Chào mừng các bạn đến với trang web của Chi Nhánh Viettel! Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hóa đơn điện tử và những tiêu chí quan trọng để xác định tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn này theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hãy cùng nhau khám phá ngay thôi!
Hóa đơn điện tử hợp lệ
Chính như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải đáp ứng một số tiêu chí quan trọng sau đây:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Thông tin người bán trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
Ngoài ra, nội dung hàng hoá dịch vụ cũng cần được cung cấp chi tiết và rõ ràng, bao gồm STT, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Các thông tin khác như tiền hàng bằng chữ, người mua hàng và người bán hàng cũng cần được xác định. Cuối cùng, hóa đơn cần được ký và đóng dấu bởi người bán hàng.
So với hóa đơn giấy, tiêu chí của hóa đơn điện tử có một số khác biệt. Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, để được coi là hợp lệ và hợp pháp, hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng thêm các yêu cầu sau:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử không có liên.
- Ký hiệu số Serial.
- Chữ ký điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Một số lưu ý khác về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ bao gồm:
- Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu và đúng chính tả. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có kích thước nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Tổ chức, doanh nghiệp không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua hoặc dấu của người bán trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử như hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông và hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Chi Nhánh Viettel luôn nỗ lực để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Quý khách hàng có thể tìm hiểu thêm các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cho các lĩnh vực ngành nghề khác nhau tại đây.
Hóa đơn điện tử hợp pháp
Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo toàn vẹn thông tin và tuân thủ các quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 của Nghị định.
Một hóa đơn được coi là hợp pháp nếu:
- Được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có); tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng; tổng số tiền thanh toán; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); thời điểm lập hóa đơn điện tử; mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Bộ Tài Chính sẽ hướng dẫn cụ thể về nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định trên.
Hóa đơn điện tử không hợp pháp
Bên cạnh việc hiểu rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp, chúng ta cũng cần tìm hiểu về hóa đơn điện tử không hợp pháp. Hóa đơn điện tử không hợp pháp là những hóa đơn không đáp ứng các quy định hóa đơn hợp pháp đã được nêu ở trên hoặc thuộc các trường hợp quy định tại khoản 9 và khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp bao gồm việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp còn bao gồm việc lập khống hóa đơn điện tử, dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa hoặc dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa hoặc dịch vụ khác, lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh, dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.
Cách tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử qua mạng dễ dàng, nhanh chóng
Các doanh nghiệp có thể tự kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử bằng cách truy cập trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế theo đường link đây. Tại đây, bạn có thể tra cứu thông tin và so sánh để xem hóa đơn điện tử có được coi là hợp pháp hay không.
Chi Nhánh Viettel cũng hân hạnh giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, một sản phẩm dùng để quản lý, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử. Với phần mềm này, người mua hàng có thể nhận hóa đơn qua email hoặc tra cứu và tải về trực tuyến qua Internet.
MISA meInvoice cung cấp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Điểm nổi bật của phần mềm này so với các phần mềm khác là tích hợp công nghệ Blockchain, đảm bảo tính an toàn, minh bạch và tin cậy của hóa đơn điện tử.
MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về thời gian, chi phí và độ an toàn. Phần mềm này hỗ trợ tạo lập, xuất hóa đơn, kết nối với cơ quan thuế và có thể tích hợp các giải pháp quản lý có sẵn của doanh nghiệp.
Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế (T-VAN), Chi Nhánh Viettel đã trở thành đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay. Hãy yên tâm lựa chọn MISA meInvoice – sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất và được đông đảo doanh nghiệp tin dùng.
Với những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử, Chi Nhánh Viettel sẽ luôn cập nhật và chia sẻ với bạn. Hãy tiếp tục theo dõi trang web Chi Nhánh Viettel để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào trong lĩnh vực này.