Sau khi lập hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, người bán và người mua thường cần thực hiện việc ký số. Tuy nhiên, liệu có những trường hợp nào mà hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của cả người bán và người mua? Trong quá trình hoạt động kinh doanh, cá nhân và doanh nghiệp cần chú ý để tránh mất an toàn thông tin.
1. Chữ ký số và sự quan trọng của chữ ký số trong giao dịch điện tử
Khái niệm về chữ ký số được biết đến kể từ khi giao dịch điện tử xuất hiện. Theo sự phát triển của công nghệ, chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến và được coi là một công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp và các tổ chức trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách chuyển đổi một thông điệp dữ liệu qua hệ thống mật mã không đối xứng. Điều này cho phép người nhận thông điệp và sử dụng khóa công khai của người ký để xác định tính chính xác của thông điệp ban đầu và tính toàn vẹn của nội dung thông điệp sau khi được chuyển đổi qua hệ thống mật mã.
(Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP). Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ quan trọng để hạch toán kế toán và là căn cứ pháp lý giải quyết các tranh chấp trong nhiều trường hợp. Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử có thể không cần có chữ ký số của người bán và người mua. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số và chứng thư số, bạn có thể tham khảo thông tin cơ bản tại đây.
2. Hóa đơn điện tử không cần chữ ký số khi nào?
Theo quy định tại Khoản 7, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn điện tử, có quy định rõ: “7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:
a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).
b) Đối với hóa đơn điện tử: Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức, thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân, thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.”
Theo quy định trên, hóa đơn điện tử có mã số thuế do cơ quan thuế cấp sẽ phải có chữ ký số của người bán, có thể có hoặc không có chữ ký của người mua. Hóa đơn điện tử không cần chữ ký số hợp lệ khi thuộc các trường hợp được nêu tại Khoản 14, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dưới đây là một số trường hợp mà hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của người bán hoặc người mua như được kiểm soát trong bảng dưới đây.
| STT | Trường hợp không cần chữ ký số trên HĐĐT | Điều kiện |
|---|---|---|
| 1 | Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua | Người mua, người bán không có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật liên quan đến hàng hóa, dịch vụ |
| 2 | Đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua | |
| 3 | Đối với HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại | Người mua là cá nhân không kinh doanh |
| 4 | Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu | Khách hàng là cá nhân không kinh doanh |
| 5 | Đối với HĐĐT là tem, vé, thẻ | Trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã |
| 6 | Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế được xác định là hóa đơn điện tử | Người mua là cá nhân không kinh doanh |
| 7 | Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán | Thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng |
| 8 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | |
| 9 | Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua | Được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế |
| 10 | Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý | Hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp |
| 11 | Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh | Các hoạt động theo quy định của Chính Phủ |
Đây là các trường hợp mà hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số của người bán hoặc người mua, tuy vậy vẫn được coi là hợp lệ. Các doanh nghiệp và tổ chức cần lưu ý khi quản lý hóa đơn chứng từ điện tử để đảm bảo lợi ích của mình trong trường hợp có tranh chấp hoặc rủi ro. Nếu bạn quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, hãy liên hệ với Chi Nhánh Viettel để được tư vấn chi tiết.
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: http://chinhanhviettel.com
- Fanpage: Chi Nhánh Viettel