Hóa đơn điện tử đã trở thành một công cụ được các doanh nghiệp chào đón và sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy nhờ những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và thuận tiện, người dùng cần phải hiểu rõ những quy định liên quan. Trong số đó, Nghị định 51 về hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là một trong những quy định quan trọng. Bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về nội dung quan trọng trong Nghị định này.
1. Nguyên tắc tạo và phát hành hóa đơn theo Nghị định 51 hóa đơn điện tử
Tổ chức và cá nhân kinh doanh có đủ điều kiện có thể tự in hóa đơn hoặc tạo hóa đơn điện tử để sử dụng trong quá trình bán hàng và cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp không đủ điều kiện, tổ chức và cá nhân có mã số thuế phải in hóa đơn để phục vụ cho hoạt động bán hàng, cung ứng dịch vụ của mình. Các cơ quan thuế cấp tỉnh hay thành phố sẽ phát hành hóa đơn để cấp và bán cho các tổ chức và cá nhân không phải là doanh nghiệp. Điều này áp dụng cho các hộ gia đình, cá nhân có cơ sở kinh doanh tại địa phương hoặc không kinh doanh nhưng có phát sinh dịch vụ bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cần hóa đơn để giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có đủ điều kiện theo quy định pháp luật có thể cung cấp hóa đơn cho các tổ chức và cá nhân khác. Tổ chức hay cá nhân kinh doanh có thể cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn điện tử khác nhau. Từ ngày 01/11/2020, theo Nghị định 119, tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi lập hóa đơn, tổ chức và cá nhân không được sử dụng số trùng với các hóa đơn khác có cùng ký hiệu. Danh sách hóa đơn điện tử cần được thông báo qua mạng trước khi sử dụng. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức và cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính theo quy định về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Khoản 5, Điều 15 của Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử sẽ được lập sau khi người bán và người mua đã ký xác nhận giao nhận giao dịch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khi hóa đơn được lập, hai bên ký xác nhận giao dịch, hóa đơn có giá trị pháp lý. Người dùng sẽ sử dụng hóa đơn điện tử đó để hạch toán sổ sách và theo dõi giá trị hàng hóa, công nợ, tiền thuế giá trị gia tăng được khấu trừ hoặc phải đóng cho Nhà nước. Bên bán sẽ gửi hóa đơn cho bên mua qua email và đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng. Bên mua nhận hóa đơn ghi nhận đầu vào là chi phí, giá vốn. Hóa đơn điện tử cũng là cơ sở dữ liệu để cơ quan thuế quản lý thuế.
3. Nguyên tắc lưu trữ, bảo quản và hủy hóa đơn điện tử
3.1. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử chưa lập
Theo Khoản 1, Điều 25 của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn tự in chưa được lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin. Lưu trữ hóa đơn điện tử có thể được thực hiện bằng cách sao chép dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD… và cũng có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo an toàn, bảo mật và bảo quản dữ liệu của hóa đơn điện tử. Lưu trữ hóa đơn điện tử chưa lập trong hệ thống máy tính cũng giúp tránh tình trạng làm giả hóa đơn, xuất giả làm ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh công ty. Hóa đơn điện tử S-invoice không chỉ đảm bảo tính minh bạch và bảo mật mà còn dự phòng việc giả mạo hóa đơn nhờ chức năng định danh của dịch vụ chứng thư số (CA). Điều này cho phép người dùng ký hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Với hóa đơn điện tử, không cần lo lắng vì Viettel đã áp dụng hệ thống công nghệ nhiều lớp, giám sát hóa đơn điện tử S-invoice 24/7 để đảm bảo an toàn tuyệt đối trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn.
3.2. Hủy hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3, Điều 27 của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, tổ chức và cá nhân có hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành nhưng không sử dụng nữa phải hủy hóa đơn trước thời hạn 30 ngày kể từ ngày không còn sử dụng. Hủy hóa đơn điện tử là việc xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử hoặc lưu trữ trực tuyến, để không thể truy cập hóa đơn theo bất kỳ hình thức nào. Hủy hóa đơn sẽ khiến cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Các trường hợp hủy hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng không sử dụng nữa, cơ quan thuế sẽ thông báo về việc hết giá trị sử dụng của hóa đơn cho các tổ chức, hộ và cá nhân liên quan, bao gồm:
- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, cá nhân thông báo hủy với cơ quan thuế, thuộc các trường hợp được nêu tại Khoản 1, Điều 19 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
- Hóa đơn chưa lập của tổ chức, cá nhân mà đã tự ý ngưng hoạt động kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan thuế.
- Hóa đơn của cơ quan thuế mà tổ chức, cá nhân kinh doanh có hành vi cho hoặc bán.
- Hóa đơn chưa lập của tổ chức, cá nhân kinh doanh đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không có thông báo trước cho cơ quan thuế.
Các trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan thuế khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó chưa sử dụng.
- Tổ chức, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.
- Khi tổ chức, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng, đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy theo quy định.
4. Nguyên tắc xử phạt hành chính theo Nghị định 51 hóa đơn điện tử
Vi phạm Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể, phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi tự in hóa đơn hoặc tạo hóa đơn điện tử không đủ các nội dung quy định tại Khoản 3, Điều 4 của Nghị định này. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi tự in hóa đơn hoặc tạo hóa đơn điện tử không đủ các điều kiện quy định tại Nghị định này. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với hành vi tự in hóa đơn giả hoặc tạo hóa đơn điện tử giả, đồng thời bị đình chỉ quyền tự in hóa đơn và tạo hóa đơn điện tử trong thời hạn 36 tháng, tính từ khi hành vi bị phát hiện. Ngoài việc bị phạt tiền, tổ chức và cá nhân vi phạm Nghị định này còn phải hủy các hóa đơn đã in hay tạo không đúng quy định.
Hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel với hạ tầng quy mô lớn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một hóa đơn điện tử theo quy định của Nhà nước. S-invoice đảm bảo tính bảo mật, minh bạch và thuận lợi, đồng thời tiết kiệm được 75% thời gian khởi tạo hóa đơn và tới 80% chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Điều này giúp các doanh nghiệp sử dụng nguồn lực và thời gian một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí. Hóa đơn điện tử S-invoice là một lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cũng như muốn tìm hiểu thêm về các văn bản, công văn hóa đơn điện tử nói chung và Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn điện tử nói riêng. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ theo số hotline 18008111 (miễn phí) hoặc truy cập vào website Hóa đơn điện tử S-invoice và Facebook page của Viettel Business Solutions. Chúc quý doanh nghiệp thành công!