Hóa đơn điện tử giả và hóa đơn điện tử bất hợp pháp đã trở thành vấn đề nhức nhối trong thời gian gần đây. Việc lợi dụng tính mới mẻ của hóa đơn điện tử đã dẫn đến sự xuất hiện của nhiều hóa đơn giả và hóa đơn không hợp pháp. Việc sử dụng hóa đơn giả có thể gây nên nhiều hậu quả không chỉ đối với khách hàng mà còn đối với doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để phân biệt được hóa đơn điện tử giả?
Hướng dẫn cách phân biệt và kiểm tra hóa đơn điện tử giả.
1. Hóa đơn điện tử bị làm giả như thế nào?
Theo cơ quan thuế, có một số hình thức giả mạo các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thường được sử dụng. Một số hình thức đó bao gồm: gửi email thông báo hết hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, gửi thư xác nhận hoạt động email của đơn vị, thông báo nâng cấp chữ ký số phiên bản cũ, gửi email cho khách hàng hợp đồng gia hạn. Mọi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử giả đều có thể gây ra nhiều hậu quả cho cả doanh nghiệp và khách hàng:
-
Đối với doanh nghiệp:
- Theo quy định, việc sử dụng hóa đơn điện tử giả sẽ bị phạt từ 20 – 50 triệu đồng.
- Hóa đơn giả sẽ bị hủy và không được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT.
- Việc xác minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa với cơ quan thuế sẽ gặp nhiều khó khăn.
-
Đối với khách hàng:
- Mất niềm tin vào doanh nghiệp.
- Không thể sử dụng hóa đơn để tra cứu, xác minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
2. Hướng dẫn 2 cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh nhất
Để phân biệt hóa đơn điện tử có phải giả hay không, bạn có thể áp dụng tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, hoặc website tra cứu thông tin hóa đơn.
2.1. Tra cứu tại website của Tổng cục Thuế
Để tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2201/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (Chi Nhánh Viettel).
Bước 2: Nhập các thông tin tra cứu bao gồm mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán, mã capcha sau đó ấn nút “Tìm kiếm”.
Bước 3: Đọc kết quả tra cứu:
- Nếu hóa đơn hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn”.
- Nếu hệ thống hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”: Hóa đơn không tồn tại hoặc bạn cần kiểm tra lại thông tin tra cứu để tránh trường hợp nhập sai thông tin.
2.2. Tra cứu hóa đơn điện tử tại website tra cứu thông tin hóa đơn
3. Sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín để ngăn chặn hóa đơn giả
Một trong những cách đơn giản nhất để doanh nghiệp tránh sử dụng phải hóa đơn giả là sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế thẩm định. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tuân thủ các quy định và hướng dẫn của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã được sử dụng và tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp hàng đầu như Aeon Mall, Samsung, Cocacola, Lotte, Golden Gate, Lazada,… E-invoice mang lại nhiều lợi ích như dễ dàng tích hợp với các phần mềm có sẵn, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, kinh nghiệm triển khai cho các đơn vị lớn, tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả đầu tư, tối ưu thời gian triển khai phần mềm, hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp 24/7.
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống chỉ với 3 bước đơn giản:
- Bước 1: Nhập Mã nhận hóa đơn của hóa đơn cần tra cứu vào ô tương ứng.
- Bước 2: Nhập Mã kiểm tra và nhấn vào nút Tra cứu hóa đơn để tra cứu hóa đơn với thông tin đã nhập.
- Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn, bạn có thể tùy chọn các tác vụ như thực hiện ký hóa đơn bên mua, in hóa đơn, tải hóa đơn về lưu trữ định dạng .pdf hoặc .xml, tải hóa đơn bản chuyển đổi.
Trên đây là hướng dẫn một số cách đơn giản để phân biệt hóa đơn điện tử giả. Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đang hoạt động kinh doanh có thể áp dụng tra cứu trên các hệ thống website chính thống của Tổng cục Thuế để kiểm tra hóa đơn hoặc lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đã được Tổng cục Thuế thẩm định để đảm bảo hạn chế tối đa sử dụng phải hóa đơn điện tử giả.