Trong quá trình mua bán hàng hóa hàng ngày, việc nhập sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là một tình huống không mong muốn mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phải làm gì để xử lý? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý theo quy định mới nhất của Bộ Tài Chính.
Xuất hóa đơn điện tử sai tên người mua hàng có ảnh hưởng gì không?
Đầu tiên, việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là điều không mong muốn không chỉ đối với khách hàng mà còn đối với doanh nghiệp. Trong trường hợp khách hàng dễ tính và doanh nghiệp chỉ sai tên người mua, nhưng mã số thuế và các thông tin khác đều chính xác thì doanh nghiệp không cần phải lập lại hóa đơn.
Tuy nhiên, một số khách hàng khó tính có thể yêu cầu doanh nghiệp lập lại hóa đơn. Đặc biệt, khi khách hàng là doanh nghiệp, đây là quy trình quan trọng ảnh hưởng đến việc hạch toán và định khoản trong quá trình mua bán, do đó doanh nghiệp luôn yêu cầu sự chính xác tuyệt đối.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lập báo cáo tài chính hàng năm để nộp lên cơ quan thuế. Tất cả thông tin trên báo cáo tài chính phải được cập nhật liên tục và chính xác. Do đó, nếu có tình trạng sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về lỗi này. Tóm lại, việc sai tên thông tin khách hàng không chỉ tốn thời gian mà còn ảnh hưởng nhiều ít đến uy tín của doanh nghiệp.
Hướng dẫn xử lý sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử
Như đã đề cập ở trên, việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là một vấn đề thường gặp. Nếu doanh nghiệp đang gặp phải tình huống này, đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách khắc phục lỗi hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chi tiết nhất.
Trường hợp 1: Thông tin mã số thuế đã có trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót, trong trường hợp sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử nhưng không sai mã số thuế và các thông tin khác chính xác, doanh nghiệp cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải lập lại hóa đơn.
Doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) phụ lục IA ban hành kèm theo. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo cho người mua về sai sót này. Hai bên nên lập biên bản điều chỉnh sai sót và giữ một bản để giải trình sau này.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không có mã số thuế
Mã số thuế đóng vai trò quan trọng trong hóa đơn điện tử và lập báo cáo tài chính sau này. Trong trường hợp doanh nghiệp nhập sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử và trên hóa đơn không có mã số thuế, có thể tham khảo những cách sau:
#1. Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế
Ở trường hợp này, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên của người mua hàng và tiến hành lập hóa đơn thay thế như sau:
- Đầu tiên, doanh nghiệp lập Biên bản hủy bỏ và lập lại hóa đơn. Ghi rõ nội dung sai sót và điều chỉnh lại cho đúng. Bắt buộc có chữ ký và dấu của bên mua và bên bán.
- Trên phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp click vào nút hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Kế tiếp, chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, Ngày tháng năm…” để hợp lệ.
- Cuối cùng, doanh nghiệp gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý:
Nếu bên mua là cá nhân và không có chữ ký số, hai bên nên lập biên bản ghi nhận sai sót có chữ ký trực tiếp và dấu lưu lại, thuận tiện cho bộ phận kế toán kiểm tra sau này.
#2. Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế
Ở trường hợp này, người bán đã xuất hóa đơn và gửi lên cơ quan thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ các thủ tục phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần khắc phục lỗi theo chỉ dẫn sau:
Đầu tiên, doanh nghiệp và người mua cần lập biên bản ghi nhận việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử và văn bản đó phải có đầy đủ chữ ký của hai bên. Kế tiếp, doanh nghiệp lập mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi đến cục thuế để thông báo sai sót.
Tóm lại, trong quá trình giao dịch thường ngày, việc sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Nguyên nhân có thể xuất phát từ một trong hai bên. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần có khả năng khắc phục sự cố này một cách nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Tóm tắt nội dung bài viết
Chúng tôi hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp. Để lại ý kiến của bạn dưới phần bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc góp ý nào.
Chi Nhánh Viettel