Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VIS
Xuất hóa đơn VAT là một hoạt động quan trọng mà các đại lý cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu kế toán và pháp lý. Vietjet Invoicing System (VIS) là phần mềm giúp đại lý xuất hóa đơn VAT cho các đặt chỗ đã thanh toán trên hệ thống đặt chỗ. Thông qua VIS, việc xuất hóa đơn VAT trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Hãy cùng tìm hiểu về VIS và cách sử dụng nó trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về Vietjet Invoicing System (VIS)
VIS là phần mềm tiện ích giúp các đại lý xuất hóa đơn VAT cho các đặt chỗ đã thanh toán trên hệ thống đặt chỗ. Với giao diện dễ sử dụng và tính năng linh hoạt, VIS đáp ứng tốt nhu cầu xuất hóa đơn của các đại lý. Các tính năng chính của VIS bao gồm:
- Xuất hóa đơn cho một đặt chỗ theo số PNR khi có yêu cầu.
- Xuất hóa đơn cho một đặt chỗ có phát sinh thêm phí.
- Cho phép in hóa đơn trên khổ giấy A4.
- Cho phép yêu cầu hủy hóa đơn khi cần thiết và được xét duyệt.
- Cung cấp các báo cáo liên quan đến hóa đơn.
2. Đăng nhập vào hệ thống VIS
Bước 1: Đăng nhập
Để truy cập vào hệ thống xuất hóa đơn VIS, bạn cần sử dụng trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ: https://vis.vietjetair.com. Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp bởi VietJetAir. Chú ý rằng sau 5 lần đăng nhập thất bại, hệ thống sẽ tự động khóa tài khoản. Nếu tài khoản của bạn bị khóa, hãy liên hệ với người quản trị để được hỗ trợ.
Bước 2: Kiểm tra thông tin công ty/đại lý
Trong lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị thông tin về công ty/đại lý của bạn. Hãy kiểm tra thông tin sau:
- Tên công ty/đại lý
- Địa chỉ công ty/đại lý
- Số tài khoản (ứng với số tài khoản bên hệ thống đặt chỗ Intelisys)
Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, hãy liên hệ với người quản trị để điều chỉnh lại.
Bước 3: Đổi mật khẩu
Trong lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ yêu cầu bạn thay đổi mật khẩu. Lưu ý rằng mật khẩu mới phải có ít nhất 6 ký tự và bao gồm cả chữ, số và ký tự đặc biệt như !@#$,…
Bước 4: Đăng nhập thành công
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được chuyển đến màn hình chính của hệ thống.
3. Xuất hóa đơn với VIS
VIS cung cấp nhiều chức năng hỗ trợ việc xuất hóa đơn VAT cho các đặt chỗ đã thanh toán trên hệ thống đặt chỗ. Dưới đây là mô tả chi tiết các chức năng quan trọng của VIS:
- Sau khi thực hiện thanh toán trên hệ thống đặt chỗ, truy cập vào hệ thống xuất hóa đơn VIS để xuất hóa đơn.
- VIS chỉ xuất hóa đơn cho các đặt chỗ đã có phát sinh thanh toán trên hệ thống đặt chỗ.
- Khi một đặt chỗ đã có hóa đơn, nếu phát sinh thêm các phí dịch vụ (mua thêm dịch vụ hành lý, thay đổi hành trình,…), VIS sẽ xuất hóa đơn cho các phí dịch vụ đó.
- Một khi hóa đơn đã được xuất, nó sẽ không thể chỉnh sửa được.
- VIS chỉ cho phép xuất hóa đơn VAT thông qua mã đại lý chính thức đã ký hợp đồng với VJC. Các đại lý con sẽ không có quyền xuất hóa đơn bằng mã đại lý con của mình.
- Đối với các đặt chỗ thực hiện trên web, chỉ có các kênh hội sở/phòng vé/kênh thu hộ mới được xuất hóa đơn. Đại lý/công ty chỉ được xuất hóa đơn cho các đặt chỗ thực hiện tại đại lý/công ty của mình.
Các bước thực hiện xuất hóa đơn với VIS:
Bước 1: Vào menu “Xuất hóa đơn”
1.1. Truy cập vào menu “Xuất hóa đơn”
1.2. Giao diện chức năng “Xuất hóa đơn” sẽ hiển thị
Bước 2: Tìm thông tin đặt chỗ
2.1. Nhập số đặt chỗ
2.2. Nhấn vào “Tìm thông tin đặt chỗ”
Bước 3: Nhập thông tin trên hóa đơn
3.1. Khi thông tin đặt chỗ được tìm thấy, các thông tin trên hóa đơn sẽ hiển thị.
3.2. Nhập đầy đủ các thông tin của khách hàng như: Tên khách hàng, Mã số thuế, Địa chỉ (nếu có thay đổi).
Kết luận
Việc xuất hóa đơn VAT là một hoạt động không thể thiếu đối với các đại lý. Với Vietjet Invoicing System (VIS), việc xuất hóa đơn trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hãy truy cập Chi Nhánh Viettel để biết thêm thông tin chi tiết về VIS và sử dụng công cụ này để quản lý hóa đơn một cách hiệu quả.