Nhiều người dùng thường có thắc mắc về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra, liệu nên in ra bản giấy để lưu trữ hay không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.
1. Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?
Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ kế toán được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn điện tử đầu ra được tạo ra để ghi nhận thông tin về bán hàng hóa, dịch vụ, ký số và ký điện tử theo quy định của pháp luật thông qua phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền và có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử đầu ra có thể chia thành hai loại: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Trường hợp này cũng bao gồm các hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Ngược lại, hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là do cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Tương tự, trường hợp này cũng bao gồm các hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra
Khi muốn tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra, chúng ta có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định sau:
- Các hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền chọn hình thức lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo ba yêu cầu tối thiểu sau:
- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Thông tin hóa đơn không được thay đổi hoặc bị sai lệch trong quá trình lưu trữ.
- Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Có thể in ra hoặc tra cứu hóa đơn điện tử khi có yêu cầu.
Cuối cùng, khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hóa đơn có thể được tiêu hủy. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của thông tin.
3. Hóa đơn điện tử đầu ra có cần in ra bản giấy để lưu trữ không?
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ hay không? Đây là thắc mắc của nhiều người dùng hóa đơn điện tử.
Thực tế, không có văn bản pháp luật nào quy định việc in ra bản giấy để lưu trữ hóa đơn điện tử. Chỉ có quy định cho phép các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bản giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa một lần và để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Theo Khoản 6, Điều 18, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Quốc Hội quy định rằng các chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Khoản 1 và 2 của Điều 17 trong Luật này. Cụ thể:
- Các chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đáp ứng đầy đủ quy định nội dung của pháp luật, được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa nhưng không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ hay thẻ thanh toán.
- Các chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Chứng từ kế toán phải được quản lý và kiểm tra để ngăn chặn các hình thức lợi dụng, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử cũng phải được lưu trữ dưới dạng nguyên bản và có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng chỉ rõ rằng hóa đơn điện tử được in ra hoặc tra cứu khi có yêu cầu. Vì vậy, không có quy định nào cụ thể bắt buộc hóa đơn điện tử phải in ra bản giấy để lưu trữ.
Như vậy, trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra theo quy định hiện nay. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại Chi Nhánh Viettel để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel: 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: Chi Nhánh Viettel