiệp, và sau đó gửi dữ liệu hóa đơn đã xác thực cho hệ thống VAN và lưu trữ dữ liệu. Đối với các doanh nghiệp cần xác thực nhiều hóa đơn trong thời gian ngắn, có thể sử dụng thiết bị đặc thù để lập và xác thực hóa đơn với tốc độ cao. Thiết bị này sẽ đồng bộ dữ liệu đã xác thực với trung tâm dữ liệu của Tổng cục Thuế.
5. Lợi ích của hóa đơn xác thực
Hóa đơn xác thực được coi là một hóa đơn điện tử pháp lý, có giá trị tương đương với hóa đơn giấy. Hóa đơn xác thực giúp doanh nghiệp tránh tình trạng làm giả hóa đơn, vì để lập hóa đơn xác thực, cần có chữ ký điện tử của tổ chức uy tín. Hóa đơn xác thực cung cấp số hóa đơn duy nhất và mã xác thực để doanh nghiệp (khách hàng) có thể tra cứu và kiểm tra thông tin. Sử dụng hóa đơn xác thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp phân phối phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày. Từ đó, giúp giảm tổng chi phí cho xã hội.
6. Những khó khăn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đã phải tuân theo các quy định, bao gồm việc tạo lập hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc áp dụng hóa đơn xác thực cũng dẫn đến trùng lặp trong các thủ tục hành chính. Doanh nghiệp phải thực hiện việc đăng ký một loại hóa đơn mới để sử dụng hóa đơn xác thực. Điều này gây ra sự cản trở trong công tác hành chính của doanh nghiệp và cơ quan Thuế. Một cách đơn giản để giảm bớt sự phức tạp của quy trình hành chính là quy định hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải là hóa đơn xác thực từ đầu. Khi đó, chỉ có hai loại hóa đơn: hóa đơn xác thực (hóa đơn điện tử) và hóa đơn giấy (do cơ quan Thuế in hoặc do doanh nghiệp tự in).