Từ tháng 7/2022, tất cả doanh nghiệp/tổ chức, hay hộ cá nhân kinh doanh đều chuyển sang sử dụng loại hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây hướng dẫn quy trình dành cho người bán, cơ quan thuế thực hiện để hóa đơn điện tử không có giá trị sử dụng. Cùng NewCA tìm hiểu các bước trong quy trình hủy hóa đơn điện tử mới và chính xác nhất ngay trong bài viết này.
Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định được đặt ra tại khoản 10 điều 3 thuộc nghị định 123, hủy hóa đơn hay chứng từ là việc làm cho những hóa đơn, chứng từ đó không còn giá trị về mặt sử dụng.
Người khi nộp thuế cần phải lưu ý rõ ràng khái niệm này để không nhầm lẫn với tiêu hủy hóa đơn. Tiêu hủy hóa đơn hay chứng từ có nghĩa là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không còn tồn tại, không xuất hiện trên hệ thống thông tin cũng như không thể truy cập, tham chiếu những thông tin có trong hóa đơn, chứng từ đã bị tiêu hủy.
Như vậy, hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai biện pháp hoàn toàn khác nhau và cách thực hiện cũng khác nhau.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Khi nào người nộp thuế cần thực hiện quy trình hủy hóa đơn điện tử?
Theo nghị định 123, người nộp thuế sẽ có 02 trường hợp cần phải thực hiện việc hủy hóa đơn:
- Sau khi đã thành công đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 thì kể từ thời điểm mà cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay các tổ chức khác, hộ cá nhân kinh doanh buộc phải dừng sử dụng hóa đơn quy định cũ đồng thời tiến hành hủy tất cả hóa đơn theo quy định.
- Các trường hợp mà người nộp thuế đã xuất hóa đơn gửi đến cơ quan thuế sau đó phát hiện hóa đơn điện tử đó có những sai sót nhất định, người nộp thuế lúc này có thể hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy trình hủy hóa đơn điện tử. Với các hóa đơn điện tử có sẵn mã từ Cơ quan thuế và chưa gửi cho người mua thì ngay khi phát hiện sai sói, người bán tiến hành hủy hóa đơn đã được xuất ra trên phần mềm và thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Sau đó, người nộp thuế hủy thành công thì lập hóa đơn điện tử mới, thực hiện ký số và gửi tới cơ quan thuế. Cơ quan Thuế sẽ tiến hành cấp một mã hóa đơn mới thay thế để người bán gửi cho bên mua của mình. Đối với các hóa đơn đã gửi lên thì cơ quan Thuế sẽ tự hủy sau khi nhận được thông báo từ người nộp thuế.
Thời hạn nộp thông báo trong quy trình hủy hóa đơn điện tử
Bên bán tự phát hiện ra sai sót và tiến hành gửi thông báo
Với trường hợp này, quy trình hủy hóa đơn điện tử có thời hạn:
- Thời hạn nộp mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT sẽ là ngày cuối cùng trong kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử phát hiện sai sót.
- Giả sử vào ngày 1 tháng 7, công ty B đã phát hành một hóa đơn và được cấp mã bởi cơ quan thuế. Đến ngày 10 tháng 8 thì công ty B mới phát hiện ra hóa đơn có sai sót và tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Như vậy, công ty B phải gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày 30 tháng 9 (nếu kê khai theo quý) hoặc vào 31 tháng 8 (nếu kê khai theo tháng).
Gửi thông báo theo yêu cầu từ cơ quan thuế
Với trường hợp này, nếu doanh nghiệp đã nhận được thông báo về việc rà soát hóa đơn Mẫu số 01/TB-RSĐT từ cơ quan thuế do cơ quan thuế đã phát hiện ra các sai sót trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải tiến hành kiếm trang lại và gửi thông báo sai sót hóa đơn với mẫu số 04/SS-HĐĐT cùng thời hạn được nêu trong thông báo.
Chi tiết các bước trong quy trình hủy hóa đơn điện tử
Trong các trường hợp cần hủy hóa đơn, người bán hãy thực hiện các bước quy trình hủy hóa đơn điện tử sau đây trên phần mềm hóa đơn điện tử:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử sẽ có thanh menu dọc nằm bên góc phải màn hình. Chọn vào mục: Xử lý hóa đơn rồi tiếp tục chọn: Lập báo cáo hủy
Ngay lúc này, màn hình giao diện của phần Hủy hóa đơn sẽ hiện lên và cung cấp các tính năng:
- Nếu có nhiều hóa đơn thì khách hàng nên tìm kiếm theo người lập hóa đơn hoặc chọn theo mốc thời gian
- Tiến hành Tìm kiếm theo tên Người lập biểu hoặc chọn mốc thời gian trong một khoảng cụ thể.
Bước 2: Một màn hình các Danh sách hủy hóa đơn sẽ xuất hiện thì người dùng chọn Tạo mới rồi chuyển sang màn hình Hủy hóa đơn, tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết và chính xác vào các trường: Phương pháp hủy, Người lập biểu và Người đại diện theo pháp luật.
Tại mục Thời gian hủy sẽ cho phép thay đổi hay chỉnh sửa theo đúng định dạng giờ, phút; người dùng nhấn chọn Tạo mới thì màn hình mới chuyển sang Danh sách hủy hóa đơn điện tử. Lúc này chỉ cần chọn dải hóa đơn cần hủy.
Bước 3: Nhấn chọn Lưu dữ liệu, Lưu vào tạo mới để hệ thống lưu lại dải hóa đơn người dùng vừa chọn. Lúc này tại mục Danh sách hóa đơn hủy mới cung cấp tính năng Sửa, Xóa để thực hiện.
Bước 4: Sau khi đã đầy đủ các thông tin như mong muốn, người dùng chọn Lưu rồi quay về trang Danh sách hủy hóa đơn.
Tuy nhiên, dải hóa đơn đã thao tác hủy thành công sẽ không được chọn nữa khi tạo mới hóa đơn nhưng vẫn có khả năng Tìm kiếm trên hệ thống. Sau khi nhận được một Thông báo kết quả hủy hóa đơn là người dùng đã hoàn thành quy trình hủy hóa đơn điện tử.
Trên đây là tất tần tật những thông tin liên quan đến hủy hóa đơn điện tử và hướng dẫn thực hiện quy trình hủy hóa đơn chi tiết, cụ thể theo Thông tư mới nhất. Nếu có nhu cầu sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và các sản phẩm tiện lợi, nhanh chóng và chính xác thì hãy liên hệ với NewCA để được hỗ trợ.
CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA
- Tổng đài CSKH: 1900 2066
- Hotline: 0936 208 068
- Website: https://newca.vn/