Hóa đơn điện tử có thể xuất kèm bảng kê không? Đây là một câu hỏi mà rất nhiều kế toán trong doanh nghiệp quan tâm. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp đã quen thuộc với việc sử dụng hóa đơn giấy. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thông tin đầy đủ về quy định về việc xuất kèm bảng kê trong hóa đơn điện tử.
Quy định về hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê
#1. Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể được xuất kèm bảng kê trong những trường hợp sau:
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ phải ghi nhận nhiều hơn số dòng của hóa đơn;
- Người bán lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ bán theo hóa đơn.
#2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê là những doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT theo nghị định 123 và thông tư 78. Theo điều 10, nghị định 123 quy định: “Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.” Do đó, bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử chỉ áp dụng với những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh.
#3. Quy định về hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê theo nghị định 123
Quy định về bảng kê kèm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
-
Bảng kê đi kèm HĐĐT cần được lưu trữ song song với hóa đơn cho mục đích kiểm tra, đối soát của cơ quan có thẩm quyền;
-
Hóa đơn được đính kèm bảng kê cần có ghi chú như sau: “Kèm theo bảng kê số…/ngày…/tháng…/năm…”;
-
Ngoài ra, bảng kê xuất kèm hóa đơn điện tử cần:
- Bảng kê phải có ô thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT khi người bán nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, đối chiếu sao cho số tiền thanh toán đúng với số tiền trên hóa đơn VAT.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ bán ra, bảng kê cần ghi đúng thứ tự bán hàng theo ngày.
- Bảng kê không cần ghi đơn giá nếu hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê theo hóa đơn.
Xem thêm: Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử tại Chi Nhánh Viettel
Trường hợp hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, một số trường hợp doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. Cụ thể:
- Được chi cục Thuế quản lý đồng ý: Nếu doanh nghiệp thường xuyên xuất hóa đơn với số lượng hàng hóa quá lớn. Khi đó, doanh nghiệp có thể giải trình cho cơ quan thuế để xem xét. Nếu chi cục Thuế đồng ý, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn kèm bảng kê.
- Dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh: Khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch mua hàng, cung cấp dịch vụ và phải xuất hóa đơn điện tử đều đặn định kỳ theo ngày/tuần/tháng và số lượng danh mục dịch vụ/hàng hóa nhiều. Căn cứ theo Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn điện tử được xuất kèm bảng kê
Nội dung thể hiện trên bảng kê
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng kê phù hợp với các hàng hóa, dịch vụ của mình. Tuy nhiên, bảng kê kèm hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Tên người bán, địa chỉ người bán và mã số thuế của người bán.
- Tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn giá và thành tiền hàng hóa. Bổ sung mục Tiền thuế GTGT trong trường hợp người bán nộp thuế theo hình thức khấu trừ.
- Bảng kê đính kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày…/tháng…/năm…) và có đủ chữ ký người bán và người mua.
- Nếu bảng kê có nhiều trang, phải đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai.
- Buộc phải có chữ ký người bán, người mua ở trang cuối cùng của bảng kê và đóng dấu như trên hóa đơn.
Trường hợp “không được” phép lập bảng kê kèm theo HĐĐT
Theo Khoản 1, Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu doanh nghiệp xuất bán danh mục dịch vụ, hàng hóa quá dài thì có thể tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử nhiều trang. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử nhiều trang khi danh mục hàng hóa, dịch vụ dài hơn 1 trang. Khi tiến hành lập hoá đơn nhiều trang, doanh nghiệp phải đảm bảo các tiêu chí xác định. Nếu không chắc chắn về việc được phép lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê hay không, doanh nghiệp cũng nên lập hóa đơn điện tử nhiều trang để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.
Xử phạt khi hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê không hợp lệ
Khi xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê không hợp lệ, tức không thuộc một trong những trường hợp được phép lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê, cả hai bên (bên bán và bên mua) sẽ bị ảnh hưởng. Cụ thể:
- Đối với bên bán/bên lập hóa đơn: Phạt tiền từ 200.000 – 1.000.000 VNĐ do không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
- Đối với bên mua/bên nhận hóa đơn: Có thể sẽ bị cơ quan thuế loại đi phần chi phí đó do hóa đơn lập không hợp lệ khi thanh tra, kiểm tra.
Tóm tắt nội dung
Trên đây là đầy đủ thông tin giải đáp cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không”. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết những vướng mắc về hóa đơn điện tử.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: Chi Nhánh Viettel